Trabajar con Document Central Factbox

El Document Central Factbox es un componente completo e intuitivo para racionalizar la gestión de documentos en su empresa. Proporciona una interfaz central que aumenta la eficacia del almacenamiento, la categorización y el acceso a los documentos. El Factbox integra varias funciones importantes:

DropZone: Esta herramienta de fácil uso permite cargar documentos de forma rápida y sencilla arrastrando y soltando. Los usuarios pueden clasificar instantáneamente los documentos, previsualizar el contenido y añadir los metadatos necesarios. DropZone también incluye una interfaz visual personalizable y un contador para controlar el número de documentos añadidos a cada área.

Listado de tipos de contenido: Esta función ofrece una descripción detallada de todos los tipos de contenido disponibles en el sistema. Muestra el número de documentos asociados a cada tipo, lo que facilita una navegación y localización rápidas. Los usuarios pueden acceder a vistas filtradas de los documentos simplemente haciendo clic en los tipos de contenido enumerados, lo que garantiza una organización y gestión eficaces.

Quickdrops: Las Quickdrops ofrecen una forma simplificada de almacenar documentos con tipos de contenido de uso frecuente. Mediante iconos predefinidos, los usuarios pueden evitar el proceso de definición de documentos y cargar archivos directamente, lo que resulta ideal para tareas repetitivas. Esta función ayuda a mantener la coherencia, ahorra tiempo y permite una gestión más fluida de los documentos.

Integración de la barra de acciones: Además de la Factbox en sí, todas sus funciones principales—como la carga de documentos, la gestión de relaciones o el archivado de documentos—también están accesibles a través de un grupo de acciones dedicado a Document Central en la barra de acciones de la página correspondiente de Business Central. Esto asegura que los usuarios puedan trabajar con las funciones de Document Central incluso si la Factbox está oculta debido a la personalización, la configuración de roles o el espacio limitado en la pantalla. Todas las funciones disponibles a través de la Factbox se reflejan aquí y están accesibles en cualquier momento.

Document Central Factbox se ha diseñado para mejorar el flujo de trabajo de la gestión de documentos proporcionando una plataforma unificada para todos los aspectos de la organización de documentos. Tanto si está cargando nuevos archivos, gestionando metadatos o buscando documentos específicos, Factbox le proporciona las herramientas que necesita para simplificar y optimizar sus procesos documentales.

Trabajar con DropZone

La DropZone es un componente clave del Factbox de Document Central y una de las principales características de Document Central. Permite a los usuarios añadir documentos a un área específica simplemente arrastrando y soltando archivos en dicha área. La apariencia de DropZone puede personalizarse según las necesidades del usuario a través de la configuración del módulo.

Cuando se arrastra y suelta un documento en la DropZone, se pueden desencadenar varias interacciones. La interacción por defecto es la definición del documento, en la que el usuario debe clasificarlo con el tipo de contenido adecuado y, si es necesario, añadir metadatos adicionales. La definición del documento también ofrece al usuario una vista previa del documento. Además, es posible activar una interacción predefinida que permite al usuario cambiar el nombre del documento.

Una característica útil de la DropZone es el contador que muestra el número de documentos que ya se han añadido y guardado en el área designada.

DropZone ofrece varias ventajas que mejoran la eficacia y la facilidad de uso de los sistemas de gestión de documentos. Estas son las ventajas más importantes:

Fácil de usar: La DropZone simplifica el proceso de añadir documentos permitiendo a los usuarios arrastrar y soltar archivos directamente en una zona específica. Esta interacción intuitiva reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para cargar documentos y los hace accesibles a usuarios con conocimientos técnicos limitados.
Personalización: El aspecto visual de DropZone puede adaptarse a las preferencias del usuario o a la marca de la empresa. Esta flexibilidad mejora la facilidad de uso y hace que la interfaz sea más atractiva.
Fácil clasificación de documentos: Al añadir un documento, DropZone puede iniciar el proceso de definición de documentos y pedir a los usuarios que clasifiquen el documento con el tipo de contenido adecuado. Esto garantiza que los documentos se organicen correctamente desde el principio, lo que mejora la gestión y recuperación de datos en general.
Función de vista previa: La vista previa de documentos permite a los usuarios visualizar el contenido de un documento antes de definir definitivamente su clasificación y metadatos. Esto ayuda a evitar errores, ya que los usuarios pueden confirmar que el documento coincide con el tipo de contenido previsto y añadir metadatos precisos.
Gestión de metadatos: DropZone puede facilitar la adición de metadatos a los documentos, garantizando que toda la información necesaria se captura durante el proceso de carga. Esto es esencial para mantener conjuntos de datos completos y con capacidad de búsqueda.
Interacciones predefinidas: La posibilidad de activar interacciones predefinidas, como cambiar el nombre del documento o añadirlo a un grupo, proporciona flexibilidad adicional en la gestión de documentos. Esta función puede optimizar los flujos de trabajo automatizando las tareas rutinarias y garantizando una denominación coherente de los documentos.
Recuento de documentos: El contador incorporado realiza un seguimiento del número de documentos añadidos a un área determinada y ofrece a los usuarios información inmediata sobre su progreso. Esta función es especialmente útil para controlar el volumen de documentos procesados o almacenados.
Mejora de la eficacia del flujo de trabajo: Al integrar la carga, clasificación, vista previa y gestión de metadatos de los documentos en una única interfaz, DropZone agiliza los flujos de trabajo y reduce la necesidad de realizar varios pasos o utilizar herramientas independientes.

