Configuración de metadatos
Los metadatos representan los atributos de los documentos y se asignan a tipos de contenido. Los metadatos deben ser creados antes de los tipos de contenido. Document Central admite varios tipos de metadatos, incluidos Texto, Entero, Booleano, FechaHora, Número y GUID. El tipo define las opciones de entrada para los valores de metadatos.
Crear metadatos
Los metadatos deben definirse para todos los tipos de repositorio y sirven para almacenar propiedades relevantes de un documento en el repositorio.
Para crear metadatos, siga estos pasos:
- Navegue a través del Document Central - Administrador centro de roles.
- Haga clic en Configuración del repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Metadatos.
- Ingrese el nombre de los metadatos escribiendo un nombre significativo en el campo Nombre para mostrar.
- Seleccione el Tipo de metadatos.
Warning
Asegúrese de que se haya seleccionado el tipo correcto de metadatos.
Agregar metadatos a un tipo de contenido
Para agregar metadatos a un tipo de contenido después de crearlos, siga estos pasos:
- Inicie en el centro de roles Document Central Administrator.
- Haga clic en Configuración del repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Tipo de contenido.
- Seleccione el tipo de contenido al que desea agregar metadatos. También puede seleccionar todos los tipos de contenido.
- Haga clic en la barra de menú en Configuración y luego en Agregar todos los metadatos.
- Alternativamente, puede saltar al tipo de contenido y agregar el nuevo metadato en la sección Metadatos.
- El nuevo metadato creado se agregará ahora al tipo de contenido.
Info
Para que los metadatos recién creados puedan ser utilizados, deben ser publicados si está utilizando SharePoint como repositorio. Para más información, consulte Publicación en SharePoint.
Indexar metadatos
Document Central ofrece la posibilidad de indexar metadatos. Los metadatos indexados se almacenan directamente en la entrada del documento, además de en la tabla de metadatos separada. Esto resulta en ventajas de rendimiento significativas en la búsqueda de metadatos y también permite mostrar columnas de metadatos directamente en la vista de página.
Important
Solo los metadatos indexados se mostrarán en el Datagrid, en la búsqueda de documentos y en la vista de página de las entradas de documentos.
Info
Se pueden indexar hasta 25 campos de metadatos:
- 2 campos de metadatos de fecha
- 2 campos de metadatos de fecha y hora
- 21 campos de metadatos adicionales de cualquier tipo
Cómo indexar un campo de metadatos
Siga estos pasos para indexar un campo de metadatos:
- Navegue al centro de roles "Document Central - Administrador".
- Haga clic en la barra de cinta en Configuración del repositorio y ejecute la acción Metadatos.
- Seleccione el campo de metadatos que desea indexar y haga clic en el área Indexación en Preparar para indexación.
- Una vez que el estado cambie a Esperando inicio, use la acción Iniciar indexación para comenzar la indexación.
Info
Una vez que se haya iniciado la indexación, puede ver el progreso a través de la acción Mostrar/Ocultar estado.
Puede seleccionar varios campos de metadatos a la vez.
Sin embargo, si se detiene la indexación, esto afectará a todos los campos de metadatos que se iniciaron con una selección.
Eliminar metadatos indexados
Al eliminar índices, hay tres opciones disponibles:
-
Eliminar índice completo
Elimina los campos indexados de las entradas de documentos y elimina la configuración del índice de los metadatos. -
Eliminar índice y conservar configuración de metadatos
Elimina los campos indexados de las entradas de documentos, pero conserva la configuración del índice en los metadatos.
El estado de indexación simplemente se restablece. -
Conservar índice en las entradas de documentos
Solo restablece el estado de indexación en los metadatos, pero conserva el índice en las entradas de documentos.
Esta opción se recomienda si se desea ejecutar la indexación nuevamente.
Para eliminar un índice:
- Navegue al centro de roles "Document Central - Administrador".
- Haga clic en la barra de cinta en Configuración del repositorio y ejecute la acción Metadatos.
- Seleccione el campo de metadatos cuyo índice desea eliminar y haga clic en el área Indexación en Eliminar índice.