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Configuración de Cumplimiento

Document Central puede configurarse para ser un sistema de gestión documental completamente conforme. El cumplimiento garantiza la adhesión a políticas internas, procedimientos y leyes gubernamentales. La implementación de procedimientos de cumplimiento protege la reputación de su empresa, mejora su visión y valores, y ayuda a prevenir y detectar violaciones.

Para configurar el cumplimiento, Document Central utiliza una función llamada etiquetas de retención.

Las etiquetas de retención le permiten gestionar y aplicar políticas de retención a los documentos. Similar a las etiquetas, las etiquetas de retención se pueden aplicar a los documentos para hacer cumplir una política de retención. Estas etiquetas pueden ser aplicadas manualmente por un usuario o automáticamente basándose en ciertas condiciones.

Configuración de Registros Regulatorios en Azure

Registros Regulatorios es una función de Microsoft Purview Records Management utilizada para almacenar revisiones de documentos de forma segura, impidiendo que los usuarios eliminen una etiqueta de un documento de SharePoint o Azure. Para habilitar la función de Registros Regulatorios, necesita ejecutar un script de PowerShell proporcionado por el asistente. Descargue el script y ejecútelo desde su cliente Windows. Si no sabe cómo ejecutar un script, siga estos pasos:

Atención

Esta parte es solo para usuarios de Windows.

Cambiar la Política de Ejecución

Si el script de PowerShell no se puede ejecutar, puede ser porque la política para ejecutar scripts de PowerShell no está habilitada. Para habilitar esta política, siga el primer paso:

  1. Inicie PowerShell como Administrador.
  2. Escriba Get-ExecutionPolicy y guarde su política de ejecución.
  3. Escriba Set-ExecutionPolicy RemoteSigned y presione Enter.
  4. Confirme la nueva política con las palabras clave a continuación.

Info

Para volver a su política de ejecución anterior, repita el paso 2 usando la política de ejecución guardada del primer paso.

Ejecutar el Script de PowerShell

Para ejecutar el script de PowerShell en Windows, haga clic derecho en el documento y seleccione "Ejecutar con PowerShell". Si este script es para habilitar la función de Registros Regulatorios, ingrese su contraseña de Azure en la ventana de autenticación. Si no usa el asistente de Registros Regulatorios en Document Central en la página de Etiquetas de Retención, el siguiente script de PowerShell también puede habilitar la función de Registros Regulatorios.

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    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Reemplace "UserEmail" con su correo electrónico de autenticación y luego se puede ejecutar el script. Haga esto insertando el comando en la consola de PowerShell. La parte "-Enabled $true" en el paso 4 se puede cambiar a "-Enabled $false" para deshabilitar la función.

¡Bien hecho!

Después de configurar con éxito los registros regulatorios en Azure, puede continuar configurando las etiquetas de retención para SharePoint o Azure Blob Storage.

Configuración de Etiquetas de Retención de SharePoint

Al usar el tipo de repositorio SharePoint, la función de Etiquetas de Retención de Azure se utiliza para crear etiquetas que marcan los documentos como registros regulatorios. Estas etiquetas se asignan luego a SharePoint. Para crear estas etiquetas, se utilizan el Centro de Cumplimiento de Azure y PowerShell. Siga estos pasos para crear una nueva Etiqueta de Retención en el Centro de Cumplimiento:

Usar PowerShell para habilitar la Función de Etiquetas de Retención de Registros Regulatorios

  1. Abra Windows PowerShell.
  2. Conéctese a Security & Compliance PowerShell.
  3. Use PowerShell para mostrar la opción de marcar contenido como un registro regulatorio.

Crear una Etiqueta de Retención

  1. Regrese a Business Central.
  2. Vaya a la página DMS by Simova - Etiqueta de Retención.
  3. Ejecute la acción Crear Etiquetas de Retención.
  4. Esta acción lo redirigirá a las opciones del Plan de Archivo de Gestión de Registros del Centro de Cumplimiento.
  5. Realice la acción Crear una Etiqueta en la barra de menú.
  6. Siga las instrucciones de Microsoft para crear su etiqueta o siga los siguientes pasos.
  7. Nombre su etiqueta de retención. Este es el nombre de la etiqueta que sus usuarios verán en las aplicaciones donde se publica (como Outlook, SharePoint y OneDrive). Asegúrese de crear un nombre que les ayude a entender para qué se usa. (Ej. Almacenamiento de 11 años)
  8. Haga clic en Siguiente.
  9. Describa la etiqueta para usuarios y administradores en los campos respectivos (opcional).
  10. Haga clic en Siguiente.
  11. Defina los descriptores del plan de archivo para la etiqueta. Esto ayuda a organizar esta etiqueta para su organización. Elija al menos una ID de referencia así como "Finanzas" o "Legal" en Función / Departamento de Negocios. Como Categoría, elija "Cumplimiento" y como Tipo de Autoridad elija "Legal". Los otros valores son opcionales.
  12. Haga clic en Siguiente.
  13. En Definir configuraciones de la etiqueta elija "Conservar elementos para siempre o por un período específico".
  14. Haga clic en Siguiente.
  15. En Definir el período de retención seleccione un valor en Conservar elementos por.
  16. En Iniciar el período de retención basado en seleccione Cuando los elementos fueron etiquetados.
  17. En Elija qué sucede durante el período de retención elija Marcar elemento como registro regulatorio.
  18. Haga clic en Siguiente.
  19. En Elija qué sucede después del período de retención elija Desactivar configuraciones de retención. Este es nuestro valor recomendado, pero si se deben usar otras funcionalidades de SharePoint, esto se puede hacer aquí.
  20. Haga clic en Siguiente.
  21. Revise la configuración en Revisar y finalizar.
  22. Haga clic en Crear etiqueta para crear la etiqueta.
  23. A continuación, se le preguntará si desea publicar las etiquetas directamente. En caso de que necesite más etiquetas para más configuraciones, seleccione No y repita los pasos de creación de la etiqueta. De lo contrario, puede continuar con la publicación y continuar en el paso 4 de la siguiente sección.

