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Configuración de Firmas

En Document Dispatch existe la posibilidad de crear firmas de correo electrónico personalizadas e integrarlas en el proceso de envío. Esto asegura que los correos electrónicos salientes tengan una apariencia uniforme y que la información específica de la organización se complete automáticamente. Además de textos estáticos, existe la posibilidad de utilizar marcadores de posición para insertar automáticamente información dinámica como datos del usuario o de la empresa.

Creación de una Firma

Siga estos pasos para crear una firma:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Busque utilizando la búsqueda global Firmas de correo electrónico y ábrala.
  3. Establezca un código significativo para su firma de correo electrónico y opcionalmente agregue una descripción.
  4. Haga clic en Editar para modificar la firma de correo electrónico.
  5. Navegue a la sección Filas.
  6. Complete el código de idioma. Puede agregar tantos códigos de idioma como desee. Dependiendo del idioma configurado en el cliente, se utilizará automáticamente la firma correspondiente.
  7. El campo Asunto no necesita ser completado, ya que no se mostrará en la firma.
  8. Complete su firma deseada en el editor de texto.

Info

Existe la posibilidad de utilizar marcadores de posición para las firmas de correo electrónico. Estos se pueden configurar en el perfil de envío en la configuración del tipo de salida.

Creación de una Firma a través del Editor HTML

Siga estos pasos para configurar una firma a través del Editor HTML:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Busque utilizando la búsqueda global Firmas de correo electrónico y ábrala.
  3. Establezca un código y una descripción para su firma de correo electrónico.
  4. Haga clic en Editar para modificar la firma de correo electrónico.
  5. Navegue a la sección Filas.
  6. Haga clic en General y realice la acción Editar HTML.
  7. Una vez finalizada la edición, se puede cerrar el editor. Los cambios se mostrarán en el editor de texto.

Importar / Exportar una Firma

Siga estos pasos para importar o exportar una firma:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Busque utilizando la búsqueda global Firmas de correo electrónico y ábrala.
  3. Establezca un código y una descripción.
  4. Haga clic en Editar para modificar la firma de correo electrónico.
  5. Navegue a la sección Filas.

  6. Haga clic en General y seleccione Importar o Exportar:

    Importar

    Después de seleccionar Importar, se abrirá una ventana donde se puede agregar un archivo .HTM mediante arrastrar y soltar o a través del explorador.

    Exportar

    Después de seleccionar Exportar, se descargará un archivo .HTM. Este se encontrará posteriormente en la carpeta de descargas de su sistema.

Eliminar una Firma

Siga estos pasos para eliminar una firma:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Busque utilizando la búsqueda global Firmas de correo electrónico y ábrala.
  3. Seleccione la firma que desea eliminar.
  4. Realice la acción Eliminar en la barra de menú.
  5. La firma será eliminada.

Asignar una Firma a un Perfil de Envío

En Document Dispatch se pueden crear múltiples firmas de correo electrónico y asignarlas de manera flexible a perfiles de envío individuales. Esto permite almacenar una firma adecuada para cada perfil y asegurar una apariencia uniforme.

Siga estos pasos para asignar una firma a un perfil de envío:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Navegue a los perfiles de envío, ya sea a través de la búsqueda global o mediante Configuración → Perfiles de envío.
  3. Seleccione un perfil de envío al que se le debe agregar una firma.
  4. Abra la Configuración del tipo de salida a través de Inicio.
  5. Navegue a la sección Plantillas de Document Dispatch.
  6. Active el interruptor en Firma de correo electrónico.
  7. La opción previamente deshabilitada Asignación de firma de correo electrónico ahora estará disponible.
  8. Haga clic en Asignación de firma de correo electrónico.
  9. Complete la columna Nombre de usuario.
  10. Seleccione en el campo Código de firma de correo electrónico la firma previamente creada.
  11. Seleccione al Empleado cujos datos (por ejemplo, valores de marcadores de posición) se utilizarán.
  12. Se puede especificar una cuenta de correo electrónico, pero no es obligatorio. Si se proporciona una cuenta, se utilizará para el envío. En el caso de firmas configuradas, esta cuenta tendrá prioridad sobre la cuenta almacenada en el perfil de envío.

Configurar Marcadores de Posición para Firmas

Los marcadores de posición permiten la inserción automática de información dinámica como el nombre, el cargo, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico del empleado asignado.

Siga estos pasos para configurar marcadores de posición para una firma:

  1. Inicie en el centro de roles del Document Dispatch Administrator.
  2. Navegue a los Perfiles de envío a través de la búsqueda global o mediante Configuración → Perfiles de envío.
  3. Seleccione el perfil de envío deseado.
  4. Abra la Configuración del tipo de salida.
  5. Navegue a la sección Plantillas de Document Dispatch.
  6. Active el interruptor Firma de correo electrónico, si aún no lo ha hecho.
  7. Abra la opción Marcadores de posición de firma de correo electrónico.
  8. Configure los marcadores de posición:
  9. Marcador de posición: Numeración del marcador de posición que se utilizará en la firma como %1, %2, %3, etc.
  10. Campo/Fuente: Selección del campo de datos cuyo valor se insertará automáticamente en la firma.

Véase también