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Configuración del Repositorio

Document Central admite diferentes tipos de repositorio. Para un entorno productivo, se recomienda usar SharePoint o Azure Blob Storage. Para una configuración rápida y pruebas, se puede usar el tipo de base de datos. Sin embargo, el tipo de base de datos no debe usarse para un entorno productivo, ya que los documentos se almacenan directamente en la base de datos de Business Central. Document Central proporciona asistentes para configurar los diferentes tipos de repositorio.

Configuración del Repositorio de SharePoint

SharePoint puede implementarse localmente o en línea en Office 365. La configuración debe especificarse dependiendo de cuál SharePoint esté disponible.

Crear un nuevo sitio de SharePoint

Para crear un nuevo repositorio de SharePoint, sigue estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y ejecute la acción Repositorio.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Comenzar.
  5. Especifique el código del repositorio ingresando un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Seleccione el tipo de repositorio SharePoint en el campo Tipo de Repositorio y haga clic en Siguiente.
  7. Active la casilla Crear un nuevo subsitio de SharePoint.
  8. El sistema verificará si el registro de la aplicación aún existe. Si no, se ejecutará el asistente de registro de la aplicación. Complete primero el asistente de registro de la aplicación.
  9. Especifique el nombre del sitio de SharePoint ingresando un nombre en el campo Nombre del Sitio.
  10. Especifique la configuración de privacidad del sitio de SharePoint en el campo Configuración de Privacidad.
  11. Especifique el ID de idioma del sitio de SharePoint en el campo ID de Idioma y haga clic en Siguiente.
  12. Seleccione el tipo de autenticación del sitio de SharePoint en el campo Tipo de Autenticación y haga clic en Siguiente.
  13. Añada más usuarios al sitio de SharePoint o haga clic en Omitir.
  14. Active la casilla Establecer como Repositorio Activo para hacer que este repositorio sea activo.
  15. El sitio de SharePoint se crea y se activa como el repositorio activo.

Información

La creación de un nuevo sitio de SharePoint desde Document Central solo es posible en entornos SaaS. La opción de crear un nuevo sitio de SharePoint no está disponible en entornos locales. Si se debe usar un sitio de SharePoint local, seleccione la opción Usar un subsitio de SharePoint existente.

Usar un sitio de SharePoint existente

Si se va a utilizar un sitio de SharePoint existente en un entorno local, la información relevante para conectarse al sitio de SharePoint debe ingresarse manualmente.

Para usar un sitio de SharePoint existente en SaaS o On-Premise, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y ejecute la acción Repositorio.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Comenzar.
  5. Especifique el código del repositorio ingresando un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Seleccione el tipo de repositorio SharePoint en el campo Tipo de Repositorio y haga clic en Siguiente.
  7. Activa la casilla de verificación Usar un subsite de SharePoint existente y haz clic en Siguiente.
  8. Ingresa el nombre del sitio de SharePoint en el campo Sitename.
  9. Ingresa la URL del sitio de SharePoint en el campo Web Application URL.
  10. Ingresa el ID de idioma en el campo Language ID.
  11. Ingresa el modo de autenticación del sitio de SharePoint en el campo Authentication Mode.
  12. Ingresa la información de autenticación según el modo seleccionado.
  13. Activa la casilla de verificación Establecer como repositorio activo para hacer activo este repositorio.
  14. El sitio de SharePoint ahora está conectado y activado como el repositorio activo.

Básica

La autenticación básica utiliza las credenciales de O365/Azure AD para autenticarse en SharePoint.

Moderna

La autenticación moderna utiliza el registro de aplicaciones en Azure AD para autenticarse en SharePoint. Si el registro de la aplicación no se creó previamente en la configuración del módulo Document Central, este asistente de configuración creará automáticamente un nuevo registro de aplicación.

¡Bien Hecho!

Después de haber creado su repositorio de SharePoint con éxito, puede continuar publicando metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos en el sitio de SharePoint.

Grupo de Microsoft 365 desde SharePoint

Cuando se crea un sitio de SharePoint desde Document Central, se genera automáticamente un grupo de Microsoft 365 con el mismo nombre que el sitio de SharePoint. Este grupo permite a Document Central gestionar los permisos de los usuarios en el sitio de SharePoint.

