Trabajar con la creación de subsitios
Cuando se utiliza un repositorio de SharePoint en Document Central, la mayoría de las bibliotecas de documentos se basan en un mecanismo de creación cíclica. Con este enfoque, las bibliotecas se organizan en subsitios por año. Para permitir una transición fluida al nuevo subsitio anual, Document Central ofrece una lista de gestión de subsitios.
Esta lista muestra todos los subsitios disponibles y permite a los administradores preconfigurar subsitios futuros, garantizando así un cambio automático y sin problemas al final de cada año.
Entradas de Subsitios
La página Entradas de Subsitios consta de dos secciones:
- Una lista con todos los subsitios actualmente conocidos por Document Central.
- Una lista de bibliotecas de documentos asignadas a cada subsitio.
Cómo se crean las entradas de subsitios
1. Mediante la publicación de bibliotecas
Cuando se publica una biblioteca de documentos en Document Central, las entradas de subsitio necesarias se crean automáticamente como parte del proceso.
2. Mediante cola de trabajo o acción en la página
También se pueden generar entradas de subsitio manualmente usando la acción "Rellenar desde configuración" en la página de entradas de subsitio. Esta acción evalúa la configuración y crea entradas automáticamente según los siguientes criterios:
- Configuración de ciclo: Solo se consideran bibliotecas con creación cíclica activa.
- Fecha de inicio del ciclo: Solo se incluyen bibliotecas cuya fecha de inicio esté en el pasado.
- Configuración de subsitios futuros: La definición del repositorio contiene un campo que indica cuántos años hacia el futuro se deben crear los subsitios (por ejemplo, 3 años).
Configurar subsitios futuros en un repositorio
Para definir con cuánta anticipación deben crearse los subsitios futuros:
- Ve al Centro de funciones de Document Central.
- Selecciona Configuración → Repositorio en la barra de menú.
- Abre el repositorio activo.
- En el campo "Subsitios futuros", introduce el número de años para los que se deben crear subsitios.
Rellenar la lista de subsitios desde la configuración
Para rellenar automáticamente la lista de subsitios según la configuración del repositorio y de las bibliotecas:
- Ve al Centro de funciones de Document Central.
- Usa la barra de búsqueda para abrir Document Central – Subsitios.
- Haz clic en Configuración → Rellenar desde configuración en la barra de acciones.
Info
Esta acción solo rellena la lista; las bibliotecas de documentos no se publican automáticamente en este paso.
Automatizar la creación de subsitios mediante cola de trabajo
Document Central incluye una cola de trabajo llamada "Cycle Creation" que se puede usar para crear automáticamente subsitios futuros y publicar sus bibliotecas.
Info
Esta cola de trabajo maneja tanto la creación de subsitios futuros como la publicación de las bibliotecas asignadas.
Creación manual de subsitios
Si una entrada de subsitio fue añadida manualmente o a través de la configuración pero aún no se ha creado, sigue estos pasos:
- Abre la página Document Central – Subsitios desde el Centro de funciones.
- Selecciona una o más entradas de la lista.
- Haz clic en Crear en la barra de acciones.
- Elige si deseas:
- Solo crear los subsitios, o
- Crear los subsitios y publicar todas las bibliotecas asignadas.
Publicación manual de bibliotecas de documentos
Si configuraste bibliotecas adicionales después de que un subsitio ya existe, puedes publicarlas manualmente:
- Abre la página Document Central – Subsitios.
- Selecciona el subsitio al que debe publicarse la biblioteca.
- En la sublista, selecciona las bibliotecas que deseas publicar.
- Haz clic en Publicar en la barra de acciones.
Notas generales
- Solo se pueden procesar dos entradas de subsitios al mismo tiempo. Las entradas adicionales se colocan en una cola.
- Si un proceso se bloquea, se puede usar Restablecer para cambiar el estado del subsitio a "No creado".
- Si un subsitio ya existe pero no está marcado correctamente como creado, se puede utilizar Marcar como creado.
Important
Solo utiliza Marcar como creado si estás completamente seguro de que el subsitio ya existe en SharePoint. De lo contrario, pueden producirse errores o inconsistencias.