Identificador de Documentos en Document Central
Visión general
El Identificador de Documentos en Document Central sirve para identificar de manera única los documentos y evitar duplicados. Se genera automáticamente al cargar un documento y se basa en un hash SHA-512 del documento codificado en Base64. Este mecanismo determina eficientemente si un documento ya existe en el sistema.
Generación del Identificador de Documentos
Al cargar un documento, su contenido se convierte en una cadena Base64 y luego se convierte en un hash utilizando el algoritmo SHA-512 para crear un identificador único. Este identificador se almacena en la tabla Document Entry y permite las siguientes funciones:
- Asegurar que cada documento sea identificable de manera única.
- Detectar y evitar documentos duplicados.
- Mejorar el rendimiento de búsqueda y recuperación al permitir la identificación de documentos según su contenido.
Uso del Identificador de Documentos
Prevención de Duplicados
Al cargar un nuevo documento, el sistema verifica si el Identificador de Documento generado ya existe en la tabla Document Entry. Si es así, el usuario recibe una lista de todos los registros en los que el documento ya está presente y puede decidir si desea cargarlo de todos modos.
Visualización en Document Overviews
El Identificador de Documentos puede mostrarse en Document Overviews. Una acción especial permite a los usuarios ver y verificar el valor hash de un documento.
Búsqueda de Documentos
En la Document Search, se pueden buscar documentos específicamente utilizando su Identificador de Documentos. Para ello, se debe abrir la vista avanzada, lo que permite un filtrado preciso basado en este identificador. Esto facilita encontrar rápidamente documentos según su contenido, incluso si los metadatos o nombres de archivo varían.
Beneficios
- Mayor Integridad de Datos: Garantiza que cada documento sea único.
- Optimización del Uso de Almacenamiento: Evitar duplicados innecesarios reduce el consumo de almacenamiento.
- Funcionalidad de Búsqueda Eficiente: Recuperación de documentos más rápida mediante el valor hash.
- Mayor Cumplimiento Normativo: Proporciona un método consistente para verificar la autenticidad y singularidad de los documentos.
Con la implementación del Identificador de Documentos, Document Central ofrece una solución sólida para la identificación y gestión de documentos, mejorando tanto la eficiencia como la calidad de los datos.
Restricciones
El identificador único no funcionará correctamente con correos electrónicos y sus archivos adjuntos. Cuando los correos se suben directamente desde, por ejemplo, Outlook, los metadatos difieren para cada correo, incluso si el contenido es el mismo. Además, los metadatos de los archivos adjuntos variarán cada vez que Document Central los extraiga. Esta diferencia en los metadatos generará un valor hash diferente para el documento.