Saltar al contenido

Configuración de Mappings

Los mappings representan la conexión de datos entre un área en Business Central, una biblioteca de documentos y los metadatos. Solo se puede crear un mapping por área. La definición de un mapping se realiza a través de la definición del tipo de documento. Una vez que se ha creado un mapping, se pueden configurar varias opciones, incluidas aquellas que ajustan el comportamiento de la FactBox.

Para crear un mapping y asignarlo a una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central – Administrator centro de roles.
  2. En la barra de menú, seleccione Asignación y ejecute la acción Mappings.
  3. Seleccione la acción Nuevo para crear un nuevo mapping.
  4. En el campo Código, ingrese un código de mapping único. El código puede ser, por ejemplo, una abreviatura del área para la que se configura el mapping.
  5. En el campo Descripción, proporcione una descripción clara y única que deje claro el propósito del mapping.
  6. En el campo Código de biblioteca de documentos, seleccione el código de biblioteca de documentos correspondiente. Si aún no hay una biblioteca adecuada, debe crearse primero.
  7. Navegue a la pestaña Fuente.
  8. En el campo Tabla, ingrese o seleccione la ID de tabla relevante o el nombre de la tabla.
  9. En el campo Página, ingrese o seleccione la ID de página correspondiente o el nombre de la página.
  10. En el campo Lista de páginas, ingrese o seleccione la ID de lista correspondiente o el nombre de la lista.
  11. Navegue a la pestaña Asignación de campos.
  12. Agregue las asignaciones deseadas entre Campo de origen y Nombre de visualización de metadatos. El campo de origen proviene de la tabla de Business Central definida, mientras que el nombre de visualización de metadatos se selecciona de la configuración de Document Central.
  13. Active la casilla Incluir en consulta si el campo de origen correspondiente debe ser utilizado para consultas. Por lo general, se trata de campos de números de secuencia.
  14. Ejecute la acción Establecer tipo de documento.
  15. Active la casilla Tipo de documento único si solo hay un tipo de documento en la tabla subyacente. Si existen varios tipos de documentos, el tipo de documento debe definirse a través de un Campo de tabla y el Valor correspondiente. En muchas tablas hay un campo de tipo de documento disponible.

Configurar mapping alternativo

Puede haber tipos de documentos en Business Central que se archivan en el proceso comercial. Se debe configurar un mapping alternativo en el mapping del tipo de documento original para crear una coincidencia con el tipo de documento archivado.

Para configurar un mapping alternativo en el mapping del tipo de documento original, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará con el mapping alternativo.
  4. Seleccione un código de mapping en el campo Código de mapping alternativo para vincular un mapping original con otro mapping.
  5. El mapping alternativo ahora está configurado.

Warning

Es importante que todos los mappings se creen primero. El mapping alternativo para áreas archivadas debe realizarse solo después.

Configurar lista de tipos de contenido para la FactBox

Las configuraciones para la FactBox de Document Central también se pueden configurar en el mapping. La FactBox incluye el área de DropZone, pero también puede mostrar directamente los tipos de contenido y su cantidad.

Para activar la lista de tipos de contenido para la FactBox, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Activar listado de tipos de contenido.
  5. Los tipos de contenido ahora se enumerarán para el área de mapping.

Info

La visualización de tipos de contenido en la FactBox está limitada a 10 tipos de contenido.

Establecer nombre de archivo al cargar

Los documentos se pueden guardar a través de la FactBox de Document Central. De forma predeterminada, el nombre del archivo se toma del documento, pero se puede establecer manualmente durante el proceso de archivo.

Para establecer el nombre del archivo al cargar, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Establecer nombre de archivo al cargar.
  5. El nombre del archivo ahora se puede establecer al cargar.

Forzar plantillas de metadatos

Si se han configurado plantillas de metadatos en la gestión de metadatos, se pueden hacer obligatorios los valores predefinidos. En este caso, ya no será posible sobrescribir las plantillas con valores personalizados.

Para forzar las plantillas de metadatos, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Forzar plantillas de metadatos.
  5. Las plantillas de metadatos ya no se pueden sobrescribir.

Configurar agrupación de documentos

Para agrupar documentos, utilice la función de agrupación de documentos. La agrupación de documentos le permite crear IDs de grupo que se pueden asignar a documentos relacionados.

