Trabajando con el Datagrid
En Document Central es posible ver documentos provenientes de un proceso anterior. Document Central guarda esta información como documentos relacionados. Para ver los documentos relacionados en el datagrid, se puede usar una acción para abrir una página que muestre las entradas de documentos relacionadas. Para realizar la acción, debe seleccionarse una entrada de documento.
En esta página se muestra la fuente del documento relacionado. Si se hace clic en el conteo de entradas, se mostrarán los documentos relacionados de esta fuente.
Mostrar registro fuente
Cuando se realiza la acción Mostrar registro fuente en una entrada de la lista de entradas de documentos, se abre la página del registro asociado. Por ejemplo, si un documento está vinculado al Cliente 10000, se mostrará la página de la tarjeta de Cliente para el registro 10000.
Beneficios
- Acceso rápido al registro original asociado con un documento.
- Verificación de información y contexto del documento.
- Facilita la toma de decisiones o actualizaciones basadas en datos precisos.
- Mejora la navegación entre documentos y datos relacionados.
- Aumenta la eficiencia y precisión en la gestión de documentos y datos.
Mostrar documentos relacionados
Cuando se realiza la acción Mostrar documentos relacionados en una entrada de la lista de entradas de documentos, se abre la página de Lista de documentos relacionados, mostrando una lista de registros relacionados con el registro fuente. Esta lista se llena utilizando la función de relación de documentos. Los usuarios pueden acceder directamente a los registros de destino relacionados desde la Lista de documentos relacionados. Además, se mostrará la Biblioteca de Documentos de cada registro relacionado.
Beneficios
- Vista integral de todos los documentos conectados a un registro fuente.
- Facilita la navegación y acceso a información relevante.
- Permite ver el contexto y las relaciones entrüe registros.
- Mejora la gestión y referencia de documentos relacionados.
- Acceso rápido a la Biblioteca de Documentos de registros relacionados.
- Agiliza flujos de trabajo y mejora la productividad.
Cesta de documentos y agregar a la cesta de documentos
Cuando se realiza la acción Agregar a la cesta de documentos en una entrada de la lista de entradas de documentos, el documento asociado con la entrada seleccionada se agrega a una cesta de documentos específica del usuario. Los usuarios pueden recopilar varios documentos en esta cesta y luego descargarlos todos juntos como un archivo ZIP empaquetado.
Beneficios
- Permite recopilar y organizar varios documentos fácilmente.
- Facilita el procesamiento por lotes de documentos.
- Ahorra tiempo y esfuerzo al descargar múltiples documentos a la vez.
- Simplifica la gestión de archivos al empaquetar documentos en un solo archivo ZIP.
- Mejora la productividad y la conveniencia, especialmente al manejar grandes volúmenes de documentos.
Mostrar historial de documentos
Cuando se realiza la acción Mostrar historial de documentos en una entrada de la lista de entradas de documentos, se abre la página Vista del historial de documentos. Esta vista muestra un historial completo de todas las interacciones con el documento, incluyendo fechas, descripciones de las acciones y el usuario que realizó cada acción. Además, los usuarios pueden acceder directamente al registro fuente desde la Vista del historial de documentos.
Beneficios
- Proporciona una auditoría detallada de todas las interacciones con un documento.
- Mejora la transparencia y la rendición de cuentas.
- Permite realizar un seguimiento de los cambios, asegurando el cumplimiento de normativas.
- Facilita la investigación de discrepancias o problemas relacionados con el documento.
- Permite acceder directamente al registro fuente desde el historial, mejorando la eficiencia y claridad en la gestión.
Compartir
Cuando se realiza la acción Compartir en una entrada de la lista de entradas de documentos, se genera un enlace de OneDrive, lo que permite compartir el documento por correo electrónico con un contacto.
Beneficios
- Simplifica el proceso de compartir documentos de manera segura.
- Permite distribuir documentos fácilmente a través de un enlace de OneDrive.
- Evita los límites de tamaño de archivos adjuntos en los correos electrónicos.
- Mejora la seguridad al usar un servicio de nube confiable.
