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Trabajando con Migraciones

En la mayoría de los casos, Document Central se configura con un nuevo repositorio. Si se utilizó una versión anterior de Document Central con SharePoint On-Premise, Document Central proporciona un camino de migración al nuevo repositorio, SharePoint Online. Además, si Document Central utiliza SharePoint Online como repositorio, puede migrar a Azure Blob Storage.

Note

Tenga en cuenta que, independientemente del tipo de migración, el proceso puede llevar tiempo dependiendo del volumen de datos y requiere una planificación cuidadosa.

Trabajando con la Migración de SharePoint

A veces es necesario un cambio entre sitios de SharePoint, como de On-Premise a Online. En este caso, los documentos deben ser transferidos del antiguo SharePoint al nuevo SharePoint. Esto se puede hacer con la ayuda de la Migración de SharePoint en Document Central.

Escenario: Se utilizó la antigua interfaz de Document Central con SharePoint On-Premise. La nueva interfaz de Document Central se utiliza con SharePoint Online.

Requisitos previos: Antes de comenzar la migración, asegúrese de que se cumplan los siguientes requisitos: - Asegúrese de que el repositorio de SharePoint de destino esté creado y completamente configurado en Document Central. - Asegúrese de que el registro de la aplicación esté correctamente configurado para el SharePoint de destino. Document Central utilizará un usuario de aplicación para la carga durante la migración. - Asegúrese de que la estructura de SharePoint On-Premise y Online sea la misma. Todos los valores de metadatos y tipos de contenido se crean en el SharePoint de destino de exactamente la misma manera que en el SharePoint de origen. - Asegúrese de que el repositorio de SharePoint de destino sea el repositorio activo en Document Central.

Pasos: La migración se realizará con los siguientes pasos: 1. Llenar la lista de migración 2. Configurar el SharePoint de origen 3. Especificar la estructura del SharePoint de origen 4. (Opcional*) Traducción de tipos de contenido y metadatos 5. Iniciar migración 6. Sincronizar bibliotecas de documentos

Info

  • Para que la migración sea exitosa, los tipos de contenido y metadatos del SharePoint de origen deben estar presentes en el SharePoint de destino. Si no lo están, puede mapear los tipos de contenido y metadatos de origen a los nuevos de destino.

Para llenar la lista de migración, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint.
  3. Ejecute la acción Llenar Lista de Migración en la barra de cinta.
  4. La lista de migración se llenará a partir de las bibliotecas de documentos configuradas en Document Central.

Para configurar el SharePoint de origen, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint.
  3. Ejecute la acción Ingresar SharePoint de Origen en la barra de cinta.
  4. Especifique la URL de SharePoint en el campo URL de SharePoint.
  5. Especifique el campo de SharePoint para la fecha de creación en el campo Campo de SharePoint - Creado (Opcional).
  6. Especifique el modo de autenticación en el campo Modo de Autenticación.
  7. Especifique el tipo de autenticación en el campo Tipo de Autenticación.
  8. Ingrese las credenciales en los campos Nombre de Usuario y Contraseña.
  9. Haga clic en Aceptar para confirmar los datos del SharePoint de origen.

Para especificar la estructura del SharePoint de origen, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint.
  3. Especifique las bibliotecas de documentos de origen en el campo Nombre de Biblioteca de Origen.
  4. Especifique el subsitio en el campo Subsitio de Origen.
  5. Especifique el campo principal en el campo Campo de SharePoint - No. de Documento de Origen.
  6. Active la casilla Eliminar Origen si desea eliminar los documentos del SharePoint de origen después de la migración.

Para traducir los tipos de contenido, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint.
  3. Ejecute la acción Matriz de Migración de Tipos de Contenido.
  4. Ejecute la acción Importar Tipos de Contenido de Origen para importar todos los tipos de contenido del SharePoint de origen.
  5. Mapee los tipos de contenido del SharePoint de origen a los del SharePoint de destino especificando el tipo de contenido de destino en el campo Nombre de Tipo de Contenido de Destino.
  6. Los tipos de contenido ahora están mapeados.

Caution

Los tipos de contenido presentes tanto en el SharePoint de origen como en el de destino se mapearán automáticamente. Solo necesita mapear los tipos de contenido que no están presentes en el SharePoint de destino. Los documentos con tipos de contenido que no están presentes en el SharePoint de destino no pueden ser migrados.

Para traducir los metadatos, siga estos pasos: 1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador. 2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint. 3. Ejecute la acción Matriz de Migración de Metadatos. 4. Ejecute la acción Importar Metadatos de Origen para importar todos los metadatos del SharePoint de origen. 5. Mapee los metadatos del SharePoint de origen a los del SharePoint de destino especificando el campo Nombre de Metadato de Destino. 6. Los metadatos ahora están mapeados.

Caution

Los metadatos presentes tanto en el SharePoint de origen como en el de destino se mapearán automáticamente. Solo necesita mapear los metadatos que no están presentes en el SharePoint de destino. Los documentos con valores de metadatos que no están presentes en el SharePoint de destino no pueden ser migrados.

Para iniciar la migración, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Migración en la barra de cinta y ejecute la acción Migración de SharePoint.
  3. Ejecute la acción Iniciar Migración en la barra de cinta.

