Configuración de Informes

Los informes pueden ser archivados automáticamente cuando se crean o imprimen como PDF. También es posible archivar informes automáticamente cuando se ejecuta un proceso, como por ejemplo, la contabilización. Además, Document Central utiliza la función de diseño de documentos a nivel de clientes y proveedores. Estos diseños personalizados pueden ser utilizados al imprimir o enviar el informe. El diseño del documento es típicamente una versión estructurada de manera diferente del documento.

Configuración de la lista de creación de informes con autocompletado

Para simplificar la configuración de informes, se pueden importar informes conocidos desde la selección de informes.

Para llenar la lista de creación de informes desde la selección de informes, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Obtener informes de la selección de informes en la barra de menú.
Los informes definidos de la selección de informes serán añadidos.

Info

Los informes también pueden ser añadidos manualmente. La ID del informe debe ser ingresada en el campo ID de Informe.

Configuración de tipos de contenido para informes

El tipo de contenido para almacenar el informe puede ser definido para cada informe en la lista de creación de informes.

Para definir tipos de contenido para informes, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Seleccione el tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido para el informe específico.
Los informes ahora se guardarán con los tipos de contenido definidos.

Configuración de las IDs de informe y diseños de informe

Para llenar las listas de selección de informes desde Document Central, se pueden importar las IDs de informe y los diseños de informe correspondientes. Estas acciones son especialmente útiles cuando se deben añadir nuevos informes o actualizar informes existentes.

Para configurar las IDs de informe y los diseños de informe, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en la barra de herramientas en Configuración y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Se ofrecen tres opciones para configurar las IDs de informe y/o los diseños de informe:
- Actualizar IDs de informe y diseños: Esta acción en la página importa las IDs de informe y los diseños de informe correspondientes, o los presenta completamente si aún no están listados.
- Actualizar IDs de informe: Esta acción en la página actualiza las IDs de informe si aún no están o no están completamente en la lista.
- Actualizar diseños de informe: Esta acción en el ListPart actualiza los diseños de informe correspondientes a la ID de informe seleccionada si aún no están en la lista.

Configuración de un tipo de contenido para un diseño de informe específico

Se puede definir un tipo de contenido para el archivo de un diseño de informe específico.

Si su selección de informes no está configurada, puede utilizar la siguiente guía para configurar la configuración de informes.

Para definir un tipo de contenido para un diseño de informe específico, proceda de la siguiente manera:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en la barra de herramientas en Configuración y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Seleccione una ID de informe.
Luego, seleccione el diseño de informe para el cual se debe definir el tipo de contenido.
Seleccione el tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido en la Definición de Informe para el informe específico.
Los informes con el diseño de informe específico ahora se archivarán con los tipos de contenido definidos.

Info

Si se define un tipo de contenido para un informe específico en la definición de configuración de informes, se utilizará ese tipo de contenido. De lo contrario, se utilizará el tipo de contenido del campo de la configuración de informe real o, si este está vacío, el valor predeterminado de la biblioteca de documentos o de la lista.

Configuración de tipos de contenido para documentos de retroalimentación de código de barras

En la lista de creación de informes, puede definir el tipo de contenido para el código de barras cuando se añade un código de barras a cada informe.

Para definir el tipo de contenido para un código de barras, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Haga clic en la ID de Informe que se configurará con el tipo de contenido de código de barras.
Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido de Código de Barras.
El código de barras ahora recibirá el tipo de contenido definido.

Configuración del nombre del archivo del informe

El archivo de informe creado recibirá un nombre de archivo que puede ser cambiado a través de la configuración del nombre del archivo del informe. El nombre completo sigue el formato: No. - Nombre del archivo del informe - Código del diseño del informe. El nombre del archivo del informe se toma de la configuración del informe, pero puede ser reemplazado si es necesario.

Para reemplazar el nombre del archivo del informe, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Ingrese el valor del nombre del archivo del informe en el campo Nombre del Archivo del Informe.
El valor del nombre del archivo del informe ahora será reemplazado en el nombre completo: No. - Nombre del archivo del informe - Código del diseño del informe.

Configuración de impresión en segundo plano y prioridad de impresión

La impresión en segundo plano puede ser activada para cada informe en la lista de creación de informes. Además, se puede establecer la prioridad de procesamiento en la cola de informes.

Para configurar la impresión en segundo plano y la prioridad de impresión para informes, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Seleccione la opción para el campo Impresión en Segundo Plano si el informe debe ser archivado mediante ejecución manual.
Seleccione la opción para el campo Impresión en Segundo Plano por Proceso si el informe debe ser archivado mediante procesos.
Seleccione la opción para el campo Prioridad del Informe si el informe debe ser procesado con mayor o menor prioridad.
Seleccione la opción para el campo Prioridad de Impresión si el informe debe ser procesado con mayor o menor prioridad.
La impresión en segundo plano y la prioridad de impresión ahora están configuradas para los informes.