- Permite gestionar y rastrear el acceso a los documentos, controlando los permisos y monitoreando las visualizaciones o descargas.
Ver
Cuando se realiza la acción Ver en una entrada de la lista de entradas de documentos, se abre una página separada para proporcionar una vista previa más grande y clara del documento. Esta vista previa mejorada permite a los usuarios hacer zoom o rotar las páginas según sea necesario. Además, un menú lateral ofrece una vista general de todas las páginas con miniaturas pequeñas, lo que facilita la navegación a través del documento.
Si la opción Vista previa con doble clic está activada en la configuración del módulo, esta vista también se puede abrir directamente haciendo doble clic en una entrada en la cuadrícula de datos.
Beneficios
- Proporciona una vista previa más grande y clara del documento.
- Permite hacer zoom y rotar las páginas según sea necesario.
- Incluye un menú lateral con miniaturas para facilitar la navegación por el documento.
- Mejora la inspección detallada y la revisión del contenido del documento.
- Aumenta la eficiencia y precisión durante la revisión de documentos.
Editar metadatos
Cuando se realiza la acción Editar metadatos en una entrada de la lista de entradas de documentos, se muestra una lista de los metadatos asociados con esa entrada. Los usuarios pueden editar los metadatos directamente desde esta lista.
Beneficios
- Permite personalizar y actualizar la información asociada con los documentos.
- Mejora la precisión y relevancia de los metadatos.
- Facilita una organización y recuperación más eficiente de documentos.
- Mejora la funcionalidad de búsqueda con metadatos más precisos.
- Proporciona información contextual importante como autoría, fecha de creación y temas relacionados.
- Asegura el cumplimiento de los estándares organizacionales y mejora el gobierno de datos.
Mover
Cuando se realiza la acción Mover en una entrada de la lista de entradas de documentos, la referencia del documento se puede actualizar a un registro fuente diferente. Si el nuevo registro está asociado con una biblioteca de documentos diferente, el documento también se moverá a esa biblioteca.
Beneficios
- Permite reorganizar documentos dentro del sistema de manera eficiente.
- Asegura que los documentos estén correctamente clasificados y asociados a los registros fuente adecuados.
- Mejora el acceso a documentos al moverlos a la biblioteca correcta.
- Facilita la colaboración y el intercambio de información entre equipos o departamentos.
- Mantiene la integridad y consistencia del sistema de gestión de documentos.
- Simplifica los flujos de trabajo y mejora la eficiencia al encontrar y utilizar los documentos.
Eliminar
Cuando se ejecuta la acción Eliminar en una entrada de la lista de entradas de documentos, tanto la entrada seleccionada como el documento correspondiente en el repositorio se eliminarán.
Beneficios
- Facilita una gestión eficiente del espacio y optimiza el rendimiento del sistema.
- Elimina entradas irrelevantes u obsoletas, mejorando la organización y facilitando la búsqueda de documentos relevantes.
- Asegura la precisión de los datos al eliminar documentos obsoletos o incorrectos.
- Mejora la seguridad al eliminar documentos sensibles, minimizando el riesgo de acceso no autorizado.
- Agiliza los procesos de trabajo al mantener el sistema libre de desorden.
- Ayuda a cumplir con las políticas de retención de datos y normativas, evitando problemas legales o regulatorios.
Abrir/Descargar
Cuando se realiza la acción Abrir/Descargar en una entrada de la lista de entradas de documentos, el documento correspondiente se descargará.
Beneficios
- Ofrece acceso conveniente a los documentos, permitiendo la descarga directa desde la lista de entradas.
- Facilita el trabajo sin conexión o el intercambio de documentos con otros usuarios.
- Permite utilizar herramientas y software preferidos para ver o editar los documentos, en lugar de estar limitado a una plataforma específica.
- Mejora la productividad y la experiencia del usuario mediante mayor flexibilidad.
