Trabajar con la Entrada de Documento
La lista de entradas de documento muestra todas las referencias de documentos que se han creado dentro de Document Central. Cada documento agregado a Document Central recibe una entrada en esta lista. Estas entradas incluyen metadatos detallados como el conjunto de datos de origen, marcas de tiempo y la ubicación de almacenamiento dentro del repositorio.
Esta lista está destinada principalmente a usuarios avanzados que requieren acceso directo a las referencias de documentos subyacentes y metadatos. Se recomienda que los usuarios generales utilicen la búsqueda de documentos, ya que ofrece funciones de filtrado y navegación más fáciles de usar.
Cada entrada en la lista ofrece múltiples acciones que apoyan las tareas de gestión de documentos. Las siguientes secciones explican estas acciones y sus beneficios en detalle.
Mostrar registro fuente
Cuando se activa esta acción, el sistema abre la página correspondiente al registro al que está vinculado el documento. Por ejemplo, si el documento está asociado al cliente 10000, se abrirá la ficha del cliente correspondiente.
Beneficios
- Navega rápidamente al registro empresarial asociado al documento.
- Revisa o verifica el contexto y los detalles relacionados con el documento.
- Realiza cambios directamente en el registro original si es necesario.
Mostrar documentos relacionados
Esta acción abre la lista de Documentos Relacionados, que muestra los documentos vinculados al mismo registro fuente. Estas conexiones se crean mediante la función de relación de documentos. Desde esta lista, los usuarios pueden acceder a los registros relacionados y sus bibliotecas de documentos.
Beneficios
- Ofrece una vista clara de todos los documentos conectados a un único registro fuente.
- Mejora la comprensión de los procesos empresariales con documentación relacionada.
- Permite un acceso más rápido a información complementaria.
Cesta de documentos & Añadir a la cesta de documentos
Esta acción agrega el documento seleccionado a la Cesta de Documentos personal del usuario. Se pueden recopilar varios documentos en la cesta y descargarlos como un único archivo ZIP.
Beneficios
- Reúne y gestiona varios documentos para acciones en bloque.
- Acelera los procesos de descarga agrupando archivos.
- Facilita la organización y las tareas de archivo.
Mostrar registro del documento
Esta acción abre la vista del Registro del Documento, que proporciona un historial de interacciones con el documento seleccionado, incluidas marcas de tiempo, acciones realizadas y usuarios responsables. El registro también permite acceder directamente al registro fuente.
Beneficios
- Revisión detallada para transparencia y responsabilidad.
- Rastrear quién accedió o modificó el documento y cuándo.
- Ayuda a cumplir con requisitos de auditoría y cumplimiento.
Compartir
Esta acción genera un enlace seguro de OneDrive al documento, que puede utilizarse para compartir el documento con destinatarios externos por correo electrónico.
Beneficios
- Comparte documentos fácilmente mediante enlaces en la nube.
- Evita limitaciones de tamaño de archivos adjuntos en correos.
- Permite gestionar permisos para una distribución segura.
Ver
Esta acción abre una página de visualización separada para el documento seleccionado, permitiendo a los usuarios hacer zoom, rotar y navegar por las páginas usando una barra lateral de miniaturas.
Beneficios
- Proporciona una vista previa más clara y grande del documento.
- Navegación más sencilla en documentos con múltiples páginas.
- Mejora la calidad de revisión y reduce errores.
Editar metadatos
Abre una lista de campos de metadatos asociados con la entrada del documento. Estos valores pueden editarse directamente para actualizar clasificaciones o detalles.
Beneficios
- Mantiene precisos y actualizados los metadatos del documento.
- Mejora la capacidad de búsqueda y categorización.
- Garantiza estándares de documentación coherentes.
Mover
Esta acción cambia la referencia del documento a otro registro fuente. Si es necesario, el documento también se moverá a la biblioteca de documentos correspondiente.
Beneficios
- Corrige documentos vinculados erróneamente.
- Mantiene el repositorio de documentos organizado.
- Asegura que los documentos estén visibles para los equipos adecuados.
Crear recordatorio
Permite a los usuarios configurar recordatorios por correo electrónico para tareas relacionadas con documentos. Se puede seleccionar una plantilla predefinida y programar el recordatorio una vez o de forma recurrente.
Beneficios
- Mantente al tanto de fechas clave relacionadas con documentos.
- Usa plantillas estandarizadas para mayor eficiencia.
- Reduce la carga mental mediante seguimientos automatizados.
Eliminar
Elimina tanto la entrada como el documento correspondiente del repositorio.
Beneficios
- Libera espacio de almacenamiento y mantiene limpio el repositorio.
- Ayuda a eliminar contenido obsoleto o irrelevante.
- Apoya políticas de seguridad y retención de datos.
Abrir/Descargar
Descarga el archivo del documento directamente al sistema del usuario.
Beneficios
- Acceso rápido a documentos sin conexión.
- Trabaja con tus herramientas preferidas fuera de Document Central.
- Permite compartir o archivar localmente.
Adjuntos de correo electrónico
Muestra adjuntos de formatos de correo electrónico compatibles (.eml y .msg). Los adjuntos dentro de archivos .msg (por ejemplo, archivos .msg incrustados) no se muestran.
Nota
- Úsalo para revisar documentos recibidos por correo electrónico.
- Ten en cuenta las limitaciones de formato al ver .msg anidados.
Sincronizar
Actualiza la entrada desde el estado actual del repositorio. Esto actualiza los metadatos o el estado del documento si se han realizado cambios externamente.
Beneficios
- Mantiene las entradas sincronizadas con el repositorio.
- Evita discrepancias por actualizaciones externas.
- Asegura metadatos y versiones actualizados para colaboración.