Configuración de los módulos

Este artículo proporciona una explicación detallada de las diversas configuraciones generales disponibles en Document Central. Estas configuraciones influyen en la funcionalidad y el comportamiento general de la extensión, permitiendo a los usuarios personalizar su experiencia.

Activación del módulo

Las funciones y procesos de Document Central se pueden activar y desactivar manualmente. El módulo está desactivado en la configuración estándar a través del asistente de configuración.

Para activar Document Central, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Activar módulo.
4. El módulo de Document Central ahora está activado.

Note

Es importante que Document Central solo se active cuando exista una licencia válida (también de prueba) y configuración.

Configuración de la relación de documentos inversa

Document Central rastrea las relaciones de documentos dentro de áreas definidas. Por ejemplo, si se genera un pedido a partir de una cotización y posteriormente se factura, se establece una relación desde la cotización hasta el pedido y la factura. Los documentos guardados con la cotización también son visibles en la factura. La opción de relación de documentos inversa permite interpretar estas relaciones al revés. Esto tiene sentido en ciertos casos.

Para configurar la relación de documentos inversa, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Activar relación de documentos inversa.
4. La relación de documentos inversa ahora está activada.

Warning

Activar la función de relación de documentos inversa puede aumentar el tiempo necesario para procesar documentos relacionados. Por lo tanto, esta opción solo debe activarse si es necesaria para su caso específico.

Configuración del tamaño máximo de vista previa de archivos

Para las vistas previas de archivos, los archivos grandes pueden generar solicitudes prolongadas a la API de Simova. Para evitar esto, puede especificar un tamaño máximo de archivo para la vista previa.

Para configurar el tamaño máximo de archivo, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Especifique el tamaño máximo del archivo en MB para la vista previa en el campo Tamaño máximo de archivo para vista previa (MB).
4. El tamaño máximo ahora está configurado.

Configuración de la vista dinámica de documentos en función del número de documentos

Se puede configurar el valor umbral a partir del cual la visualización pasa de la vista Datagrid a la vista Página. Esta configuración permite cambiar la vista automáticamente si el número de documentos de un registro de datos, como las facturas de ventas contabilizadas, supera una determinada cantidad. El valor por defecto para este umbral es de 1200 documentos, pero puede personalizarse en la configuración del módulo.

Note

El valor de umbral para la vista de documentos garantiza que los tiempos de carga se optimizan para un gran número de documentos mediante el uso de la vista de página en lugar de la vista de cuadrícula de datos. Esto mejora el rendimiento y la facilidad de uso cuando se trabaja con grandes cantidades de datos.

Para configurar el umbral de la vista de documento, siga estos pasos:

1. Navegue hasta el centro de funciones Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y realice la acción Configuración del módulo.
3. Introduzca el valor de umbral deseado en el campo Umbral de vista de documentos.
4. El valor del umbral de la vista de documentos se ha modificado.

Configuración de la conversión de documentos

Ciertos tipos de archivos pueden convertirse en PDF o PDF/A dentro de Document Central. Por ejemplo, un documento de Word guardado en Document Central se puede convertir a PDF. Tanto el documento original de Word como el PDF convertido, o solo el PDF convertido, se guardarán en Document Central.

Note

Para convertir documentos impresos con la función de impresión en sombra durante la contabilización, configure la conversión de PDF a PDF/A-3. Cuando la conversión de PDF a PDF/A-3 está configurada, cualquier PDF se convertirá automáticamente, ya sea que se cargue manualmente o se imprima dos veces. Además, el campo Cargar archivo fuente se desactiva durante la conversión de PDF, de lo contrario, el documento se almacenaría con dos versiones.

Para configurar la conversión de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Convertir documento.
4. Se mostrará el campo Tipos de documentos a convertir.
5. Haga clic en el número para abrir la página Convertir a PDF y definir los tipos de documentos.
6. Seleccione la extensión de archivo que se convertirá en el campo Descripción de la extensión de archivo.
7. Seleccione el tipo de PDF al que se debe convertir el archivo en el campo Transformar a.
8. Active la casilla Cargar archivo de origen si también se debe guardar el archivo original.
9. Cierre la página Convertir a PDF.
10. Los tipos de archivo definidos ahora se convertirán.

Configuración de la FactBox

El título, la imagen y el comportamiento de la FactBox para el área de almacenamiento de documentos DropZone de Document Central se pueden configurar. Puede cambiar el título y la imagen de DropZone o configurar el comportamiento para mostrar el número actual de documentos en tiempo real. Esto asegura que si otro usuario guarda un documento en la misma área mientras la FactBox está visible, el recuento de documentos se actualiza en vivo. Además, la carga del recuento de documentos se puede desplazar a un proceso en segundo plano.

