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Configuración de Metadatos

Los metadatos representan los atributos de los documentos y se asignan a los tipos de contenido. Los metadatos deben ser creados antes que los tipos de contenido. Document Central admite varios tipos de metadatos, incluidos Texto, Entero, Booleano, Fecha y Hora, Número y GUID. El tipo define las opciones de entrada para los valores de los metadatos.

Crear y publicar metadatos

Los metadatos deben definirse para todos los tipos de repositorio y se utilizan para almacenar propiedades relevantes sobre un documento en el repositorio. Al crear metadatos para SharePoint, es necesario publicar los metadatos. Para Azure Blob Storage o Base de Datos, la publicación no es necesaria y la acción de publicación no será visible.

Para crear y publicar metadatos, sigue estos pasos:

  1. Navega a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecuta la acción Metadatos.
  3. Especifica el nombre de los metadatos ingresando un nombre significativo en el campo Nombre para mostrar.
  4. Selecciona el Tipo de los metadatos.
  5. Ejecuta la acción Publicar en Repositorio en la barra de cinta.
  6. Los metadatos se transfieren al repositorio.
  7. Los metadatos se marcan como Publicados cuando se han transferido con éxito.

Warning

Asegúrate de que se seleccione el tipo correcto de metadatos. Ten en cuenta que la publicación de los metadatos no es necesaria para los tipos de repositorio Azure Blob Storage y Base de Datos.

Restablecer estado de publicación

El estado de publicación indica si los metadatos ya han sido publicados en el repositorio. La publicación de metadatos solo es necesaria para el repositorio de SharePoint. En Document Central, el estado Publicado se puede restablecer, lo que permite que los metadatos se publiquen nuevamente. Si los metadatos ya existen en el repositorio, se omitirán.

Para restablecer el estado de publicación de un metadato, sigue estos pasos:

  1. Navega a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecuta la acción Metadatos.
  3. Marca los metadatos que deben ser restablecidos.
  4. Ejecuta la acción Restablecer Estado en la barra de cinta.
  5. La casilla de verificación Publicado será restablecida.

Info

Los metadatos en el repositorio no se eliminan cuando se restablece el estado. Si se utiliza un repositorio de SharePoint, los metadatos publicados anteriormente no se pueden eliminar y permanecerán en SharePoint, al igual que en Document Central.

Actualizar metadatos desde el repositorio

Si se utiliza el repositorio de SharePoint y los metadatos ya han sido creados allí, se pueden cargar en Document Central. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si deseas cargar una estructura existente desde SharePoint.

Para sincronizar los metadatos existentes desde el repositorio, sigue estos pasos:

  1. Navega a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecuta la acción Metadatos.
  3. Ejecuta la acción Actualizar Repositorio en la barra de cinta.
  4. Los metadatos se cargan automáticamente desde el repositorio y se añaden a la lista de metadatos.

Warning

Solo se cargarán los metadatos añadidos a una categoría Document Central en las columnas de SharePoint.

Indexación de Metadatos

Document Central proporciona la opción de indexar metadatos. Los metadatos indexados se almacenan directamente en la entrada del documento además de ser almacenados en la tabla de metadatos separada. Esto resulta en mejoras significativas en el rendimiento para las búsquedas de metadatos y también permite que las columnas de metadatos se muestren directamente en la vista de página.

Important

Solo los metadatos indexados se mostrarán en el datagrid, búsqueda de documentos y vista de página.

Info

Se pueden indexar hasta 25 campos de metadatos:
- 2 campos de metadatos de Fecha
- 2 campos de metadatos de Fecha y Hora
- 21 otros campos de metadatos de cualquier tipo

Cómo Indexar un Campo de Metadatos

Para indexar un campo de metadatos, sigue estos pasos:

  1. Navega al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. En la cinta, haz clic en Repositorio y luego ejecuta la acción Metadatos.
  3. Selecciona el campo de metadatos que deseas indexar y haz clic en Preparar para Indexación en la sección de Indexación.
  4. Una vez que el estado cambie a Esperando Inicio, utiliza la acción Iniciar Indexación para comenzar la indexación.

Info

Una vez que se ha iniciado la indexación, puedes ver su progreso haciendo clic en la acción Mostrar/Ocultar Estado.
También puedes seleccionar múltiples campos de metadatos para indexar a la vez.
Sin embargo, detener el proceso de indexación detendrá la indexación de todos los Metadatos que se iniciaron en una Selección.

Limpiar Metadatos Indexados

Al limpiar metadatos indexados, hay tres opciones disponibles:

  • Limpiar Índice Completo
    Elimina los campos indexados de las entradas de documentos y borra el índice de la configuración de metadatos.

  • Limpiar Índice y Retener Configuración en Metadatos
    Elimina los campos indexados de las entradas de documentos pero mantiene la configuración del índice en los metadatos.
    El estado de indexación simplemente será restablecido.

  • Retener Índice en Entradas de Documentos
    Restablece el estado de indexación en los metadatos pero mantiene el índice en las entradas de documentos.
    Esta opción se recomienda si planeas volver a ejecutar la indexación.

Para limpiar un campo de metadatos indexados, sigue estos pasos:

  1. Navega al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. En la cinta, haz clic en Repositorio y luego ejecuta la acción Metadatos.
  3. Selecciona el campo de metadatos que deseas limpiar y haz clic en Limpiar Índices en la sección de Indexación.