Publicación de SharePoint

Un repositorio de SharePoint debe publicarse antes de que Document Central pueda cargar documentos en SharePoint. Durante la publicación, Document Central crea los artefactos de SharePoint necesarios, por ejemplo: metadatos (columnas del sitio), tipos de contenido, bibliotecas de documentos y subsitios.

La publicación puede ejecutarse en segundo plano (recomendado) desde la ficha del repositorio o directamente desde las páginas de configuración correspondientes (metadatos, tipos de contenido, bibliotecas de documentos o subsitios).

Info

• Cada entrada (metadato, tipo de contenido, biblioteca de documentos, subsitio) tiene su propio estado de publicación, por ejemplo No publicado, Publicado o Error.
• La publicación es un proceso obligatorio para repositorios de SharePoint. Otros tipos de repositorio no requieren publicación.

Important

Asegúrese de que los metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos estén configurados correctamente antes de publicar.

Configuración del repositorio

En la ficha Definición del repositorio puede iniciar y supervisar la publicación. Los campos del grupo Publicar muestran información sobre la ejecución actual y el estado global de publicación. Utilice las acciones para iniciar la publicación o revisar errores.

Publicar todo

Para publicar toda la configuración del repositorio:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Definición del repositorio.
3. Abra el repositorio deseado mediante el campo Código.
4. En el grupo Publicar, seleccione Publicar todo.

Publicar elementos en cola

Para publicar solo entradas que ya están en cola para publicación:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Definición del repositorio.
3. Abra el repositorio deseado mediante el campo Código.
4. En el grupo Publicar, seleccione Publicar elementos en cola.

Publicación mediante asistente

Para simplificar el proceso, puede usar un asistente que le guíe por los pasos necesarios. Al finalizar el asistente, se ejecuta la publicación.

Para iniciar el asistente:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Definición del repositorio.
3. Abra el repositorio deseado mediante el campo Código.
4. Use la acción Configurar SharePoint.

Gestión de errores

La gestión de errores se divide entre la ficha del repositorio y los objetos individuales de configuración (metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos):

• Si se produce un error al publicar una entrada individual, abra el registro correspondiente y revise los detalles del error.
• Si se produce un error antes de procesar entradas (por ejemplo, si el proceso no llega a iniciar metadatos), revise el error en la ficha del repositorio.

Para mostrar el último error del repositorio:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Definición del repositorio.
3. Abra el repositorio deseado mediante el campo Código.
4. En el grupo Solución de problemas, seleccione Mostrar error.

Info

Con la acción Mostrar callstack puede ver el callstack. Esta información es útil si necesita contactar con el soporte de Simova.

Cancelar publicación en caso de error

Puede activar una opción para que la publicación se detenga automáticamente cuando se produzca un error. Además, los administradores reciben una notificación.

Para activar la cancelación por error:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Definición del repositorio.
3. Abra el repositorio deseado mediante el campo Código.
4. Active el campo Cancelar publicación en caso de error.

Metadatos

Publicar directamente

Al publicar metadatos, se crean en SharePoint las columnas del sitio necesarias para los campos de metadatos seleccionados. La publicación directa se usa normalmente para cambios individuales.

Para publicar metadatos directamente:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Repositorio → Metadatos.
3. Seleccione el metadato.
4. En el grupo Publicar, seleccione Publicar en el repositorio.

Info

La acción Publicar en el repositorio solo está disponible para repositorios de SharePoint.

Poner entradas en cola

Poner entradas en cola es recomendable si desea preparar varios elementos sin ejecutar el proceso inmediatamente.

Para poner metadatos en cola para publicación:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Repositorio → Metadatos.
3. Seleccione uno o varios metadatos.
4. Seleccione Poner en cola para publicación en segundo plano.

A continuación, puede publicar las entradas desde el repositorio mediante Publicar elementos en cola (véase Publicar elementos en cola).

Gestión de errores

Si falla la publicación de un metadato, abra el registro y revise los detalles del error. Tras corregirlo, publique de nuevo.

Si necesita publicar de nuevo un registro ya marcado como Publicado, restablezca el estado:

1. Abra la lista Metadatos.
2. Seleccione el metadato.
3. Seleccione Restablecer estado.
4. Publique de nuevo mediante Publicar en el repositorio.

Tipos de contenido

Info

Publicar o poner en cola un tipo de contenido publica (o pone en cola) automáticamente los metadatos asignados a ese tipo de contenido.

Publicar directamente

Al publicar tipos de contenido, estos se crean en SharePoint y se publican los metadatos asignados.

Para publicar un tipo de contenido directamente:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Configuración del repositorio → Tipos de contenido.
3. Seleccione el tipo de contenido.
4. Seleccione Publicar en el repositorio.

Info

Si el tipo de contenido se utiliza en una biblioteca de documentos, asegúrese de que se haya añadido a la configuración de la biblioteca antes de publicar.

