Configuración de la sincronización de entradas de documentos

Las bibliotecas de documentos almacenan documentos. Los archivos y documentos pueden almacenarse directamente en SharePoint. La sincronización es necesaria para garantizar que se muestren y se enumeren en Document Central. Esto se puede automatizar utilizando una entrada de cola de trabajos. Los documentos sincronizados se crearán como entradas en la tabla de Entrada de Documentos.

Para activar la sincronización de bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Sincronización de Entradas de Documentos.
3. Ejecute la acción Llenar Sincronización en la barra de menú.
4. Seleccione las bibliotecas de documentos que se sincronizarán y haga clic en la acción Iniciar Sincronización en la barra de menú.
5. La sincronización se ejecutará para las bibliotecas de documentos seleccionadas.

Important

• Para garantizar una sincronización exitosa, las asignaciones predeterminadas deben configurarse en las bibliotecas de documentos. Estas asignaciones están incluidas en la configuración estándar. Si se ha realizado una configuración manual, debe tenerse en cuenta.
• La instancia del servidor puede procesar hasta 10 sesiones en segundo plano por inquilino simultáneamente. Cualquier solicitud que exceda este límite se pone en cola hasta que haya un espacio disponible.
• Solo los documentos con el campo Clave Principal (Incluir en Consulta) rellenado en el repositorio se sincronizarán con Document Central.

Configuración de asignaciones predeterminadas

Si no se han establecido las asignaciones predeterminadas en las bibliotecas de documentos, pueden configurarse manualmente.

Para asignar una asignación predeterminada a una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de Documentos.
3. Haga clic en el Código de la biblioteca de documentos que debe configurarse con la asignación predeterminada.
4. Seleccione un código de asignación en el campo Asignación Predeterminada.
5. La asignación predeterminada está ahora configurada para la biblioteca de documentos.

Borrar entradas de documentos

Los documentos ingresados para una biblioteca de documentos se guardan en la tabla de Entrada de Documentos. Puede eliminar estas entradas para permitir una re-sincronización completa, si es necesario.

Para borrar entradas de una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Sincronización de Entradas de Documentos.
3. Seleccione las bibliotecas de documentos que se sincronizarán y haga clic en la acción Borrar Entradas de Documentos en la barra de menú.
4. Confirme el mensaje con Sí para eliminar las entradas de documentos de las bibliotecas de documentos seleccionadas.
5. Las entradas de documentos para las bibliotecas de documentos seleccionadas se eliminarán.

Restablecer el estado de sincronización

Se registra la cantidad de entradas que ya se han sincronizado o fallado. El estado se puede restablecer para bibliotecas de documentos individuales.

Para restablecer el estado de sincronización de la biblioteca de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Sincronización de Entradas de Documentos.
3. Seleccione las bibliotecas de documentos que se sincronizarán y haga clic en la acción Restablecer en la barra de menú.
4. El estado de las bibliotecas de documentos seleccionadas se restablecerá.

Configuración de la sincronización a través de la cola de trabajos

Las bibliotecas de documentos individuales también se pueden sincronizar utilizando la cola de trabajos.

Para preparar una biblioteca de documentos para la sincronización a través de la cola de trabajos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Sincronización de Entradas de Documentos.
3. Seleccione las bibliotecas de documentos que se sincronizarán y haga clic en la acción Establecer Listo en la barra de menú.
4. La asignación predeterminada está ahora configurada para la biblioteca de documentos.

Info

Para sincronizar las bibliotecas de documentos automáticamente a través de la cola de trabajos, cree la entrada de cola de trabajos SYNCHDOCLIB. Para detener la sincronización de una biblioteca de documentos, utilice la acción Poner en Espera.