Info

Las configuraciones de actualización en vivo y en segundo plano son independientes entre sí y se pueden activar simultáneamente. Puede restaurar la configuración predeterminada de DropZone seleccionando Usar valores predeterminados de DropZone en la configuración del módulo.

Para configurar el título de la DropZone, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Ingrese el nombre de DropZone en el campo Título de DropZone.
4. El título de DropZone ahora está cambiado.

Para configurar la imagen de DropZone, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Ejecute la acción Cambiar imagen de DropZone en la barra de menú.
4. Cargue un archivo de imagen arrastrándolo y soltándolo en el área de carga o usando el selector de archivos.
5. La imagen de DropZone ahora está cambiada.

Para configurar la actualización en vivo, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Actualización en vivo de DropZone.
4. La actualización en vivo ahora está activada.

Para configurar la actualización en segundo plano, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Actualización en segundo plano de FactBox.
4. La actualización en segundo plano ahora está activada.

Configuración de las extensiones de archivo permitidas

Para controlar qué archivos se pueden guardar, puede permitir solo ciertas extensiones de archivo. Esta restricción se puede configurar utilizando el modo de lista blanca o lista negra. En el modo de lista blanca, solo se permiten las extensiones de archivo definidas. En el modo de lista negra, se permiten todas las extensiones de archivo excepto las de la lista definida.

Para configurar las extensiones de archivo permitidas, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Restricción de extensión de archivo.
4. Confirme la pregunta de si desea configurar la extensión de archivo con Sí.
5. Se muestra la lista de extensiones de archivo permitidas. Ingrese las extensiones de archivo permitidas en la lista.
6. Cierre la página Extensiones de archivo permitidas.
7. Solo las extensiones de archivo definidas ahora estarán permitidas.

Info

El modo de restricción predeterminado está configurado en Modo de lista blanca. Además, las extensiones de archivo deben ingresarse sin un punto. Por ejemplo, ingrese docx para un documento de Word.

Para configurar el modo de restricción de extensión de archivo, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Seleccione el modo en el campo Modo de restricción de extensión de archivo.
4. Las extensiones de archivo definidas ahora estarán permitidas o restringidas según el modo seleccionado.

Configuración de la notificación de autenticación

Puede activar una notificación que informe al usuario de que no está autenticado con Document Central. Esta notificación se puede activar en la configuración del módulo y también ofrece la opción de autenticarse directamente.

Para configurar la notificación de autenticación, siga estos pasos:

1. vaya al centro de funciones Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. haga clic en Configuración en la barra de menú y realice la acción Configuración del módulo.
3. active la casilla Activar notificación de autenticación.
4. la notificación de autenticación está ahora activada y se muestra si el usuario no está autenticado.

Configuración del gráfico del centro de roles

A medida que se guardan más documentos en Document Central con el tiempo, es posible que desee saber qué tipos de contenido se guardan más. La versión estándar de Document Central ofrece un gráfico para este propósito, que se puede activar para roles específicos.

Para configurar el gráfico del centro de roles, siga estos pasos:

1. Navegue a través del Centro de roles - Administrador de Document Central.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla Habilitar gráfico del centro de roles.
4. Configure el número máximo de tipos de contenido que se mostrarán en el gráfico utilizando el campo Máx. número de tipos de contenido.
5. El gráfico ahora es visible en el centro de roles.

Configuración de la transformación de nombres de archivo

Puede ser necesario traducir ciertos caracteres antes de transferir un archivo o correo electrónico al repositorio. Document Central incluye una función predeterminada para traducir caracteres en el nombre del archivo o el asunto del correo electrónico.

Info

Para eliminar ciertos caracteres, deje el campo Nuevo valor en blanco e ingrese los caracteres a eliminar en el campo Valor antiguo.

Para configurar la transformación de nombres de archivo, siga estos pasos:

1. Navegue a través del DMS by Simova - Administrador centro de roles.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Ejecute la acción Abrir transformación de nombres de archivo en la barra de menú.
4. Active la casilla Transformar nombre de archivo.
5. Ingrese el Valor antiguo y el Nuevo valor en el que se traducirá en la lista Transformación.
6. El nombre del archivo ahora se transformará.

Para configurar la transformación del asunto del correo electrónico, siga estos pasos:

1. Navegue a través del DMS by Simova - Administrador centro de roles.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Ejecute la acción Abrir transformación de nombres de archivo en la barra de menú.
4. Active la casilla Transformar asunto del correo electrónico.
5. Ingrese el Valor antiguo y el Nuevo valor en el que se traducirá en la lista Transformación.
6. El asunto del correo electrónico ahora se transformará.

