Búsqueda de Documentos
Document Central ofrece una página integral de búsqueda de documentos, diseñada para ayudar a los usuarios a localizar fácilmente documentos almacenados en la base de datos, Azure Blob Storage o SharePoint, que han sido procesados a través de Document Central. Esta intuitiva página de búsqueda de documentos contiene muchas configuraciones personalizables, lo que permite a los usuarios adaptar sus búsquedas de manera precisa. Estas opciones avanzadas de filtrado son fundamentales para agilizar la búsqueda de datos específicos, asegurando una experiencia de usuario fluida y eficiente.
Para abrir la página de búsqueda de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Usuario.
- Haga clic en Documentos en la barra de herramientas y ejecute la acción Búsqueda de Documentos.
- Se abrirá la página de búsqueda de documentos.
Trabajar con Filtros
Iniciar una búsqueda en la página de búsqueda de documentos es sencillo. Primero, decida qué tipo de información necesita. La sección de filtros ofrece varias opciones: puede buscar por número de registro, fecha, nombre de archivo, tipo de contenido o ID de grupo. Para iniciar una búsqueda, ingrese un valor en el filtro o campo de búsqueda deseado y luego presione Enter en su teclado.
Beneficios
- Resultados Específicos: Los filtros permiten a los usuarios reducir los resultados de búsqueda basándose en criterios específicos, como número de registro, fecha, nombre de archivo, tipo de contenido o ID de grupo. Esto asegura que los usuarios puedan localizar rápidamente el documento exacto que necesitan sin revisar resultados irrelevantes.
- Eficiencia: El uso de filtros acelera significativamente el proceso de búsqueda, ya que los usuarios pueden enfocarse rápidamente en un subconjunto de documentos que coinciden con sus criterios.
- Facilidad de Uso: Los filtros ofrecen una forma sencilla y fácil de usar para iniciar búsquedas, haciéndolos accesibles incluso para usuarios que pueden no estar familiarizados con el contenido específico de los documentos.
Trabajar con la Búsqueda por Metadatos
La búsqueda por metadatos permite a los usuarios localizar documentos basándose en atributos específicos de metadatos asociados con los documentos. Este tipo de búsqueda es particularmente útil cuando se desconoce el contenido exacto del documento, pero se dispone de otros detalles identificativos.
Para realizar una búsqueda por metadatos, ingrese un término de búsqueda en el campo de búsqueda de metadatos. El término de búsqueda puede ser una sola palabra o una frase y puede combinarse con otros filtros de búsqueda. Presione Enter en su teclado para iniciar la búsqueda.
La búsqueda por metadatos puede combinarse con otros filtros, como la búsqueda de texto completo o un tipo de contenido específico, para reducir los resultados. Por ejemplo, puede buscar documentos creados por "Jane Smith" que fueron creados en el último mes y contienen la palabra clave "presupuesto".
Beneficios
- Precisión en la Recuperación de Documentos: Al buscar basándose en atributos de metadatos como título, autor, fecha de creación, etiquetas y tipo de documento, los usuarios pueden encontrar documentos con un alto grado de precisión, especialmente cuando el contenido no se conoce específicamente.
- Mejora de la Organización: La búsqueda por metadatos fomenta el uso de metadatos consistentes y detallados, mejorando la organización y gestión general de los documentos dentro del sistema.
- Poder Combinatorio: La capacidad de combinar la búsqueda por metadatos con otros filtros, como la búsqueda de texto completo o tipos de contenido específicos, permite búsquedas altamente refinadas, permitiendo a los usuarios profundizar en subconjuntos muy específicos de documentos.
Trabajar con la Búsqueda de Texto Completo
La función de búsqueda de texto completo está disponible para los repositorios de SharePoint y Azure Blob Storage. Esta poderosa característica permite buscar dentro del contenido de los documentos, más allá de los nombres de archivo o metadatos. Escanea el contenido real, proporcionando una experiencia de búsqueda completa y precisa.
