Configuración de Bibliotecas de Documentos
Las bibliotecas de documentos representan la ubicación de almacenamiento de los documentos. Los tipos de contenido se añaden a las bibliotecas de documentos. Los documentos pueden almacenarse en la biblioteca de documentos con los tipos de contenido disponibles. Las bibliotecas de documentos pueden utilizarse múltiples veces para diferentes áreas. Sin embargo, se recomienda crear una biblioteca de documentos para cada área.
Crear y publicar una biblioteca de documentos
Las bibliotecas de documentos deben definirse para todos los tipos de repositorio y se utilizan para almacenar los documentos. Al crear bibliotecas de documentos para SharePoint, es necesario publicarlas. Para Azure Blob Storage o Base de Datos, no es necesario publicar y la acción de publicar no será visible.
Para crear y publicar una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Nuevo en la barra de cinta.
- Especifique el código de la biblioteca de documentos ingresando un código en el campo Código.
- Seleccione un tipo de contenido predeterminado en el campo Tipo de Contenido Predeterminado.
- Active la casilla Activar Ciclo.
- Active la casilla Versionado.
- Añada más tipos de contenido a la lista Tipos de Contenido.
- Ejecute la acción Publicar en el Repositorio en la barra de cinta.
- La biblioteca de documentos y los tipos de contenido asignados se transfieren al repositorio.
- La biblioteca de documentos y los tipos de contenido asignados se marcan como Publicado cuando se han transferido con éxito.
Restablecer estado de publicación
Algunas configuraciones no se pueden ajustar para una biblioteca de documentos en estado publicado. Además, a veces es necesario volver a publicar una biblioteca de documentos. Restablecer el estado de publicación ayuda en este caso. Los siguientes pasos deben completarse para restablecer el estado de publicación de una biblioteca de documentos y los tipos de contenido asignados. La publicación de tipos de contenido solo es necesaria para el repositorio de SharePoint. En Document Central, el estado Publicado se puede restablecer, permitiendo que la biblioteca de documentos se publique nuevamente. Si la biblioteca de documentos ya existe en el repositorio, se omitirá.
Para restablecer el estado de publicación de una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Marque la biblioteca de documentos que debe restablecerse en la lista Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Restablecer Estado en la barra de cinta.
- La casilla de verificación Publicado se restablecerá para la biblioteca de documentos y el tipo de contenido asignado.
Info
La biblioteca de documentos y los tipos de contenido no se eliminarán en el repositorio cuando se restablezca el estado.
Eliminar biblioteca de documentos
Si es necesario eliminar una biblioteca de documentos por completo, es posible eliminar la biblioteca de documentos desde Document Central para el tipo de repositorio de SharePoint.
Para eliminar una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Marque la biblioteca de documentos que debe eliminarse en la lista Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Eliminar todos los datos del repositorio en la barra de cinta.
- Aparecerá un mensaje preguntando si realmente desea eliminar todos los datos en la biblioteca de documentos. Esto también eliminará todas las entradas relacionadas con esta biblioteca de documentos en la entrada de documentos. Haga clic en Sí.
- La biblioteca de documentos se eliminará del repositorio y las entradas de documentos se eliminarán de la entrada de documentos. La casilla de verificación Publicado se restablecerá para la biblioteca de documentos y el tipo de contenido asignado.
Info
La biblioteca de documentos permanece en la configuración. El registro de la biblioteca de documentos se puede eliminar utilizando la acción de eliminación estándar de Business Central.
Actualizar biblioteca de documentos desde el repositorio
Si se utiliza el repositorio de SharePoint y ya se han creado bibliotecas de documentos allí, se pueden cargar en Document Central. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si desea cargar una estructura existente desde SharePoint.
Para sincronizar los tipos de contenido existentes desde el repositorio, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Actualizar Repositorio en la barra de cinta.
- El tipo de contenido se cargará automáticamente desde el repositorio y se añadirá a la lista de tipos de contenido.
Warning
Solo se cargarán los tipos de contenido agregados a una categoría DMS en las columnas de SharePoint.
Configurar índice
SharePoint tiene una limitación de 5000 elementos en la vista de lista. Para evitar esta limitación, se debe establecer un índice para el campo Incluir en Consulta de la asignación asignada. Document Central proporciona una acción para establecer el índice automáticamente en la biblioteca de documentos.
Para añadir metadatos al índice de una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Configurar Índice en la barra de cinta.
- Las asignaciones de campos de metadatos se crean como campos de índice en la biblioteca de documentos.
Ampliar vista predeterminada con metadatos
Es necesario ampliar los nuevos metadatos en la vista de la Biblioteca de Documentos cuando se crean y asignan a tipos de contenido.
Para ampliar la vista predeterminada con nuevos metadatos, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Ampliar Vista Predeterminada con Metadatos en la barra de cinta.
- La vista predeterminada en el servidor de SharePoint se mejora con los metadatos faltantes en la vista.
Configuración de un nuevo ciclo
Las bibliotecas de documentos pueden dividirse en varios subsitios en el sitio de SharePoint, cada uno limitado a un año. Este proceso, llamado ciclo, se realiza para reducir el número de documentos en cada biblioteca de documentos.
Para crear un nuevo ciclo, siga estos pasos:
- Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
- Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
- Ejecute la acción Crear Nuevo Ciclo en la barra de menú.
- Ingrese el año en el campo Año y haga clic en OK.
- Se crea un nuevo subsitio con el año en SharePoint. Todas las bibliotecas de documentos se crean en el nuevo subsitio.