Configuración del registro de documentos

En Document Central, el manejo de documentos se refleja con precisión cuando un documento se modifica o edita. Este registro proporciona una documentación fiable y precisa del historial de un documento, garantizando una visión transparente de su progreso. Se creará un registro para los siguientes eventos:

Evento de Registro	Explicación
Archivado	El documento ha sido cargado manualmente, creado durante una conversión de documento, a través de una extensión de DMS, un enlace, una migración de documentos o la función de doble impresión.
Eliminación	El documento ha sido eliminado.
Descarga	El documento ha sido descargado.
Cambio de Metadatos	Los metadatos del documento han sido cambiados.
Restauración	La versión de un documento ha sido restaurada para ser la versión actual.
Cesta de Documentos	El documento ha sido añadido a la cesta de documentos o el documento ha sido descargado a través de la cesta de documentos.
Asignación de Retención	Al documento se le ha asignado una etiqueta de retención.
Versionado	Se ha cargado una versión de un documento.
Movido	El documento ha sido movido a otra biblioteca de documentos o registro.
Exportar Todo	El documento y quizás otros han sido descargados a través de la acción "Exportar Todo".

Info

Todos los eventos se rastrean por defecto. Sin embargo, dentro de la configuración del módulo, en la sección Configuración del Registro de Documentos, se puede desactivar el seguimiento de eventos específicos.

Para habilitar o deshabilitar el registro, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del Módulo.
3. Navegue a la sección Configuración del Registro de Documentos.
4. Active o desactive los tipos de registro deseados utilizando las casillas de verificación.
5. El registro está ahora configurado para satisfacer sus necesidades.

Configuración de la Cola de Trabajos

Document Central ejecuta algunos procesos en segundo plano. Estos procesos son ejecutados por las entradas de la cola de trabajos en Business Central. Las entradas estándar de la cola de trabajos para Document Central se crean automáticamente con la instalación de la extensión. Esto incluye las siguientes entradas de la cola de trabajos:

Entrada de la Cola de Trabajos	Descripción	Parámetro
DMS Job Queue - Archive	Esta entrada de la cola de trabajos procesa la cola de informes y sube los documentos de la impresión en sombra al repositorio.	La ejecución se realiza cada minuto.
DMS Job Queue - Synchronize Document Library	Esta entrada de la cola de trabajos sincroniza las bibliotecas de documentos con la entrada de documentos.	La ejecución se realiza cada minuto.
DMS Job Queue - Import / Assign	Esta entrada de la cola de trabajos procesa la importación y asignación de archivos y documentos desde la lista de entrada.	La ejecución se realiza cada minuto.
DMS Job Queue - Cycle creation	Esta entrada de la cola de trabajos crea el nuevo ciclo al comienzo de un nuevo año. La ejecución se realiza el primer día del nuevo año.	La ejecución se realiza cada minuto.
DMS Job Queue - Clean Uploads	Esta entrada de la cola de trabajos limpia el campo BLOB si la subida al repositorio debe realizarse más tarde. Esto puede suceder si el repositorio no estaba disponible en el momento de la subida.	La ejecución se realiza cada minuto.

Para configurar los errores máximos por ejecución de la cola de trabajos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Setup en la barra de cinta y ejecute la acción Module Setup.
3. En la sección Job Queue, especifique el valor máximo de errores en el campo Maximum Errors per Job Queue Run.
4. El valor máximo de errores está ahora configurado.

Para volver a crear las entradas de la cola de trabajos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Ejecute la acción Create default entries en la lista Job Queue Entries directamente desde el rol Document Central - Administrator.
3. Las entradas estándar de la cola de trabajos se crean.

Configuración de la Cola de Informes

Los informes generados a través de una acción de impresión o durante un proceso de contabilización pueden ser almacenados automáticamente utilizando la cola de informes. Los informes específicos que deben ser almacenados a través de la cola de informes pueden ser definidos en los ajustes de informes.

Para configurar los parámetros de la cola de informes, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Setup en la barra de cinta y ejecute la acción Module Setup.
3. Los parámetros se encuentran en la Cola de Informes.
4. Especifique en qué contexto deben subirse las entradas de la cola de informes en el campo Archive Queue Upload Method.
5. Especifique el número de reintentos que se deben intentar para subir una entrada en el campo Retries per entry.
6. Especifique el tiempo de espera para el siguiente intento en el campo Time span for next retry.
7. Especifique el número de entradas que se deben intentar en una ejecución en el campo Total Upload attempts per Run.
8. Especifique el número de sesiones en paralelo que se ejecutan en el campo Max. Parallel Running Sessions.
9. Los parámetros para la cola de archivos están ahora configurados.