Para activar la agrupación de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Activar agrupación.
  5. Ingrese la serie de números para la agrupación de documentos en el campo Serie de números para agrupación de documentos.
  6. La agrupación de documentos ahora está activada para el área de mapping.

Configurar relación de documentos para mappings

Una relación de documentos en Document Central está generalmente activada. Esta relación se puede activar o desactivar para cada mapping. La relación de documentos inversa también se puede activar o desactivar.

Para activar la relación de documentos para mappings, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Activar relación de documentos para activar la relación de documentos normal.
  5. Active la casilla Prohibir relación de documentos inversa para prohibir la relación de documentos inversa.
  6. La relación de documentos ahora está activa, y la relación de documentos inversa ahora está desactivada.

Info

La relación de documentos inversa también debe activarse en la configuración del módulo. Debe activarse solo para casos de uso especiales.

Configurar E-Mail Mapping

La información relevante del correo electrónico se puede transferir automáticamente desde Outlook como metadatos cuando se guardan correos electrónicos desde Outlook en Document Central mediante arrastrar y soltar. Esto incluye las direcciones de correo electrónico y el asunto.

Para crear el E-Mail Mapping, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción E-Mail Mapping.
  3. Ingrese el código de E-Mail Mapping ingresando un código en el campo Código.
  4. Seleccione el tipo de contenido en el campo Nombre de tipo de contenido.
  5. Seleccione los metadatos para el nombre del remitente en el campo Campo de remitente.
  6. Seleccione los metadatos para el correo electrónico del remitente en el campo Campo de correo electrónico del remitente.
  7. Seleccione los metadatos para los destinatarios en el campo Campo de destinatario.
  8. Seleccione los metadatos para la información en el campo Campo CC.
  9. Seleccione los metadatos para el asunto en el campo Campo de asunto.
  10. El E-Mail Mapping ahora está configurado.

Asignar E-Mail Mapping

Un E-Mail Mapping creado se puede asignar a otros mappings.

Para asignar el E-Mail Mapping, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará con el E-Mail Mapping.
  4. Seleccione el E-Mail Mapping creado en el campo Código de E-Mail Mapping.
  5. Los metadatos de E-Mail Mapping se guardarán automáticamente para este mapping si se inserta un correo electrónico mediante arrastrar y soltar.

Configurar Quickdrop

El Quickdrop es un área especial en la FactBox de Document Central. Cuando el Quickdrop está activado, se hacen visibles hasta tres áreas de almacenamiento adicionales, lo que permite guardar documentos rápidamente sin definir un tipo de contenido o metadatos.

Para activar el Quickdrop, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará con el E-Mail Mapping.
  4. Active la casilla Activar Quickdrop.
  5. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de contenido 1 para definir el primer tipo de contenido.
  6. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de contenido 2 para definir el segundo tipo de contenido.
  7. Seleccione un tipo de contenido en el campo Tipo de contenido 3 para definir el tercer tipo de contenido.
  8. El Quickdrop ahora está activo para el área de mapping.

Configurar documentos adjuntos de E-Mail

Los documentos se pueden guardar a través de la FactBox de Document Central. Puede activar una casilla para marcar un documento como documento adjunto de E-Mail. Este valor se puede utilizar en la extensión Document Central for Dispatch para filtrar documentos que solo son relevantes como archivos adjuntos de E-Mail.

Para activar documentos adjuntos de E-Mail, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Activar documentos adjuntos.
  5. Seleccione un metadato en el campo Metadatos para documentos adjuntos de E-Mail.
  6. La casilla para documentos adjuntos de E-Mail ahora está activa para el área de mapping.

Note

El metadato debe ser de tipo Boolean. El campo Restringir documentos adjuntos a permite que la casilla sea visible para un grupo definido de usuarios.

Configurar documentos de portal

Los documentos se pueden guardar a través de la FactBox de Document Central. Puede activar una casilla para marcar un documento como documento adjunto de portal. Este valor se puede utilizar en la extensión Document Central for Portals para filtrar documentos que solo son relevantes como descargas de portal.

Para activar documentos adjuntos de portal, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Active la casilla Activar documentos adjuntos de portal.
  5. Seleccione un metadato en el campo Metadatos para documentos adjuntos de portal.
  6. La casilla para documentos adjuntos de portal ahora está activa para el área de mapping.

