Configuración de Recordatorios de Documentos

Los Recordatorios de Documentos permiten notificaciones automáticas para acciones o fechas límite importantes de documentos, asegurando que los usuarios estén informados a tiempo sobre tareas específicas relacionadas con documentos. Esta función permite a los administradores establecer un catálogo de recordatorios y configurar plantillas de correo electrónico para enviar las notificaciones necesarias.

Catálogo de recordatorios

El Catálogo de Recordatorios es una de las bases de la configuración del Recordatorio de Documentos, ya que organiza y gestiona las entradas de los recordatorios. Siga los siguientes pasos para crear y configurar el Catálogo de Recordatorios.

Pasos para crear un Catálogo de Recordatorios:

Vaya a Document Central - Catálogo de recordatorios.
Haga clic en Nuevo para crear un nuevo catálogo.
Defina el catálogo de recordatorios:
- Código: Introduzca un nombre descriptivo para el recordatorio (por ejemplo, «Pago»).
- Descripción: Proporcione una breve descripción para identificar el propósito del recordatorio.
- Opcional: Desactivar: Especifica si el catálogo es utilizable en este momento.
Defina las líneas del catálogo de recordatorios:
- Descripción: Introduzca una Descripción para el Recordatorio (por ejemplo, «Urgente»).

Info

Las líneas del catálogo de recordatorios son las descripciones reales de los recordatorios que se enviarán.

Cada campo de una línea de catálogo de recordatorio específica y ya creada puede editarse.

Es posible tener varias líneas de recordatorio para un mismo catálogo.

Consejos:

Convenciones de nombres: Utilice nombres claros y descriptivos para evitar confusiones, especialmente si hay múltiples recordatorios.

Configuración de plantillas de recordatorio

Las plantillas de correo electrónico recordatorio permiten personalizar la mensajería en Reminder-Email, proporcionando a los usuarios información específica sobre las tareas de sus documentos.

Pasos para configurar plantillas de correo electrónico:

Vaya a Central de documentos - Plantillas de correo electrónico recordatorio.
Elija una de las dos plantillas posibles:
- Creado: Esta plantilla se utiliza para los recordatorios que se envían una sola vez.
- Recurrente: Esta plantilla se utiliza para los recordatorios que son recurrentes, si se habilita dentro de la creación del recordatorio.
**Definir el contenido de la plantilla
Asunto**: Proporcione un asunto claro que refleje el propósito del recordatorio (por ejemplo, «Próxima fecha de vencimiento del documento-Recurrente»).
Cuerpo del mensaje**:
- Utilice los marcadores de posición estáticos proporcionados:
  - %1: El nombre de los receptores del recordatorio.
  - %2: Proporciona información sobre el Recordatorio en este formulario:
    - o Nombre del archivo: 103250 - Rechnung - 2024-08-16.pdf
    - o Descripción: ABC
    - o Número de documento: 103222
    - o Fecha del recordatorio: 14/11/24 09:12 AM
  - %3: El enlace al recordatorio, que fue enviado.

Información Opcional: La acción «Introducir plantillas estándar» permite importar plantillas estándar para los correos de recordatorio.

También se puede cargar una plantilla en formato .htm a través de la acción «Importar», así como exportar la plantilla guardada.

Configuración adicional: Revisar

En la sección Configuración de recordatorios de la Configuración del módulo, los administradores tienen la opción de activar una función que requiere la aprobación previa antes de que se envíen los recordatorios. Se trata de la llamada revisión de recordatorios. Estos recordatorios deben ser aprobados o rechazados por un administrador de Document Central e incluso pueden ser reenviados por el creador del recordatorio. A continuación, estos recordatorios deben gestionarse en la página Document Central - Revisión de recordatorios.