Info

Después de completar todos los pasos, la migración comenzará. Se ejecutará en segundo plano. Tenga en cuenta que la duración del proceso de migración depende del número y tamaño de los documentos en SharePoint. Puede detener la migración haciendo clic en la acción Detener Migración. Esto detendrá la sesión en segundo plano de la migración en curso. Si desea iniciar la migración nuevamente, puede hacerlo desde el principio o desde el punto donde se detuvo. Si desea iniciar la migración desde el principio, debe restablecer la entrada de migración. Puede restablecer una entrada de migración haciendo clic en la acción Restablecer Entrada de Migración. Esto solo eliminará el estado de la entrada de migración y el estado en el que se ha detenido. Si inicia la migración nuevamente, comenzará desde el principio. Si desea iniciar la migración para todos los documentos desde el principio, debe presionar la acción Limpiar Entradas de Migración. De lo contrario, la migración no cargará documentos que se hayan cargado con éxito antes. Las entradas de error aún se cargarán nuevamente incluso si no se presiona.

Para sincronizar las bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Sincronización de Entradas de Documentos.
  3. Ejecute la acción Llenar Sincronización en la barra de cinta.
  4. Seleccione las bibliotecas de documentos a sincronizar y haga clic en la acción Iniciar Sincronización en la barra de cinta.
  5. La sincronización se ejecutará para las bibliotecas de documentos seleccionadas.

Important

  • Para garantizar una sincronización exitosa, se deben configurar mapeos predeterminados en las bibliotecas de documentos. Estos mapeos están incluidos en la configuración estándar. Si se ha realizado una configuración manual, debe tenerse en cuenta.
  • La instancia del servidor puede procesar hasta 10 sesiones en segundo plano por inquilino simultáneamente. Cualquier solicitud que exceda este límite se encola hasta que haya un espacio disponible.
  • Solo los documentos con el campo Clave Primaria (Incluir en Consulta) llenado en el repositorio se sincronizarán con Document Central.

Trabajando con la Migración a Azure Blob Storage

Si es necesario cambiar el repositorio de SharePoint Online a Azure Blob Storage, Document Central proporciona un proceso de migración predeterminado.

Escenario: El repositorio de SharePoint Online debe cambiarse a un repositorio de Azure Blob Storage.

Requisitos previos: Antes de comenzar la migración, asegúrese de que se cumplan los siguientes requisitos: - Asegúrese de que los repositorios de destino y origen estén creados y completamente configurados en Document Central. - Asegúrese de que el repositorio de SharePoint de origen sea el repositorio activo en Document Central. - Asegúrese de que el registro de la aplicación esté correctamente configurado para el SharePoint de origen. - Asegúrese de que todos los tipos de contenido, metadatos y bibliotecas de documentos estén sincronizados entre Document Central y SharePoint. Puede sincronizar todos los datos en la configuración del módulo con la acción Actualizar Repositorio. - Asegúrese de que todos los documentos estén disponibles en el repositorio de SharePoint. Si no, ejecute la sincronización de entradas de documentos para sincronizar las entradas antes de la migración.

Pasos: Para migrar de SharePoint a Azure Blob Storage, proceda de la siguiente manera:

  1. Comience en el centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y realice la acción Repositorio.
  3. Seleccione el repositorio de Azure Blob Storage y realice la acción Establecer como Repositorio Activo. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación preguntando si el usuario desea migrar los documentos.
  4. Confirme con Sí para abrir el asistente de migración.
  5. Haga clic en Comenzar para iniciar el asistente de migración.
  6. Ingrese el contexto de usuario que se utilizará para el proceso de migración en el campo Usuario. El usuario debe estar autenticado y estas credenciales de usuario se utilizarán para recuperar los documentos de SharePoint.
  7. Especifique si se deben eliminar los datos de origen. También puede especificar aquí si la fecha de migración debe transferirse desde los metadatos de SharePoint (Usar Fecha y Hora de Migración).
  8. Si la opción Usar Fecha y Hora de Migración está habilitada, seleccione el campo de metadatos que se debe utilizar para la fecha y hora de migración.
  9. Asegúrese de que Migrado desde y Migrado a sean correctos.
  10. Haga clic en Finalizar para iniciar la migración.

Caution

Eliminar entradas anteriores elimina todos los documentos en las entradas de documentos y en SharePoint. La migración se procesa en segundo plano. Tenga en cuenta que la duración del proceso de migración depende de cuántos documentos hay en SharePoint y cuán grandes son los documentos.

Usar Fecha y Hora de Migración:

Cuando esta opción está habilitada, Document Central lee la fecha de migración de los metadatos de SharePoint durante la migración y la transfiere a los metadatos de los documentos migrados en Azure Blob Storage.

  • El campo de metadatos seleccionado determina en qué campo se almacena la fecha de migración.
  • Si no se selecciona ningún campo o no hay una fecha disponible en SharePoint, se utiliza automáticamente la fecha de carga de Azure Blob Storage.

Ventajas:

  • se puede transferir la fecha de migración de los metadatos de SharePoint.
  • Aplicación consistente de políticas de retención y gestión del ciclo de vida en Azure Blob Storage.
  • Filtrado, ordenamiento y búsqueda precisos por fecha de migración después de la migración.
  • Reducción del esfuerzo para ajustes posteriores a los datos del documento.
  • Integración en el proceso de migración existente.