Warning

Es importante que también haya un evento disponible para la ejecución de la impresión en segundo plano.

Configuración de impresión por evento

Con la función de impresión por evento, puede archivar un informe a través de la cola de informes de Document Central tan pronto como se imprima desde el sistema. Con esta función, puede archivar cualquier informe sin necesidad de ampliar el código del informe.

Para activar la función "Impresión por Evento", proceda de la siguiente manera:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en la barra de herramientas en Configuración y ejecute la acción Informe.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de herramientas.
Marque la casilla Impresión por Evento para el informe correspondiente.
El informe ahora será archivado a través de la cola de informes de Document Central tan pronto como se imprima desde el sistema.

Configuración de ajustes de informe

Para algunos informes, es necesario configurar ajustes. Estos ajustes pueden ser predefinidos y se aplican al informe durante procesos como la contabilización.

Para configurar los ajustes de informe, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informe.
Seleccione el informe y ejecute la acción Establecer Ajustes de Informe en la barra de menú.
Ingrese los ajustes para el informe y haga clic en Aceptar.
Los ajustes ahora están establecidos para el informe.

Configuración de versionado para un informe

Si un informe ya ha sido subido al repositorio, no se subirán copias adicionales del informe. Para asegurarse de que cada ejecución del informe se suba al repositorio a través de la cola de informes, se debe activar el versionado.

Para activar el versionado para informes, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informes.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Marque la casilla Versionado para el informe específico.
El versionado ahora está activado para los informes.

Configuración de papel membretado

Si el informe se crea sin encabezado y pie de página de la empresa, es posible añadir una plantilla de papel membretado antes de que el PDF sea subido al repositorio.

Para añadir papel membretado a un informe, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Informes.
Seleccione el informe y ejecute la acción Importar PDF de Papel Membretado en la barra de menú.
La casilla de verificación de papel membretado se activará cuando el PDF se haya subido correctamente.

Configuración de Reimpresión en Procesamiento

El registro debe estar presente en la cola de archivo en el momento del procesamiento. No se recomienda activar esta configuración para documentos temporales. El informe PDF se crea una vez que la cola de archivo ha procesado las entradas.

Para activar "Reimpresión en Procesamiento":

Navegue con el rol Document Central - Administrador.
Haga clic en la barra de menú en Configuración y ejecute la acción Informe.
Ejecute en la barra de menú la acción Editar lista.
Marque la casilla Reimpresión en Procesamiento para el informe correspondiente.
El PDF ahora se creará a través de la cola de archivo.

Warning

No se deben realizar cambios en datos como el logotipo de la empresa o datos maestros si hay entradas no procesadas en la cola de archivo para las cuales no se generó un PDF directamente.

Configuración de diseños de informes personalizados

En Microsoft Business Central versión 18, Microsoft añadió la función de diseño de documentos a nivel de clientes y proveedores. Estos diseños personalizados pueden ser utilizados al imprimir/enviar el informe. El diseño del documento es normalmente una versión estructurada de manera diferente del documento.

Para configurar el uso de los diseños de informes personalizados definidos en los datos maestros para la impresión en segundo plano, siga estos pasos:

Navegue a través del rol Document Central - Administrador.
Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mapas.
Haga clic en el código de mapeo que se configurará con el mapeo de correo electrónico.
Navegue a la sección Asignación de Campos.
Seleccione el campo de la clave primaria de los datos maestros (generalmente Cliente o Proveedor) e ingrese el tipo de datos maestros en el campo Usar diseño de informe de.
Los diseños de informe ahora serán utilizados por el número de cliente/proveedor que se define en el documento fuente.

Info

No es posible establecer ambos valores predeterminados (Cliente/Proveedor) en la asignación de campos. Al imprimir el informe, solo se archivará el diseño impreso en Document Central. Al contabilizar/convertir un documento, todos los diseños de documentos configurados se archivarán detrás de los respectivos datos maestros (generalmente Cliente o Proveedor) en Document Central.

Configuración de la configuración de informes

Configuración	Opción	Efecto
Doble impresión	Siempre	Siempre que se imprima algo, lo impreso se enviará al repositorio.
	Opcional	El sistema pregunta si se debe enviar al repositorio.
	Nunca	No se enviará al repositorio.
Doble impresión al convertir documento	Siempre	El informe se archivará siempre en el repositorio al contabilizar.
	Opcional	El sistema pregunta si se debe enviar al repositorio al contabilizar.
	Nunca	El informe nunca se enviará al repositorio al contabilizar.
Prioridad de documento, prioridad de impresión	Baja	Establecer la prioridad "Baja". Indica con qué prioridad debe ser procesada una entrada en la cola de archivo cuando se crea.
	Normal	Establecer la prioridad "Normal". Esto hace que la entrada en la cola de archivo sea procesada más rápidamente y, por lo tanto, se archiva más rápido en el sistema de archivo.
	Alta	Establecer la prioridad "Alta". Esto hace que la entrada sea procesada preferentemente y se archiva más rápido en el sistema de archivo.