Configuración de la sincronización de entradas de documentos
Aunque Document Central suele integrarse con repositorios externos como SharePoint o Azure Blob Storage, puede haber casos en los que los documentos se carguen directamente en el repositorio, sin pasar por Document Central. Document Central no reconocerá dichos documentos a menos que se realice una sincronización de entrada de documentos.
La sincronización de entradas de documentos hace coincidir los documentos del repositorio con las entradas de Document Central, creando nuevas versiones, agregando nuevos documentos o eliminando documentos para mantener la coherencia.
La sincronización se lleva a cabo por biblioteca de documentos y subsitio en segundo plano.
Importante
- Las asignaciones predeterminadas deben configurarse en las bibliotecas de documentos para que la sincronización funcione. Las asignaciones están incluidas en la configuración estándar. Verifique las asignaciones si usa la configuración personalizada am.
- Se pueden procesar hasta 10 sesiones en segundo plano por inquilino simultáneamente. Las sesiones adicionales se ponen en cola hasta que haya espacios disponibles.
- Solo se sincronizarán los documentos con la clave principal (Incluir en la consulta) completada. (Solo SharePoint)
Información
La lista Sincronización de entradas de documentos comienza vacía. Rellénelo mediante la acción Sincronización de relleno inicialmente.
Configuración de asignaciones predeterminadas
Para asignar una asignación predeterminada a una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de la cinta y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
- Seleccione la biblioteca de documentos que se debe editar y utilice la acción Editar.
- Seleccione un código de asignación en el campo Asignación predeterminada.
- La asignación predeterminada ahora está establecida para la biblioteca de documentos.
Configuración de una fecha de inicio para la sincronización
Se puede establecer una fecha de inicio en la entrada de sincronización para definir el inicio del rango de documentos que se sincronizarán según su última fecha de modificación.
Información
Los documentos que no estén dentro del rango de fechas especificado no se sincronizarán, incluso si fueron eliminados recientemente de SharePoint.
Para configurar una fecha de inicio en la sincronización de entradas de documentos, siga estos pasos:
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en Repositorio en la barra de cinta y seleccione Sincronización de entradas de documentos.
- Introduzca el valor deseado en el campo Fecha de inicio.
Importante
Esta característica está disponible exclusivamente para los repositorios de SharePoint.
Configuración de la duración de la sesión de sincronización
Después de una cantidad determinada de tiempo, la sesión de sincronización se reiniciará automáticamente para evitar problemas de tiempo de espera en Business Central. Por defecto, el tiempo de espera está establecido en 5 horas. Si la sesión debe ejecutarse durante menos de 5 horas, esto se puede configurar.
Para configurar cuánto tiempo se ejecuta una sesión para la sincronización, haga lo siguiente:
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en Configuración en la barra de cinta y seleccione Configuración del módulo.
- Abra la sección Repositorio.
- En el campo Duración de la sesión de sincronización en el grupo Sincronización, ingrese una duración entre 30 minutos y 5 horas.
Info
Se recomienda establecer la duración entre 30 minutos y 2 horas. Cuando más de un proceso de sincronización se ejecuta en paralelo, use 2 horas para mejores prácticas.
Sincronización manual de la biblioteca de documentos
Advertencia
Las sincronizaciones pueden tardar mucho tiempo. Programe después del horario laboral para bibliotecas de documentos grandes.
Para sincronizar manualmente la biblioteca de documentos, haga lo siguiente:
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en All Cue en el área de trabajo en la sección Sincronización.
- Seleccione las bibliotecas de documentos que desea sincronizar y haga clic en la acción Iniciar sincronización en la barra de la cinta de opciones.
- Se iniciará la sincronización para las bibliotecas de documentos seleccionadas.
Información
Después de la sincronización, el estado se restablece a su estado anterior a menos que se produzcan errores.
Sincronización automática de la biblioteca de documentos
Advertencia
Las sincronizaciones pueden tardar mucho tiempo. Programe después del horario laboral para bibliotecas de documentos grandes.
