Trabajando con la barra de acciones de Document Central

Para proporcionar a los usuarios un acceso eficiente a todas las funciones relacionadas con documentos, Document Central introduce un grupo dedicado en la barra de acciones de la página llamado "Document Central". Este grupo contiene las mismas acciones que están disponibles en la caja de hechos de Document Central, lo que permite a los usuarios elegir el flujo de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades, ya sea que prefieran acceder a las funciones directamente desde la caja de hechos o a través de la barra de acciones principal.

Estas acciones cubren todo el ciclo de vida del documento, desde la configuración inicial y la carga hasta la gestión de relaciones, la sincronización con almacenamiento externo e incluso la migración de archivos adjuntos heredados. Al consolidar estas herramientas en la barra de acciones de la página, los usuarios se benefician de un acceso más rápido, mejor descubribilidad y una experiencia de gestión de documentos más fluida.

Asistente de configuración

Lanza un asistente interactivo que guía a los usuarios paso a paso a través del proceso de configuración de Document Central en la página actual. Esto es especialmente útil para los usuarios primerizos o administradores que están configurando Document Central para una nueva tabla o entidad. El asistente detecta automáticamente los campos necesarios y proporciona opciones predeterminadas para simplificar la configuración.

Ventajas

Reduce la complejidad de la configuración guiando al usuario a través de los pasos necesarios.
Ideal para la incorporación y la configuración inicial.
Minimiza los errores de configuración a través de una guía estructurada.

Archivo

Abre la vista del archivo de documentos, mostrando todos los documentos asociados con el registro de la página actual (por ejemplo, un pedido de ventas específico, un proveedor o un artículo). Los usuarios pueden explorar los documentos cargados, aplicar filtros y ver los metadatos para comprender qué documentos están almacenados y cómo se utilizan.

Ventajas

Proporciona visibilidad completa sobre todos los documentos relacionados.
Facilita la auditoría de la disponibilidad de documentos para un registro determinado.
Apoya el cumplimiento y la trazabilidad al exponer el historial completo de documentos.

Cola de archivo

Muestra la lista de trabajos de impresión pendientes y completados que se están procesando a través del archivo de Document Central. Esto es especialmente útil para supervisar procesos por lotes como la archivación masiva de documentos o los trabajos de impresión automatizados.

Ventajas

Ayuda a rastrear y solucionar problemas de los trabajos de impresión automatizados.
Útil para administradores que supervisan los flujos de trabajo de archivado basados en impresión.
Garantiza visibilidad sobre el estado de procesamiento de los archivos.

Configuración

Navega a la pantalla de configuración de Document Central, donde los usuarios pueden definir reglas de mapeo, configurar bibliotecas de documentos, especificar qué campos se utilizan como identificadores y ajustar otros comportamientos como los conmutadores de vista previa y la configuración de SharePoint.

Ventajas

Permite afinar el comportamiento de Document Central.
Admite diferentes casos de uso a través de mapeos flexibles.
Punto central de acceso para la configuración administrativa.

Gestión de relaciones

Abre la vista de gestión de relaciones para el registro actual, mostrando todas las entradas que están vinculadas a través de relaciones de documentos. Esto permite a los usuarios ver o editar cómo se conectan los documentos de diferentes fuentes, por ejemplo, vinculando una factura de compra con su orden de compra original.

Ventajas

Ayuda a mantener las cadenas de documentos y rastrear los orígenes.
Permite vincular y hacer referencia cruzada entre registros relacionados.
Mejora la transparencia de los procesos y la consistencia de la documentación.

Sincronizar documentos

Inicia la sincronización de los documentos del registro actual con sistemas de almacenamiento externos como SharePoint o Azure Blob Storage. Compara los metadatos locales y las versiones de los documentos con el sistema remoto para garantizar la consistencia.

Ventajas

Mantiene los datos alineados entre Business Central y el almacenamiento externo.
Previene la desincronización o la pérdida de documentos.
Asegura que los miembros del equipo siempre trabajen con la versión más reciente.

Migrar desde BC

Inicia el asistente de migración para transferir los archivos adjuntos existentes de Business Central (por ejemplo, archivos adjuntos estándar) a Document Central. El asistente permite seleccionar tablas específicas y elegir si conservar el archivo adjunto original o moverlo completamente.

Ventajas

Simplifica la transición de los archivos adjuntos estándar de BC a Document Central.
Automatiza la migración masiva a través de múltiples tablas.
Ayuda a estandarizar la gestión de documentos en todo el sistema.

Carga rápida

Permite la carga rápida de documentos mediante arrastrar y soltar. Los usuarios pueden arrastrar archivos directamente a la página sin necesidad de navegar por la biblioteca de documentos. Los documentos se vinculan automáticamente al registro actual.

Ventajas

Acelera la incorporación de documentos al eliminar pasos innecesarios.
Soporta la carga masiva de archivos con un esfuerzo mínimo.
Admite una selección múltiple.
Optimiza los flujos de trabajo diarios con una funcionalidad intuitiva de arrastrar y soltar.

Conclusión

La barra de acciones de Document Central está diseñada para centralizar y optimizar las operaciones relacionadas con documentos tanto para usuarios finales como para administradores. Al reunir todas las funciones principales en un lugar de fácil acceso, los usuarios pueden realizar tareas complejas de gestión de documentos de manera más eficiente, con menos clics y menos cambios de contexto.