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Configuración de Asignaciones

Las asignaciones representan el enlace de datos entre un área en Business Central, una biblioteca de documentos y los metadatos. Solo se puede crear una asignación por área. La definición de una asignación se realiza a través de la definición del tipo de documento. Una vez creada una asignación, se pueden configurar varios ajustes, incluidos los que ajustan el comportamiento del FactBox.

Para crear una asignación y asignarla a una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Ejecute la acción Nuevo en la barra de menú.
  4. Especifique el código de asignación ingresando un código en el campo Código.
  5. Especifique la descripción de la asignación ingresando una descripción en el campo Descripción.
  6. Seleccione un código de biblioteca de documentos en el campo Código de Biblioteca de Documentos para vincular la asignación con una biblioteca de documentos.
  7. Especifique la tabla ingresando o seleccionando una ID/Nombre de tabla en el campo Tabla.
  8. Especifique la página ingresando o seleccionando una ID/Nombre de página en el campo Tarjeta de Página.
  9. Especifique la lista ingresando o seleccionando una ID/Nombre de lista en el campo Lista de Página.
  10. Agregue la asignación de Campo de Origen y Nombre de Visualización de Metadatos en el registro Asignación de Campos. Un campo de la tabla definida de Business Central se selecciona como el Campo de Origen. Los metadatos apropiados de la configuración de Document Central se seleccionan como el Nombre de Visualización de Metadatos.
  11. Active la casilla de verificación Incluir en Consulta para el campo de origen que se utilizará para la consulta. Estos suelen ser campos de número de secuencia en la tabla.
  12. Ejecute la acción Establecer Tipo de Documento en la barra de menú.
  13. La casilla de verificación Tipo de Documento Único debe estar activada si solo hay un tipo de documento en la tabla definida. En caso de que haya varios tipos de documentos en la tabla, la asignación debe definirse mediante un Campo de Tabla y el Valor específico. En la mayoría de los casos, hay un campo de tipo de documento que se puede utilizar para seleccionar el valor correspondiente para el tipo de documento.
  14. La creación de la asignación está completada.

Configurar asignación alternativa

Puede haber tipos de documentos en Business Central que se archivan en la ejecución del proceso comercial. Se debe configurar una asignación alternativa en la asignación del tipo de documento original para crear una coincidencia con el tipo de documento archivado.

Para configurar una asignación alternativa en la asignación del tipo de documento original, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación alternativa.
  4. Seleccione un código de asignación en el campo Código de Asignación Alternativa para vincular una asignación original con otra asignación.
  5. La asignación alternativa está ahora configurada.

Warning

Es importante que primero se creen todas las asignaciones. La configuración de asignación alternativa para áreas archivadas solo debe realizarse después de eso.

Configurar la lista de tipos de contenido para el Factbox

La configuración del FactBox de Document Central también se puede configurar en la asignación. El FactBox contiene el área de DropZone, pero también puede mostrar los tipos de contenido y su número directamente.

Para activar la lista de tipos de contenido para el Factbox, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar Lista de Tipos de Contenido.
  5. Los tipos de contenido ahora se enumerarán para el área de asignación.

Info

La visualización de tipos de contenido está limitada a 10 tipos de contenido en el FactBox.

Establecer el nombre del archivo al cargar

Los documentos se pueden guardar a través del FactBox de Document Central. De forma predeterminada, el nombre del archivo se toma del documento, pero se puede establecer manualmente durante el proceso de archivo.

Para establecer el nombre del archivo al cargar, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Establecer Nombre de Archivo al Cargar.
  5. El nombre del archivo se puede establecer al cargar.

Forzar plantillas de metadatos

Si se han configurado plantillas de metadatos en la gestión de metadatos, los valores predefinidos se pueden hacer obligatorios. En este caso, ya no es posible sobrescribir las plantillas con valores personalizados.

Para forzar plantillas de metadatos, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Forzar Plantillas de Metadatos.
  5. Las plantillas de metadatos ya no se pueden sobrescribir.

Configuración de agrupación de documentos

Para resumir documentos en un grupo, use la función de Agrupación de Documentos. La agrupación de documentos le permite crear ID de grupo que se pueden asignar a documentos relacionados.