La segunda forma de sincronizar la biblioteca de documentos es configurarla para que la sincronización se produzca automáticamente. Cuando el estado de sincronización se establece en Listo, una cola de trabajos de Document Central iniciará automáticamente el proceso de sincronización.
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en All Cue en el área de trabajo en la sección Sincronización.
- Seleccione las bibliotecas de documentos que desea sincronizar y haga clic en la acción Establecer listo en la barra de la cinta de opciones.
- La sincronización se ejecutará automáticamente para las bibliotecas de documentos seleccionadas.
Importante
- La cola de trabajos "Cola de trabajos de Document Central - Sincronizar biblioteca de documentos" debe estar configurada correctamente.
- Una vez completada la sincronización automática, el estado se restablece a Listo, lo que permite que la cola de trabajos realice sincronizaciones futuras.
Compensación de entradas de documento
La sincronización de documentos permite borrar todas las entradas de documentos de una biblioteca de documentos. Esto se puede hacer de la siguiente manera:
- Navegue por el área de trabajo Document Central - Administrador.
- Haga clic en All Cue en el área de trabajo en la sección Sincronización.
- Seleccione las bibliotecas de documentos que desea borrar y haga clic en la acción "Borrar entradas de documento" en la barra de cinta.
- Haga clic en sí en la opción Confirmar que se muestra.
Información
Solo se borrarán las entradas de Document Central, las entradas del repositorio no se verán afectadas.
Estado de la sincronización
Cada entrada de sincronización tiene un estado que indica el progreso actual y el estado de la sincronización del documento. Están disponibles los siguientes estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Listo | La biblioteca de documentos de sincronización de la cola de trabajos comenzará a procesar la entrada. |
| En espera | Por el momento no se está llevando a cabo ninguna acción. La sincronización se puede realizar manualmente. Para habilitar la sincronización automática, utilice la acción "Listo". |
| Error | Se ha producido un error que detiene la sincronización de la biblioteca de documentos. El proceso se puede reiniciar desde la posición exacta en la que se detuvo. |
| En proceso | La sincronización está actualmente en curso. |
Información
Cuando el estado es "En proceso", la sincronización se puede detener y continuar de nuevo después de un tiempo. Aunque es posible. No se recomienda debido a que la duración de la pausa no puede ser infinita.
Importante
El estado de la sincronización de entrada de documentos se puede restablecer a través de la acción "Restablecer" en la lista. Si se realizó la acción, el progreso actual de la sincronización también se restablecerá y cuando se inicie la siguiente sincronización, se iniciará desde el principio.
Sincronización de etiquetas de retención para Azure Blob Storage
Al sincronizar entradas de documentos desde Azure Blob Storage (ABS), si los documentos tienen una etiqueta de retención, se determina la fecha de vencimiento del período de retención y se muestra en la entrada del documento correspondiente. Esta fecha de vencimiento indica hasta qué momento un documento debe permanecer sin cambios en el repositorio.
- Consulta de la fecha de vencimiento: durante la sincronización, Document Central lee la fecha de vencimiento del periodo de conservación almacenada en ABS y la guarda en la entrada del documento.
- Visualización en Document Central: ABS no utiliza etiquetas de retención con nombre, sino únicamente una fecha de caducidad. Para una visualización coherente, en el campo del nombre de la etiqueta de retención se muestra «Etiqueta sincronizada».
- Ámbito de aplicación: esta función solo está disponible para repositorios del tipo Azure Blob Storage.
- Transferencia automática: la sincronización de la fecha de caducidad del período de retención se realiza automáticamente como parte del proceso de sincronización habitual, sin necesidad de pasos adicionales.
Info
La visualización de la fecha de caducidad del período de retención ofrece una transparencia total sobre los períodos de retención existentes y facilita una gestión a prueba de revisiones. De este modo, se elimina la necesidad de mantener manualmente esta información.
Notas
El proceso de sincronización puede tardar una cantidad significativa de tiempo, dependiendo del número de documentos en el repositorio.