SharePoint
La búsqueda de texto completo está directamente disponible para el repositorio de SharePoint Online.
Azure Blob Storage
La búsqueda de texto completo está disponible para el repositorio de Azure Blob Storage con Azure Cognitive Search habilitado.
Para utilizar la búsqueda de texto completo, ingrese un término de búsqueda en el campo de búsqueda de texto completo. El término de búsqueda puede ser una sola palabra o una frase y puede combinarse con otros filtros de búsqueda. Presione Enter en su teclado para iniciar la búsqueda.
La búsqueda de texto completo admite operadores lógicos como AND, OR y NOT, lo que permite consultas de búsqueda precisas y complejas. Esta función también admite varios formatos de datos, incluidos DOCX, XLSX, PPTX y PDF.
| Operador | Descripción y Ejemplos |
|---|---|
| AND | Encuentra documentos que contienen todas las palabras especificadas. Ejemplo: manzanas AND naranjas encuentra documentos con ambos términos, aunque no estén adyacentes. |
| OR | Encuentra documentos que contienen cualquiera de las palabras especificadas. Ejemplo: manzanas OR naranjas encuentra documentos con cualquiera de los términos. |
| NOT | Excluye documentos que contienen ciertas palabras. Ejemplo: factura AND NOT enero encuentra documentos con "factura" pero excluye los que mencionan "enero." |
Warning
- Los operadores lógicos deben escribirse en letras mayúsculas para ser reconocidos correctamente.
- No todos los formatos de datos son compatibles, como JPG, PNG y PDF/A-3.
Mejor uso
- Búsqueda en metadatos indexados: La búsqueda se puede configurar para ejecutarse únicamente sobre metadatos indexados. Esto mejora drásticamente el rendimiento.
Si se incluyen campos Date o DateTime, se deben utilizar valores válidos para estos tipos. - Especificación de metadatos: Es posible definir que la búsqueda se realice solo sobre un campo de metadatos específico, lo que mejora aún más el rendimiento.
Beneficios
- Búsqueda Integral de Contenido: A diferencia de las búsquedas basadas en metadatos o filtros, la búsqueda de texto completo se adentra en el contenido real de los documentos, lo que permite encontrar frases o palabras clave específicas dentro del cuerpo de los documentos. Esto es invaluable para recuperar documentos basados en contenido detallado.
- Personalización Avanzada de Consultas: Con soporte para operadores lógicos (AND, OR, NOT), los usuarios pueden construir consultas de búsqueda complejas para afinar sus resultados de búsqueda. Esta precisión es particularmente útil al buscar documentos que cumplen múltiples criterios.
- Amplio Soporte de Formatos: La búsqueda de texto completo admite varios formatos de datos, como DOCX, XLSX, PPTX y PDF, lo que garantiza que los usuarios puedan buscar en una amplia gama de tipos de documentos.
Buscar Documentos Relacionados
La búsqueda también se puede utilizar para buscar documentos relacionados. Si se utiliza la búsqueda y se completa el campo Número de Documento, aparecerá una consulta si no se encuentra ningún documento. Si hace clic en sí, se abrirá una nueva página para los documentos relacionados. En esta página, se muestra la fuente del documento relacionado. Si hace clic en el recuento de entradas, se mostrarán los documentos relacionados de esta fuente.
Beneficios
- Comprensión Contextual: Esta función permite a los usuarios ver documentos que están conectados a través de un proceso común o relacionados con un documento específico. Ayuda a los usuarios a comprender el contexto y la historia más amplia de un documento o serie de documentos en particular.
- Continuidad del Proceso: Al acceder a documentos relacionados, los usuarios pueden mantener la continuidad y asegurarse de tener toda la información relevante, lo cual es crucial para proyectos que abarcan múltiples documentos o etapas.
- Recuperación Eficiente de Datos: Este método de búsqueda facilita la localización de documentos que pueden no ser directamente buscables por contenido o metadatos, pero que están vinculados a través de datos relacionales, mejorando la eficiencia general de la recuperación de documentos.