Configurar usuarios
Los usuarios de Document Central se añaden a través de la activación y asignación de licencias. Se pueden activar opciones adicionales para los usuarios en la configuración de usuarios de Document Central.
Activar y desactivar usuarios
Los usuarios licenciados de Document Central pueden ser activados o desactivados para Document Central.
Para activar o desactivar usuarios, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Ejecute la acción Activar/Desactivar usuarios en la barra de menú.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Activar o Desactivar en la barra de menú.
- El usuario será activado o desactivado.
Probar la autenticación de usuario
La autenticación al repositorio se puede probar en la configuración de usuarios.
Para probar la autenticación al repositorio, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en el ID de usuario.
- Ejecute la acción Autenticar al repositorio en la barra de menú.
- El proceso de autenticación se llevará a cabo para la configuración específica del repositorio.
Info
En el caso de la autenticación O, se mostrará una ventana de autenticación de Microsoft separada. En algunos casos, los navegadores bloquean esta ventana. En este caso, utilice otro navegador o comuníquese con su administrador.
Vista previa de documentos
Document Central ofrece dos opciones para mostrar documentos. Por defecto, la Vista previa moderna está activada para todos los usuarios. Si es necesario, los usuarios pueden volver a la Vista previa heredada.
Para cambiar la opción de vista previa para un usuario, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en la barra de menú en Configuración y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la cinta de opciones o haga clic en el ID de usuario.
- En el campo Vista previa de documentos, elija entre Moderna (Vista previa) (predeterminado y recomendado) o Heredada (versión anterior).
- La vista previa de documentos se actualizará de acuerdo con la opción seleccionada.
Info
La Vista previa moderna es la opción recomendada, ya que ofrece un mejor rendimiento y experiencia de usuario en comparación con la vista previa heredada.
Seleccionar visualización de cuadrícula de datos
La cuadrícula de datos se puede mostrar en tres visualizaciones diferentes.
Info
-
Complemento: Una cuadrícula de datos externa dinámica que permite agrupar, filtrar y gestionar documentos fácilmente.
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Vista de página: Una página donde se pueden buscar entradas de documentos, similar a la búsqueda de entradas de documentos, pero solo para los documentos del registro actual.
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Vista de lista: Una página que se asemeja a la vista de página. Sin embargo, se trata simplemente de una lista simple que se puede filtrar con los filtros estándar de Business Central.
Para seleccionar la visualización, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en el ID de usuario.
- En el campo Visualización de documentos, elija entre Complemento o Vista de página.
- La cuadrícula de datos se mostrará en la visualización seleccionada.
Administrador de cumplimiento
Info
Solo disponible con la función de cumplimiento. Se utiliza para gestionar etiquetas de retención.
Un administrador de cumplimiento puede añadir, modificar o eliminar etiquetas de retención manualmente a través de Document Central. Los usuarios sin este rol no pueden realizar estas acciones manuales para etiquetas de retención al utilizar Azure Blob Storage. Al utilizar SharePoint, las etiquetas de retención se pueden eliminar siempre que el documento no esté marcado como Registro por la etiqueta de retención. Si el documento está marcado como Registro, la etiqueta de retención solo puede ser modificada o eliminada por un administrador de cumplimiento con los permisos de SharePoint correspondientes.
Requisitos
Además del rol en Document Central, el usuario debe tener permisos suficientes en el repositorio:
- SharePoint: El usuario debe ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente (o tener derechos de edición equivalentes). Para documentos que están marcados como Registros, el usuario también debe ser Administrador de colección de sitios.
Así es como se asigna el rol de Administrador de cumplimiento a un usuario:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en el ID de usuario.
- Active el campo Administrador de cumplimiento.
Restablecer cuadrícula de datos de usuario
La vista de cuadrícula de datos se puede restablecer en la configuración de usuario si los usuarios la modifican.
Para restablecer la vista de cuadrícula de datos, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Configuraciones en la barra de menú.
- Ejecute la acción Restablecer configuraciones de biblioteca de documentos en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos en lo que respecta a la vista de documentos.
- Ejecute la acción Restablecer configuraciones de listas de entrada en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos en lo que respecta a las listas de entrada.
- Ejecute la acción Restablecer configuraciones de vista dividida de listas de entrada en la barra de menú para restablecer la cuadrícula de datos en lo que respecta a la vista dividida en las listas de entrada.
- Las vistas individuales para el usuario se eliminarán cuando se hayan ejecutado las acciones.
Activar opciones de administrador
Las configuraciones administrativas están ocultas para los usuarios en el uso diario de Document Central. El modo administrador se puede activar para ciertos usuarios cuando necesitan ver configuraciones administrativas.
Para activar el modo administrador para un usuario, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en el ID de usuario.
- Active la casilla Administrador.
- El usuario verá entonces opciones administrativas en varias áreas.
Warning
El usuario también necesitará el conjunto de permisos correspondiente para realizar la configuración.
Activar notificación de cola de informes
Los usuarios pueden activar la notificación para sí mismos cuando ocurren errores en la cola de informes.
Para activar la notificación, siga estos pasos:
- Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
- Seleccione el usuario y ejecute la acción Editar en la barra de menú o haga clic en el ID de usuario.
- Active la casilla Activar notificación de cola de informes.
- El usuario recibirá entonces mensajes de error en el área de notificaciones de Business Central.