Para activar la agrupación de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar Agrupación.
  5. Especifique la serie de números para la agrupación de documentos en el campo Serie de Números para la Agrupación de Documentos.
  6. La agrupación de documentos está ahora activada para el área de asignación.

Configuración de la relación de documentos para asignaciones

En Document Central, generalmente se activa una relación de documentos. Esta relación se puede activar o desactivar para cada asignación. La relación de documentos inversa también se puede activar o desactivar.

Para activar la relación de documentos para asignaciones, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar Relación de Documentos para activar la relación de documentos normal.
  5. Active la casilla de verificación Prohibir Relación de Documentos Inversa para prohibir la relación de documentos inversa.
  6. La relación de documentos ahora está activa y la relación de documentos inversa ahora está desactivada.

Info

La relación de documentos inversa también debe activarse en la configuración del módulo. Solo debe habilitarse para casos de uso especiales.

Configurar asignación de correo electrónico

La información relevante del correo electrónico se puede transferir automáticamente desde Outlook como metadatos si los correos electrónicos se guardan desde Outlook en el Document Central mediante arrastrar y soltar. Esto incluye las direcciones de correo electrónico y el asunto.

Para crear la asignación de correo electrónico, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignación de Correo Electrónico.
  3. Especifique el código de asignación de correo electrónico ingresando un código en el campo Código.
  4. Seleccione el tipo de contenido en el campo Nombre del Tipo de Contenido.
  5. Seleccione los metadatos para el nombre del remitente en el campo Campo del Remitente.
  6. Seleccione los metadatos para el correo electrónico del remitente en el campo Campo de Correo Electrónico del Remitente.
  7. Seleccione los metadatos para los destinatarios en el campo Campo de Destinatarios.
  8. Seleccione los metadatos para la información de copia en el campo Campo de Copia.
  9. Seleccione los metadatos para el asunto en el campo Campo del Asunto.
  10. La asignación de correo electrónico está ahora configurada.

Asignar la asignación de correo electrónico

Una asignación de correo electrónico creada se puede asignar a otras asignaciones.

Para asignar la asignación de correo electrónico, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Seleccione la asignación de correo electrónico creada en el campo Código de Asignación de Correo Electrónico.
  5. Los metadatos de la asignación de correo electrónico se guardarán automáticamente para esta asignación en caso de arrastrar y soltar un correo electrónico.

Configuración de Quickdrop

El Quickdrop es un área especial en el FactBox de Document Central. Cuando Quickdrop está activado, se vuelven visibles hasta tres áreas de almacenamiento adicionales, lo que permite guardar documentos rápidamente sin definir un tipo de contenido o metadatos.

Para activar el Quickdrop, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar Quickdrop.
  5. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido 1 para definir el primer tipo de contenido.
  6. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido 2 para definir el segundo tipo de contenido.
  7. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de Contenido 3 para definir el tercer tipo de contenido.
  8. El Quickdrop ahora está activo para el área de asignación.

Configuración de documentos acompañantes de correo electrónico

Los documentos se pueden guardar a través del FactBox de Document Central. Puede activar una casilla de verificación para marcar un documento como documento acompañante de correo electrónico. Este valor se puede utilizar en la extensión Document Central for Dispatch para filtrar documentos que solo son relevantes como archivos adjuntos de correo electrónico.

Para activar documentos acompañantes de correo electrónico, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Habilitar Documentos Acompañantes.
  5. Seleccione un metadato en el campo Metadatos para Documentos Acompañantes de Correo Electrónico.
  6. La casilla de verificación para documentos acompañantes de correo electrónico ahora está activa para el área de asignación.

Note

Los metadatos deben ser del tipo Boolean. El campo Limitar Documentos Acompañantes a permite que la casilla de verificación sea visible para un grupo definido de usuarios.

Configuración de documentos acompañantes de portal

Los documentos se pueden guardar a través del FactBox de Document Central. Puede activar una casilla de verificación para marcar un documento como documento acompañante de portal. Este valor se puede utilizar en la extensión Document Central for Portals para filtrar documentos que solo son relevantes como descarga de portal.

Para activar documentos acompañantes de portal, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Habilitar Documentos Acompañantes de Portal.
  5. Seleccione un metadato en el campo Metadatos para Documentos Acompañantes de Portal.
  6. La casilla de verificación para documentos acompañantes de portal ahora está activa para el área de asignación.

