Configuración de Usuarios y Grupos

Los usuarios de Document Central se agregan a través de la activación y asignación de licencias. Opciones adicionales pueden ser activadas para los usuarios en la configuración de usuarios de Document Central.

Activar y Desactivar Usuario

Los usuarios con licencia de Document Central pueden ser activados o desactivados para Document Central.

Para activar y desactivar usuarios, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Ejecute la acción Activar/Desactivar Usuarios en la barra de menú.
4. Marque el usuario y ejecute la acción Activar o Desactivar en la barra de menú.
5. El usuario será activado o desactivado.

Prueba de autenticación del usuario

La autenticación al repositorio puede ser probada en la configuración del usuario.

Para probar la autenticación al repositorio, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Marque el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en la ID del Usuario.
4. Ejecute la acción Autenticar al Repositorio en la barra de menú.
5. El proceso de autenticación se realizará para la configuración específica del repositorio.

En el caso de OAuthentication, se muestra una ventana independiente de autenticación de Microsoft. En algunos casos, los navegadores bloquean esta ventana. En este caso, pruebe con otro navegador o póngase en contacto con su administrador.

Elegir visualización de la cuadrícula de datos

La cuadrícula de datos puede mostrarse en dos visualizaciones diferentes.

Para elegir la visualización, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Marque el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en la ID del Usuario.
4. En el campo Visualización de Documentos seleccione entre visualización Add-In o Página.
5. La cuadrícula de datos se mostrará en la visualización elegida.

Restablecer cuadrícula de datos del usuario

La vista de la cuadrícula de datos puede restablecerse en la configuración del usuario si los usuarios la cambian.

Para restablecer la vista de la cuadrícula de datos, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Marque el usuario y ejecute la acción Configuraciones en la barra de menú.
4. Ejecute la acción Restablecer Configuraciones de la Biblioteca de Documentos en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos que afecta la vista de documentos.
5. Ejecute la acción Restablecer Configuraciones de la Lista de Entrada en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos que afecta la lista de entrada.
6. Ejecute la acción Restablecer Configuraciones de la Vista Dividida de la Lista de Entrada en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos que afecta la vista dividida en la lista de entrada.
7. Las vistas individuales para el usuario se eliminan cuando se ejecutan las acciones.

Activar opciones de administrador

Las configuraciones administrativas están ocultas para los usuarios en el uso diario de Document Central. El modo administrador puede activarse para usuarios específicos si necesitan ver configuraciones administrativas.

Para activar el modo administrador para un usuario, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Marque el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en la ID del Usuario.
4. Active la casilla de verificación Administrador.
5. El usuario verá entonces opciones administrativas en diferentes áreas.

Warning

El usuario también necesita el conjunto de permisos apropiado para realizar la configuración.

Activar notificación de la cola de informes

Los usuarios pueden activar la notificación para sí mismos si ocurren errores en la cola de informes.

Para activar la notificación, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
3. Marque el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en la ID del Usuario.
4. Active la casilla de verificación Activar Notificación de la Cola de Informes.
5. El usuario recibirá mensajes de error en el área de notificaciones de Business Central.

Configuración de Grupos

Los metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos pueden restringirse para usuarios específicos. Esto requiere que los grupos se definan con anticipación y que los usuarios se asignen a los grupos.

Para crear grupos, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Grupo de Usuarios.
3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de menú para crear un nuevo grupo.
4. Especifique el código del grupo ingresando un código en el campo Código.
5. Especifique la descripción del grupo ingresando una descripción en el campo Descripción.
6. Agregue usuarios en la lista de Miembros a continuación.

Info

La configuración de los grupos en las áreas específicas se explica en las áreas específicas.

Agregar usuario a un grupo

Los usuarios pueden agregarse a grupos existentes.

Para agregar usuarios a un grupo, siga estos pasos:

1. Navegue al centro de roles DMS by Simova - Administrador.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Grupo de Usuarios.
3. Seleccione el grupo al que se deben agregar los usuarios.
4. Agregue usuarios en la lista de Miembros a continuación.
5. Los usuarios son ahora miembros del grupo.