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Trabajo con Resolución de Problemas

Document Central es una potente extensión para Business Central, diseñada para optimizar la gestión documental y mejorar la productividad. Sin embargo, como cualquier software, los usuarios pueden enfrentar problemas que requieren solución. Esta guía ofrece una visión general completa de las técnicas de resolución de problemas específicas de Document Central, abarcando diversos escenarios y proporcionando soluciones prácticas.

Realizar la Recreación de Metadatos

Si alguna vez ocurre que los metadatos de los documentos almacenados no se guardan en Business Central o SharePoint, pueden corregirse o recrearse utilizando la función Corregir Metadatos. Esta función solo recrea metadatos para documentos que no tienen un valor en un campo de metadatos.

Para realizar una recreación de metadatos, siga estos pasos:

  1. Navegue al Centro de Roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas y ejecute la acción Configuración del Módulo.
  3. Ejecute la acción Corregir Metadatos en la barra de herramientas.
  4. Confirme la ejecución con Sí.
  5. Especifique la fecha de inicio para definir el comienzo del rango de fechas para el cual se recrearán los metadatos de las entradas de documentos en el campo Fecha de Inicio.
  6. Especifique la fecha de fin para definir el final del rango de fechas en el campo Fecha de Fin.
  7. Especifique el tipo de recreación en el campo Tipo de Corrección de Metadatos.
  8. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de recreación.

Note

Los siguientes tipos de recreación de metadatos están disponibles:
- Solo Entrada de Documento: Solo se corregirán los documentos en Business Central.
- Incluir Valores de Metadatos de SharePoint: Se corregirán tanto los documentos en Business Central como en SharePoint.

Tenga en cuenta que el proceso de recreación puede llevar algún tiempo, dependiendo de la cantidad de entradas que deban procesarse.

Realizar la Recreación de URLs de SharePoint para Entradas de Documento

En algunos casos, la URL en el campo SP_ServerRelativeUrl (301) de la tabla SIM_DMS Document Entries (5492900) contiene una doble barra inclinada. Esto hace que el enlace directo al documento no sea utilizable. Sin embargo, esto puede corregirse.

Para realizar la recreación de URLs de entradas de documento, siga estos pasos:

  1. Navegue al Centro de Roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas y ejecute la acción Configuración del Módulo.
  3. Ejecute la acción Corregir URLs de Documentos en la barra de herramientas.
  4. Confirme con Sí para iniciar el proceso de recreación.

Note

Tenga en cuenta que el proceso de recreación puede llevar algún tiempo, dependiendo de la cantidad de entradas que deban procesarse.

Acciones Manuales para la Gestión de BLOB

Document Central es una extensión robusta para Business Central, que permite una gestión documental fluida integrada con repositorios de almacenamiento externos como Azure Blob Storage (ABS) y SharePoint. Ocasionalmente, puede ser necesario realizar intervenciones manuales para gestionar los campos BLOB en la base de datos, especialmente para eliminar datos innecesarios después de que los documentos se almacenen en repositorios externos.

Eliminar Campos BLOB de Entradas de Documento

Esta acción elimina los campos Documento (BLOB) de todas las entradas de documento almacenadas en la base de datos, asegurando que los documentos correspondientes permanezcan accesibles en el repositorio externo.

Pasos para realizar la acción:

  1. Navegue al Centro de Roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas y ejecute la acción Configuración del Módulo.
  3. Ejecute la acción Eliminar Campos BLOB de Entradas de Documento en la barra de herramientas.
  4. Confirme la ejecución cuando se le solicite.

Note

Asegúrese de que el repositorio esté correctamente configurado antes de ejecutar esta acción. El proceso modifica todas las entradas relevantes y puede llevar algún tiempo dependiendo del volumen de datos.

Eliminar Campos BLOB de Entradas en la Cola de Archivo

El proceso de la Cola de Archivo almacena datos de documentos en repositorios externos. Esta acción elimina los campos Documento (BLOB) de las entradas en la Cola de Archivo una vez que el proceso de archivado se haya completado.

Pasos para realizar la acción:

  1. Navegue al Centro de Roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas y ejecute la acción Configuración del Módulo.
  3. Ejecute la acción Eliminar Campos BLOB de la Cola de Archivo en la barra de herramientas.
  4. Confirme la ejecución cuando se le solicite.

Note

Use esta acción para mantener la eficiencia de la base de datos eliminando datos BLOB redundantes mientras asegura que los documentos sean accesibles en el repositorio externo.

Eliminar Campos BLOB de Versiones de Entradas de Documento

Para las entradas de documento versionadas, esta acción elimina los campos Documento (BLOB) después de que el proceso de versionado almacene los datos del documento en el repositorio externo.

Pasos para realizar la acción:

  1. Navegue al Centro de Roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas y ejecute la acción Configuración del Módulo.
  3. Ejecute la acción Eliminar Campos BLOB de Versiones de Entradas de Documento en la barra de herramientas.
  4. Confirme la ejecución cuando se le solicite.

Note

Esta acción es esencial para mantener un rendimiento óptimo de la base de datos al eliminar datos BLOB innecesarios mientras se conserva el acceso a los documentos.

Info

  • Precondiciones: Asegúrese de que el repositorio esté configurado correctamente en la Configuración del Módulo de Document Central. Las acciones solo procesarán entradas donde se utilice un repositorio externo (SharePoint o ABS).
  • Seguridad de los Datos: Estas acciones solo afectan los campos BLOB de la base de datos. Los datos originales del documento permanecen intactos en el repositorio externo.
  • Consideración de Rendimiento: El tiempo requerido para estas acciones depende de la cantidad de entradas afectadas.

Al utilizar estas acciones de resolución de problemas, los administradores pueden gestionar eficientemente el almacenamiento de la base de datos, mantener un rendimiento óptimo y garantizar una integración fluida con los repositorios externos.