Note

Los metadatos deben ser del tipo Boolean. El campo Limitar Documentos Acompañantes de Portal a permite que la casilla de verificación sea visible para un grupo definido de usuarios.

Configuración de FactBox de código de barras

Para poder imprimir cualquier etiqueta de código de barras, hay configuraciones y campos en las asignaciones que debe configurar y activar.

Para activar el FactBox de código de barras, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar FactBox de Código de Barras.
  5. Active la casilla de verificación Activar Impresión de Etiquetas de Código de Barras.
  6. Especifique la serie de números para el código de barras en el campo Serie de Números de Código de Barras.
  7. Especifique el tipo de código de barras en el campo Tipo de Código de Barras.
  8. Active la casilla de verificación Crear Siempre Nuevo Código de Barras si se debe utilizar una ID de código de barras diferente al imprimir.
  9. El FactBox de código de barras ahora es visible y puede imprimir etiquetas de código de barras utilizando una acción en el FactBox.

Configuración de creación de código de barras al contabilizar

Si el FactBox de código de barras ha sido activado, las entradas de código de barras se pueden generar automáticamente cuando se contabiliza o convierte un documento.

Para activar la creación de código de barras al contabilizar, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Haga clic en el Código de asignación que debe configurarse con la asignación de correo electrónico.
  4. Active la casilla de verificación Activar Creación de Código de Barras al Contabilizar.
  5. Especifique el tipo de contenido del código de barras en el campo Tipo de Contenido del Código de Barras al Contabilizar.
  6. La creación de código de barras al contabilizar ahora está activada.

Configuración de metadatos de mapeo

Cuando se carga un documento en Document Central, los metadatos pueden asignarse automáticamente durante el proceso de carga. Esto se logra creando asignaciones de campos (Field Mappings). Un campo de origen de la tabla relacionada se asigna a un campo de metadatos, de modo que el valor del campo de origen se escribe en los metadatos.

Para configurar los metadatos en el mapeo, siga estos pasos:

  1. Vaya al centro de roles Document Central – Administrator.
  2. Haga clic en Mapping en la barra de menús y ejecute la acción Mappings.
  3. Seleccione el Código de mapeo que desea configurar.
  4. Abra la parte Field Mapping List Part.
  5. Cree una nueva entrada e indique el campo de origen cuyo valor se debe guardar en los metadatos.
  6. Añada el campo de metadatos (por nombre para mostrar) en el que se almacenará el valor.

Info

Esto también se puede configurar en el Dynamic Field Mapping. En este caso, el valor no proviene de un campo de tabla, sino de un mapeo de datos.

Metadatos Include in Query

La opción Include in Query es un identificador especial que asegura que los metadatos se incluyan en el número de documento de la entrada de documento. Esta configuración hace que el documento cargado sea único en un área específica.

Ejemplo: El número de documento para las Facturas de venta registradas suele ser el Nº de factura de venta, ya que es la clave primaria de la tabla correspondiente. Con esta configuración, los documentos cargados se almacenarán por registro, lo que permite su visualización y versionado. En este caso, el número de documento sería el valor del Nº de factura de venta.

Para configurar un metadato Include in Query:

  1. Vaya al centro de roles Document Central – Administrator.
  2. Haga clic en Mapping en la barra de menús y ejecute la acción Mappings.
  3. Seleccione el Código de mapeo que desea configurar.
  4. Abra la parte Field Mapping List Part.
  5. Cree una nueva entrada o seleccione una existente.
  6. Active el campo Include in Query.

Info

Es posible definir hasta dos campos Include in Query. En este caso, el número de documento se separará con una coma.
Ejemplo: En la tabla de tareas de proyecto, tanto el Nº de tarea como el Nº de proyecto pueden configurarse como campos Include in Query. El número de documento resultante sería, por ejemplo: 1000,PJ1000.

Con la Include in Query Sequence se determina qué valor aparece primero en el número de documento. El valor más bajo de la secuencia será el primero.

Warning

El campo Document No. solo puede almacenar 20 caracteres. Esto puede causar problemas con números de documento largos.
Si ocurren problemas, póngase en contacto con el soporte de Simova. Actualmente se está evaluando una solución para esta limitación.