Más información

Para obtener más información sobre la creación de etiquetas de retención, visite la documentación de Microsoft.

Publicar la Etiqueta de Retención

Los siguientes pasos deben completarse para publicar la Etiqueta de Retención que ha creado. Una publicación hará que la etiqueta esté disponible en su aplicación SharePoint para que pueda ser utilizada desde allí.

  1. Comience en las Políticas de Etiquetas del Centro de Cumplimiento de Microsoft 365.
  2. Seleccione una Etiqueta de Retención y realice la acción Publicar Etiqueta de Retención.
  3. Siga las instrucciones de Microsoft o siga los siguientes pasos para publicar su Etiqueta de Retención.
  4. Elija las etiquetas para publicar. Esto se puede hacer para todas las etiquetas a la vez.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. En Alcance de la Política mantenga Directorio completo en Unidades de Administración.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. En Elija el tipo de política de retención para crear seleccione Estática.
  9. Haga clic en Siguiente.
  10. Si desea que las etiquetas estén solo en SharePoint, seleccione Déjame elegir ubicaciones específicas así como la ubicación Sitios clásicos y de comunicación de SharePoint. De lo contrario, elija Todas las ubicaciones. Incluye contenido en correos electrónicos de Exchange, grupos de Office 365, documentos de OneDrive y SharePoint..
  11. Haga clic en Siguiente.
  12. Nombre su política.
  13. Revise su política en Finalizar.
  14. Haga clic en Enviar para comenzar la publicación de la(s) etiqueta(s).

Warning

Tenga en cuenta que la publicación puede tardar hasta 7 días. Para obtener más información, visite la documentación de Microsoft. Después de que la etiqueta se haya publicado con éxito, debe ir a la página DMS by Simova - Etiqueta de Retención en Business Central y realizar la acción Sincronizar Etiquetas para sincronizar las etiquetas de retención creadas.

Cómo Sincronizar Etiquetas de Retención con Document Central

Una vez que las etiquetas se hayan creado, publicado y estén disponibles para SharePoint, puede sincronizarlas con BC. Debe hacer esto para poder configurarlas en la configuración de DMS. Siga los siguientes pasos para la sincronización.

  1. Comience en el rol DMS by Simova - Administrador.
  2. Busque la página DMS by Simova - Etiqueta de Retención.
  3. Ejecute la acción Sincronizar Etiquetas de Retención en la barra de menú.
  4. Las Etiquetas de Retención se agregan a la lista.

¡Bien hecho!

Después de crear y sincronizar con éxito sus etiquetas de retención, está listo para continuar configurando las etiquetas de retención en Document Central.

Configuración de Etiquetas de Retención de Azure Blob Storage

Si utiliza el tipo de repositorio Azure Blob Storage, la creación de las etiquetas de retención se realiza directamente en el DMS.

Para crear una etiqueta de retención directamente en Document Central, siga estos pasos:

  1. Comience en la página DMS by Simova - Retention Label.
  2. Realice la acción Nuevo para crear una nueva etiqueta de retención.
  3. Asigne un nombre a su etiqueta de retención y establezca la duración de la retención.
  4. Opcionalmente, use "Set Retention After" para definir cuándo debe configurarse la etiqueta mediante la cola de trabajos Set Retention Label.

Información

En Document Central, puede editar o eliminar fácilmente las etiquetas ABS que haya creado. Los documentos que ya han sido etiquetados no se cambiarán. Esta funcionalidad también le permite seleccionar una etiqueta y cambiar el período de retención directamente desde la página DMS - Document Definition.

¡Bien hecho!

Después de crear con éxito sus etiquetas de retención, puede continuar configurando las etiquetas de retención en Document Central.

Configuración de Etiquetas de Retención

Para configurar las etiquetas de retención, debe haber completado la creación de las etiquetas de retención de SharePoint o de ABS, dependiendo del repositorio que esté utilizando, para continuar.