Poner entradas en cola

Para poner tipos de contenido en cola para publicación:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Configuración del repositorio → Tipos de contenido.
3. Seleccione uno o varios tipos de contenido.
4. Seleccione Poner en cola para publicación en segundo plano.

A continuación, puede publicar las entradas desde el repositorio mediante Publicar elementos en cola.

Gestión de errores

Si falla la publicación, abra el tipo de contenido y revise los detalles del error. Tras corregirlo, publique de nuevo.

Si necesita publicar de nuevo un tipo de contenido ya marcado como Publicado, restablezca el estado:

1. Abra Tipos de contenido.
2. Seleccione el tipo de contenido.
3. Seleccione Restablecer estado.
4. Publique de nuevo mediante Publicar en el repositorio.

Bibliotecas de documentos

Info

Publicar o poner en cola una biblioteca de documentos publica (o pone en cola) automáticamente los tipos de contenido asignados y sus metadatos.

Publicar directamente

Al publicar una biblioteca de documentos, la biblioteca (incluida su estructura) se crea en SharePoint y se publican los tipos de contenido asignados.

Para publicar una biblioteca de documentos directamente:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Repositorio → Bibliotecas de documentos.
3. Seleccione la biblioteca de documentos.
4. Seleccione Publicar en el repositorio.

Poner entradas en cola

Para poner bibliotecas de documentos en cola para publicación:

1. Abra el centro de roles Document Central - Administrador.
2. Abra Repositorio → Bibliotecas de documentos.
3. Seleccione una o varias bibliotecas de documentos.
4. Seleccione Poner en cola para publicación en segundo plano.

A continuación, puede publicar las entradas desde el repositorio mediante Publicar elementos en cola.

Gestión de errores

Si falla la publicación, abra la biblioteca de documentos y revise los detalles del error. Tras corregirlo, publique de nuevo.

Algunas configuraciones de la biblioteca no se pueden cambiar cuando el estado es Publicado. Si necesita ajustar configuraciones y volver a publicar, restablezca el estado:

1. Abra Bibliotecas de documentos.
2. Seleccione la biblioteca.
3. Seleccione Restablecer estado.
4. Publique de nuevo mediante Publicar en el repositorio.

Subsitios

Publicar directamente

Si se usan bibliotecas de documentos basadas en ciclos, Document Central crea subsitios anuales y publica las bibliotecas dentro de esos subsitios.

Para crear un subsitio y publicar las bibliotecas asignadas:

1. Abra el centro de roles Document Central.
2. Use la búsqueda para abrir Document Central – Subsitios.
3. Seleccione la entrada de subsitio.
4. Use la acción Publicar subsitios.

Info

• Si no hay subsitios, use la acción Rellenar desde configuración.
• El mismo mecanismo de publicación también puede usarse desde la vista de lista donde se muestran las bibliotecas de documentos.

Poner entradas en cola

El procesamiento de subsitios admite la puesta en cola automática.

Para poner varios subsitios en cola:

1. Abra Document Central – Subsitios.
2. Seleccione varios subsitios.
3. Use las acciones Crear o Publicar.

Info

• Si no hay subsitios, use la acción Rellenar desde configuración.
• El mismo mecanismo de publicación también puede usarse desde la vista de lista donde se muestran las bibliotecas de documentos.

Gestión de errores

Si falla una entrada de subsitio, revise el estado y los detalles del error en la página Document Central – Subsitios.

Si es necesario, utilice las siguientes acciones:

• Restablecer: restablece la entrada a No creado para que pueda procesarse de nuevo.
• Marcar como creado: marca un subsitio existente en SharePoint como creado.

Warning

Use Marcar como creado solo si está seguro de que el subsitio ya existe en SharePoint. De lo contrario, pueden producirse inconsistencias.

Explicación de estados

La siguiente tabla describe los posibles estados de publicación para metadatos, tipos de contenido, bibliotecas de documentos y subsitios:

Estado	Descripción
No publicado	La entrada aún no se ha publicado en SharePoint. Este es el estado inicial después de crearla.
En cola para publicación	La entrada está en cola y se procesará en la próxima ejecución de publicación.
Publicación en curso	La entrada se está publicando actualmente en SharePoint.
Publicado	La entrada se publicó correctamente y está disponible en el repositorio.
Error	Se produjo un error durante la publicación. Abra la entrada para revisar los detalles del error.
Actualización en cola	La entrada se modificó y se puso una actualización en cola. Al final de la publicación, se leen de SharePoint los datos necesarios antes de establecer el estado en Publicado.
En cola para publicar en el subsitio actual	La entrada está en cola para publicarse en el subsitio actual. Este estado es específico de bibliotecas de documentos basadas en ciclos.

Tip

Puede ver el estado actual directamente en cada registro (metadatos, tipos de contenido, bibliotecas de documentos o subsitios) en el campo Estado de publicación.