Al activar un nuevo repositorio de SharePoint, se verificará si los usuarios de Document Central son miembros del grupo de SharePoint y serán marcados como sincronizados en la lista de usuarios. Además, los usuarios pueden añadirse manualmente desde la lista de usuarios de Document Central o durante el proceso de licenciamiento de un nuevo usuario.

Resolución

Si se producen errores durante la sincronización de usuarios de Document Central con el grupo de SharePoint de Microsoft 365, verifica que el nombre del sitio en el repositorio coincida exactamente con el nombre del sitio de SharePoint.

Configuración del Repositorio de Azure Blob Storage

Azure Blob Storage solo se puede implementar en línea en Azure. Para configurar una cuenta de almacenamiento en Azure, se necesita una suscripción válida.

Para crear un nuevo contenedor de Azure Blob Storage, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y ejecute la acción Repositorio.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Comenzar.
  5. Especifique el código del repositorio ingresando un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Seleccione el tipo de repositorio Azure Blob Storage en el campo Tipo de Repositorio y haga clic en Siguiente.
  7. Seleccione la suscripción donde se debe crear Azure Blob Storage en el campo ID de Suscripción.
  8. El sistema verificará si la aplicación de la compañía aún existe. Si no, se creará la aplicación de la compañía.
  9. Active la casilla Crear Nueva Cuenta de Almacenamiento y haga clic en Siguiente.
  10. Especifique si se deben usar múltiples contenedores para la Cuenta de Almacenamiento.
  11. Especifique el nombre del contenedor en el campo Nombre del Contenedor.
  12. Especifique si se debe usar un Grupo de Recursos existente o crear uno nuevo.
  13. Especifique el nombre de la cuenta de almacenamiento en el campo Nombre de la Cuenta de Almacenamiento.
  14. Especifique la región donde se debe crear el recurso en el campo Región.
  15. Especifique la redundancia si el recurso debe crearse de manera redundante en el campo Redundancia.
  16. Especifique el nivel de acceso en el campo Nivel de Acceso Predeterminado del Blob y haga clic en Siguiente.
  17. Al hacer clic en Siguiente, se creará una cuenta de almacenamiento en Azure. Esto puede tardar desde unos segundos hasta unos minutos, no cierre el cuadro de diálogo hasta que el proceso haya terminado.
  18. Active la casilla Establecer como Repositorio Activo para hacer que este repositorio sea activo.
  19. Azure Blob Storage está ahora conectado y activado como el repositorio activo.

Info

Para la creación a través de Document Central, la suscripción de Azure debe tener registrado el proveedor de recursos "Microsoft.Storage". Para registrar el proveedor de recursos, navegue al Portal de Azure, luego vaya a Suscripciones, seleccione la suscripción que se utilizará y luego vaya a Proveedores de recursos. Busque "Microsoft.Storage" y haga clic en el botón Registrar.

Warning

Una cuenta de almacenamiento con múltiples contenedores afectará la funcionalidad de búsqueda de texto completo de Azure Blob Storage. Azure Blob Storage necesita utilizar Azure Cognitive Search para poder usar la función de búsqueda de texto completo. Para poder utilizar la búsqueda de texto completo, se debe asignar un indexador de Azure Cognitive Search a un contenedor en Azure Blob Storage. Al usar múltiples contenedores, se necesitarán más indexadores, ya que cada contenedor necesita asignar su propio indexador. La cantidad de indexadores que se pueden crear está limitada por el Nivel de Azure Cognitive Search. El Nivel se puede cambiar en el Portal de Azure, sin embargo, esto afectará el costo de Azure Cognitive Search.

Usar una cuenta de Azure Blob Storage existente

Si se va a utilizar una cuenta de almacenamiento existente, la información relevante para conectarse a la cuenta de almacenamiento debe ingresarse manualmente.