Note

El metadato debe ser de tipo Boolean. El campo Restringir documentos adjuntos de portal a permite que la casilla sea visible para un grupo definido de usuarios.

Configurar FactBox de código de barras

Para poder imprimir etiquetas de código de barras, se deben configurar y activar ajustes y campos en los mappings.

Para activar la FactBox de código de barras, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará.
  4. Navegue a la pestaña Configuraciones de código de barras.
  5. Active la casilla Activar FactBox de código de barras.
  6. Active la casilla Activar impresión de etiquetas de código de barras.
  7. Ingrese la serie de números para el código de barras en el campo Serie de N° de código de barras.
  8. Ingrese el tipo de código de barras en el campo Tipo de código de barras.
  9. Active la casilla Crear siempre un nuevo código de barras si se debe utilizar una ID de código de barras diferente en cada impresión.
  10. La FactBox de código de barras ahora es visible, y puede imprimir etiquetas de código de barras utilizando una acción en la FactBox.

Configurar creación de código de barras al contabilizar

Cuando se activa la FactBox de código de barras, se pueden generar automáticamente entradas de código de barras cuando se contabiliza o convierte un documento.

Para activar la creación de código de barras al contabilizar, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central - Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en Asignación en la barra de menú y ejecute la acción Mappings.
  3. Haga clic en el Código de mapping que se configurará con el E-Mail Mapping.
  4. Active la casilla Activar creación de código de barras al contabilizar.
  5. Ingrese el tipo de contenido de código de barras en el campo Tipo de contenido de código de barras al contabilizar.
  6. La creación de código de barras al contabilizar ahora está activada.

Configuración de metadatos en la asignación

Cuando se carga un documento en Document Central, se pueden asignar automáticamente metadatos durante la carga. Esto se realiza mediante la creación de asignaciones de campos. Se asigna un campo de origen de la tabla correspondiente a un campo de metadatos, de modo que el valor del campo de origen se escriba en el metadato.

Para configurar metadatos en la asignación, siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central – Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en la cinta de opciones en Asignación y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Seleccione el Código de asignación que se configurará y haga clic en Editar.
  4. Navegue a la lista integrada Asignación de campos.
  5. Cree una nueva entrada e indique el campo de origen cuyo valor se escribirá en el metadato.
  6. Seleccione el campo de metadatos (a través del nombre de visualización) en el que se almacenará el valor.

Info

Esta configuración también se puede realizar a través de la Asignación dinámica. En este caso, el valor no se proporciona desde un campo de tabla, sino a través de una asignación de datos.

Incluir en metadatos de consulta

La opción Incluir en consulta es una marca especial que asegura que el metadato se incluya en el número de documento de la entrada del documento. Esto hace que el documento cargado sea único en un área específica.

Ejemplo: El número de documento para Facturas de ventas contabilizadas es generalmente el N° de factura, ya que es la clave primaria de la tabla correspondiente. Con esta configuración, los documentos cargados se almacenan por registro, lo que permite la visualización y la versionado. En este caso, el número de documento sería el valor del N° de factura de las facturas de ventas contabilizadas.

Para activar "Incluir en consulta", siga estos pasos:

  1. Navegue al Document Central – Administrator centro de roles.
  2. Haga clic en la cinta de opciones en Asignación y ejecute la acción Asignaciones.
  3. Seleccione el Código de asignación que se configurará.
  4. Navegue a la lista integrada Asignación de campos.
  5. Cree una nueva entrada o seleccione una existente.
  6. Active el campo Incluir en consulta.

Info

También se pueden definir dos campos Incluir en consulta. En este caso, el número de documento se separará por una coma.
Ejemplo: En la Tabla de tareas de proyecto, se pueden definir tanto el N° de tarea como el N° de proyecto como campos Incluir en consulta. El número de documento resultante se vería así: "1000","PJ1000".

Con la Secuencia de inclusión en consulta, se establece qué valor aparece primero y cuál después en el número de documento. El valor de secuencia más pequeño se establece primero.

Warning

El campo N° de documento solo puede almacenar 20 caracteres. Esto puede causar problemas con números de documento largos.
Si se presentan problemas, comuníquese con el soporte de Simova. Actualmente se está evaluando una solución para esta limitación.