Trabajando con OneDrive para archivos adjuntos de correo electrónico
Una vez que se ha configurado la integración de OneDrive, permite una gestión eficiente de grandes archivos adjuntos de correo electrónico a través de enlaces incrustados y garantiza un intercambio de archivos seguro y optimizado.
Crear e incrustar un enlace de OneDrive
Para compartir archivos a través de OneDrive, se debe crear un enlace e incrustarlo en el correo electrónico.
Pasos para crear e incrustar un enlace de OneDrive
- Inicie en un registro de Business Central con la Document Dispatch FactBox disponible.
- Utilice en la FactBox el diálogo Enviar.
- Agregue los documentos o archivos adjuntos deseados al correo electrónico.
- Haga clic en los tres puntos en el diálogo de correo electrónico y ejecute la acción Crear enlace de OneDrive.
- Copie en el diálogo que se abre el enlace generado a través de la opción Copiar enlace.
- Haga clic nuevamente en los tres puntos en el diálogo de correo electrónico y pegue el enlace con la acción Agregar enlace de OneDrive en el correo electrónico.
- Una confirmación mostrará la integración exitosa del enlace.
Después de la confirmación final del proceso de envío, el enlace de OneDrive se insertará en el contenido del correo electrónico.
Info
Esta función solo está disponible en un entorno SaaS y para el envío del diálogo de correo electrónico.
Crear un enlace de OneDrive con permisos
Para facilitar el intercambio de documentos, se puede crear un enlace de OneDrive directamente desde el envío del diálogo. Existe la posibilidad de otorgar al enlace permisos de edición o solo de visualización. Además, se puede definir una fecha de caducidad y, si es necesario, establecer una contraseña.
Siga estos pasos para agregar permisos a un enlace de OneDrive:
- Inicie en un registro de Business Central con la Document Dispatch FactBox disponible.
- Ejecute el envío del diálogo a través de la Document Dispatch FactBox.
- Agregue los archivos adjuntos deseados en el área Document Dispatch – Adjuntos.
- Haga clic en los tres puntos en la ventana de envío del diálogo de correo electrónico y ejecute la acción Crear enlace de OneDrive.
- Agregue en el menú desplegable un usuario, un grupo o una dirección de correo electrónico con la que se compartirán los documentos.
- A través del ícono de lápiz, se puede establecer si los documentos pueden ser editados o solo visualizados.
- Opcionalmente, se puede agregar un mensaje en el campo de mensaje correspondiente.
- Haga clic en el engranaje junto a Copiar enlace.
- Elija para quién debe ser válido el enlace creado:
- Compartir con todos
- Compartir con personas de la misma organización
- Volver a compartir con personas que ya tienen acceso
- Compartir con personas seleccionadas previamente (usuario, correo electrónico o grupo)
- Al hacer clic en Copiar enlace, se puede copiar el enlace y luego insertarlo a través de la acción Agregar enlace de OneDrive en la ventana de envío del diálogo de correo electrónico.
Crear un enlace de OneDrive con fecha de caducidad y contraseña
- Siga los pasos descritos anteriormente.
- En el área Más configuraciones, se puede establecer si los documentos pueden ser editados o solo visualizados.
- Opcionalmente, se puede establecer una fecha de caducidad seleccionando Establecer fecha de caducidad.
- Si el enlace se comparte con todos, se puede asignar una contraseña adicional para proteger los documentos.
- Haga clic en Aplicar y luego en Copiar enlace.
- Al hacer clic en Copiar enlace, se puede copiar el enlace y luego insertarlo a través de la acción Agregar enlace de OneDrive en la ventana de envío del diálogo de correo electrónico.
Visualización de información de archivos en correos electrónicos
Además del enlace incrustado, se mostrarán debajo del contenido del correo electrónico detalles sobre los archivos compartidos. Esto incluye el nombre del archivo y el tamaño del archivo, lo que garantiza la transparencia para el destinatario.
Ejemplo de visualización en correo electrónico:
- Logo con enlace de OneDrive incrustado
- Archivo A.pdf: 2,4 MB
- Documento B.txt: 1,7 MB
Info
- Si el tamaño total de los archivos adjuntos del correo electrónico supera los 20 MB, los archivos adjuntos deben compartirse a través de enlaces de OneDrive en lugar de adjuntarse directamente al correo electrónico.
- Una vez que se ha creado el enlace de OneDrive, el enlace debe regenerarse si se agregan nuevos archivos al correo electrónico para incluir los archivos adjuntos actualizados.
Si sigue estos pasos, podrá gestionar eficazmente grandes archivos adjuntos de correo electrónico y compartirlos de forma segura a través de la integración de OneDrive.