Sincronizar
Cuando se realiza la acción Sincronizar en una entrada de la lista de entradas de documentos, la entrada se sincroniza con el documento correspondiente en el repositorio. Si ha habido cambios en el repositorio, como actualizaciones en el documento o modificaciones en sus metadatos, el proceso de sincronización asegura que la entrada del documento en la lista se actualice para reflejar estos cambios, manteniendo todo sincronizado.
Beneficios
- Asegura que la lista de entradas de documentos esté siempre actualizada con la última versión de los documentos y sus metadatos.
- Mantiene la consistencia y precisión de los datos al reflejar cualquier cambio realizado en el repositorio.
- Previene discrepancias entre los datos almacenados y la información disponible para los usuarios, reduciendo el riesgo de trabajar con documentos obsoletos.
- Mejora la colaboración, ya que los miembros del equipo siempre acceden a la versión más reciente de los documentos.
Alternar vista previa
Cuando se ejecuta la acción "Alternar vista previa", se activa la vista previa del documento seleccionado. El documento se mostrará en el lado derecho, lo que permite a los usuarios verlo directamente sin abrirlo en una ventana separada.
Beneficios
- Permite una vista previa rápida del documento sin carga adicional.
- Ahorra tiempo al mostrar los documentos directamente en la interfaz de usuario.
- Mejora la eficiencia del flujo de trabajo al facilitar la navegación entre documentos.
Alternar versiones
Cuando se ejecuta la acción "Alternar versiones", se activa la vista de versiones, lo que permite a los usuarios ver las diferentes versiones del documento. Si hay varias versiones guardadas del mismo documento, los usuarios pueden cambiar fácilmente entre ellas.
Beneficios
- Proporciona una visión general de todas las versiones disponibles de un documento.
- Facilita la comparación de cambios y la selección de la versión correcta.
- Mejora el control de versiones y la gestión de documentos.
Crear recordatorio
Cuando se ejecuta la acción "Crear recordatorio" en la lista de entradas de documentos, se abre el asistente de recordatorios. Los usuarios pueden crear un nuevo recordatorio para el documento seleccionado, ya sea a partir de plantillas predefinidas o como un recordatorio personalizado. El recordatorio se puede programar para una fecha y hora específicas y asignar a un usuario individual o a un grupo de usuarios.
Beneficios
- Garantiza que no se pasen por alto plazos y tareas importantes relacionadas con documentos.
- Permite una planificación flexible con recordatorios predefinidos o personalizados.
- Automatiza las notificaciones y optimiza los flujos de trabajo.
- Aumenta la productividad al reducir el seguimiento manual.
Adjuntos de Correo Electrónico
Esta acción permite ver los adjuntos de un archivo de correo electrónico (.eml o .msg). Ten en cuenta que, en el caso de archivos .msg, un archivo .msg incluido como adjunto no se puede mostrar.
Recordatorios personales
Cuando se ejecuta la acción "Recordatorios personales", se muestra una lista de todos los recordatorios creados por el usuario. Esto permite visualizar, gestionar y actualizar los recordatorios en un solo lugar, facilitando una mejor organización y seguimiento de las tareas pendientes relacionadas con documentos.
Beneficios
- Proporciona una visión general de todos los recordatorios personales en un solo lugar.
- Ayuda a organizar mejor las tareas relacionadas con documentos.
- Permite actualizaciones o modificaciones rápidas de los recordatorios existentes.
- Mejora la gestión de tareas y el seguimiento.
Vista previa con doble clic
Los usuarios pueden abrir la vista previa de una entrada de documento en la cuadrícula de datos haciendo doble clic en la fila correspondiente. Esto ofrece una forma rápida e intuitiva de consultar el contenido de un documento sin tener que seleccionar la entrada y activar manualmente la vista previa.
Beneficios
- Acceso más rápido a documentos mediante la interacción de doble clic.
- Reduce el número de clics necesarios para tareas frecuentes.
- Mejora la usabilidad y eficiencia en el manejo de documentos.
Info
Los campos de fecha en la cuadrícula de datos (por ejemplo, Fecha de archivado) se muestran en la zona horaria del inquilino y no se ven afectados por la zona horaria local del usuario.