Para usar una cuenta de Azure Blob Storage existente, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y ejecute la acción Repositorio.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Comenzar.
  5. Especifique el código del repositorio ingresando un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Seleccione el tipo de repositorio Azure Blob Storage en el campo Tipo de Repositorio y haga clic en Siguiente.
  7. Seleccione la suscripción donde se debe crear Azure Blob Storage en el campo ID de Suscripción.
  8. El sistema verificará si la aplicación de la compañía aún existe. Si no, se creará la aplicación de la compañía.
  9. Active la casilla Usar Cuenta de Almacenamiento Existente y haga clic en Siguiente.
  10. Especifique el nombre de la cuenta de almacenamiento existente en el campo Nombre de la Cuenta de Almacenamiento, o use el (...) para elegir su cuenta de almacenamiento.
  11. Especifique la clave en el campo Clave de la Cuenta de Almacenamiento.
  12. Si el Nombre de la Cuenta de Almacenamiento y la Clave de la Cuenta de Almacenamiento son correctos, el estado de la conexión se mostrará como Conectado.
  13. Especifique si se deben usar múltiples contenedores para la Cuenta de Almacenamiento y haga clic en Siguiente.
  14. Active la casilla Establecer como Repositorio Activo para hacer que este repositorio sea activo.
  15. Azure Blob Storage está ahora conectado y activado como el repositorio activo.

Info

Para obtener la Clave de la Cuenta de Almacenamiento, navegue a la pestaña Cuentas de Almacenamiento en el Portal de Azure, luego vaya a la pestaña Claves de acceso. Habrá key1 y key2 que se pueden usar como Clave de la Cuenta de Almacenamiento.

Warning

La cuenta de almacenamiento necesitará tener activado el Versionado y el Soporte de inmutabilidad a nivel de versión para poder funcionar correctamente con Document Central. Se recomienda crear la cuenta de almacenamiento a través de Document Central.

Usar una cuenta de Azure Blob Storage existente entre inquilinos

Si se va a utilizar una cuenta de Azure Blob Storage existente de otro inquilino, los detalles de conexión deben introducirse manualmente. Dado que la cuenta de almacenamiento pertenece a otro inquilino, no se puede introducir el ID de suscripción y no se puede habilitar Azure Cognitive Search.

Para usar una cuenta de Azure Blob Storage entre inquilinos existente, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central – Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de cinta y ejecute la acción Repository.
  3. Ejecute la acción New en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Begin.
  5. Especifique el código del repositorio introduciendo un código en el campo Repository Code.
  6. Seleccione el tipo de repositorio Azure Blob Storage en el campo Repository Type y haga clic en Next.
  7. Active la casilla Manually add Storage Account y haga clic en Next.
  8. Especifique el Storage Account Name existente en el campo correspondiente.
  9. Introduzca la Storage Account Key.
  10. Si la información es correcta, el estado de conexión mostrará Connected.
  11. Indique si desea usar varios contenedores y haga clic en Next.
  12. Active la casilla Set as Active Repository para activar este repositorio.
  13. La cuenta de Azure Blob Storage entre inquilinos ahora está conectada y activa.

Info

Para obtener la Storage Account Key, vaya al Portal de Azure → pestaña Access keys → copie key1 o key2.

Warning

La cuenta de almacenamiento debe tener habilitadas la Versioning y la Soporte de inmutabilidad a nivel de versión para funcionar correctamente con Document Central. Azure Cognitive Search no puede habilitarse en una configuración entre inquilinos.

Repositorio de Base de Datos

La opción de base de datos solo debe usarse para pruebas o demostraciones. Todos los documentos se almacenarán directamente en la base de datos, lo que podría aumentar drásticamente el tamaño de la base de datos.

Para crear el tipo de repositorio de base de datos, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de cinta y ejecute la acción Repositorio.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicie el asistente con la acción Comenzar.
  5. Especifique el código del repositorio ingresando un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Seleccione el tipo de repositorio Base de Datos en el campo Tipo de Repositorio y haga clic en Siguiente.
  7. Active la casilla Establecer como Repositorio Activo para hacer que este repositorio sea activo.
  8. La base de datos ahora está configurada como repositorio activo.

Warning

Los archivos y documentos se almacenan en el campo BLOB cuando se selecciona Base de Datos como tipo de repositorio. Esto puede causar un fuerte crecimiento de la base de datos.