En general, DropZone mejora la gestión de documentos al proporcionar una interfaz fácil de usar, eficiente y personalizable para cargar y organizar documentos.

Trabajar con el listado de tipos de contenido

El Listado de Tipos de Contenido es un componente del Factbox de Document Central y muestra los tipos de contenido existentes en un área específica. Por defecto, el Factbox muestra el número total de tipos de contenido que contiene. Con el Listado de Tipos de Contenido, también se muestra el número de documentos por tipo de contenido. La lista puede mostrar hasta diez tipos de contenido.

La función Listado de Tipos de Contenido ofrece una serie de ventajas para la gestión de documentos dentro del Factbox de Document Central. Las principales ventajas son

Visión general organizada: El Listado de Tipos de Contenido proporciona una visión general clara y organizada de los diferentes tipos de contenido disponibles en un área determinada. Esto ayuda a los usuarios a comprender rápidamente qué tipos de documentos se almacenan y cómo se clasifican.
Acceso rápido: Al mostrar el número de documentos asociados a cada tipo de contenido, el listado ofrece a los usuarios una visión rápida del volumen de documentos de cada categoría. Esto puede ser útil para priorizar tareas o evaluar la carga de trabajo asociada a los distintos tipos de contenidos.
Navegación filtrada: La lista permite a los usuarios navegar fácilmente a grupos específicos de documentos. Al hacer clic en el número que aparece junto a un tipo de contenido, los usuarios pueden acceder a una vista filtrada de todos los documentos asociados a ese tipo. Esto facilita la búsqueda y el trabajo con grupos específicos de documentos.
Eficacia de la gestión de documentos: La posibilidad de ver y acceder a los tipos de contenido directamente desde el Factbox aumenta la eficacia de la gestión de documentos. Los usuarios pueden revisar y organizar rápidamente los documentos sin tener que abrir la vista general de documentos.
Coherencia y cumplimiento: Al definir y enumerar claramente los tipos de contenido, las organizaciones pueden garantizar que los documentos se archivan de forma coherente. Esto contribuye al cumplimiento de las normas internas y la

En general, el listado de tipos de contenido mejora la usabilidad y organización de Document Central y facilita a los usuarios la revisión, gestión y análisis de los documentos en función de su tipo.

Trabajar con el Quickdrop

El Quickdrop es una función de Document Central Factbox que contiene tres pequeños iconos para añadir documentos rápidamente. Cada icono Quickdrop ya está asignado a un tipo de contenido específico y se pueden definir hasta tres iconos Quickdrop.

La ventaja de la función Quickdrop es la posibilidad de agilizar el proceso de archivado de documentos. Estas son las principales ventajas:

Eficiencia en el tiempo: Los iconos Quickdrop permiten a los usuarios añadir documentos de tipos de contenido de uso frecuente de forma instantánea sin pasar por varios pasos. Esto ahorra tiempo al evitar el proceso habitual de definición o clasificación de documentos.
Coherencia: Al utilizar tipos de contenido predefinidos, Quickdrops ayuda a mantener la coherencia a la hora de clasificar los documentos. Esto garantiza que documentos similares se almacenen siempre de la misma manera, reduciendo el riesgo de categorización incorrecta.
Facilidad de uso: Los iconos Quickdrop simplifican la experiencia del usuario reduciendo el número de acciones necesarias para guardar un documento. Esto es especialmente útil para los usuarios que trabajan frecuentemente con los mismos tipos de documentos, ya que pueden simplemente arrastrar y soltar los archivos sin necesidad de configuración adicional.
Reducción de errores: Al omitir la introducción manual de los detalles del documento, la función Quickdrop minimiza la posibilidad de que se produzcan errores humanos al seleccionar tipos de contenido o introducir metadatos.

Info

Limitaciones y comportamiento del sistema:

No es posible realizar una selección completa con “CTRL + A”. Solo se pueden seleccionar uno o varios archivos, por ejemplo, para utilizar la función denominada Multidrop. Esto aplica únicamente hasta la versión 25 de Business Central.
Si se utiliza la barra de búsqueda y no se encuentran entradas coincidentes, el Factbox puede seguir mostrando el contenido del registro previamente seleccionado. Este es un comportamiento estándar en Business Central.

En general, la función Quickdrop aumenta la productividad y la precisión al proporcionar un método rápido y fácil de usar para guardar documentos.