Para activar la función de etiquetado de retención en el sistema, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir DMS - Module Setup.
  3. Active la opción Enable Retention Labeling.

Configuración de usuarios para establecer etiquetas de retención manualmente

En algunos casos, es necesario dar a sus usuarios la capacidad de ver y/o ajustar la etiqueta de retención al almacenar manualmente un documento a través del FactBox de Document Central. Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, los usuarios no deben tener la capacidad de cambiar el tiempo de retención, lo cual también es nuestra recomendación.

Para permitir que los usuarios vean la etiqueta de retención al almacenar manualmente un documento a través del FactBox de Document Central, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir DMS - Module Setup.
  3. Active la opción Retention Label Visibility.

Para permitir que los usuarios cambien las etiquetas de retención en el almacenamiento manual de documentos, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir DMS - Module Setup.
  3. Active la opción Retention Label Manually.

Para permitir la visibilidad de las etiquetas de retención al almacenar manualmente una nueva versión de un documento, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir DMS - Module Setup.
  3. Vaya a la pestaña Retention Configuration.
  4. Active la opción Enable Version Visibility.

Info

Esto actualmente solo es compatible con repositorios de Azure Blob Storage.

Para permitir que los usuarios cambien las etiquetas de retención en el almacenamiento manual de una versión, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir DMS - Module Setup.
  3. Vaya a la pestaña Retention Configuration.
  4. Active la opción Enable Manual Version Retention Labeling.

Info

El tiempo final calculado/definido de la etiqueta de retención no puede ser anterior al tiempo final de retención de una versión anterior.

Configuración del Retention Crawler

En caso de que ya haya utilizado Document Central sin la función de etiqueta de retención, es posible que desee etiquetar retrospectivamente los documentos existentes del DMS. En ese caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola propia que recorre las entradas de documentos existentes y crea entradas en la cola de retención según la configuración de la etiqueta de retención.

Para aplicar automáticamente etiquetas de retención a documentos ya almacenados utilizando el Retention Crawler, siga estos pasos:

  1. Comience en el rol Document Central - Administrator.
  2. Haga clic en Setup en la barra de menú y ejecute la acción Module Setup.
  3. Active la opción Enable Retention Labeling.
  4. Configure el crawler especificando en qué días debe ejecutarse y a qué hora debe ejecutarse.
  5. Ahora active el retention crawler con la opción Run Crawler. Cuando el crawler esté activo, la configuración no se puede editar.

Info

Las etiquetas se aplicarán dependiendo de la Retention Label Assignment Configuration que se explicará a continuación.

Configuración de la Retention Label Assignment Configuration

Dónde se aplicarán las etiquetas de retención (almacenamiento manual y automático de documentos) se puede configurar en tres niveles diferentes. El primer (más bajo) nivel es la configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos determinada. El siguiente (nivel medio) es la configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido. El tercer (más alto) nivel es un tipo de contenido específico dentro de una biblioteca de documentos específica.

Más explicación/ejemplo

Si se especifica un valor en el nivel de la biblioteca de documentos, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada. Sin embargo, si un tipo de contenido que se está archivando en la biblioteca de documentos tiene un valor de etiqueta de retención diferente configurado, sobrescribirá el valor de la biblioteca de documentos al almacenar un documento. Este valor a su vez sería sobrescrito por un valor que se establece en los tipos de contenido específicos de la biblioteca de documentos elegida.

Nivel 1 - Configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Simova Apps | DMS - Document Library List.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos a la que desea asignar la etiqueta de retención.
  3. En Configuración de la biblioteca de documentos encontrará el campo Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada.
  4. Una vez que haya definido su etiqueta de retención en la biblioteca de documentos, todos los documentos almacenados en la biblioteca de documentos recibirán la etiqueta especificada.

Nivel 2 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para un tipo de contenido en general, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Simova Apps | DMS - Content Type List.
  2. Haga clic en Editar en un tipo de contenido al que desea asignar la etiqueta de retención.
  3. En el encabezado encontrará el campo Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada.
  4. Una vez que haya definido su etiqueta de retención en el tipo de contenido, todos los documentos almacenados con el tipo de contenido recibirán la etiqueta especificada. Todos los valores definidos en la biblioteca de documentos en la que se archiva el tipo de contenido se sobrescribirán.

Nivel 3 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido asignado a una biblioteca de documentos específica

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para un tipo de contenido que se asigna específicamente a una biblioteca de documentos específica, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Simova Apps | DMS - Document Library List.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos donde desea asignar una etiqueta de retención a un tipo de contenido específico.
  3. Vaya a las filas que contienen los tipos de contenido asignados a la biblioteca de documentos.
  4. En las filas, encontrará la columna Etiqueta de retención de tipo de contenido general. Si se muestra un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada. Este valor es global y es el mismo que el valor definido en los tipos de contenido. Se aplica independientemente de dónde se almacene el tipo de contenido.
  5. Además, hay una columna Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, se utilizará en lugar de la etiqueta de retención definida en la biblioteca de documentos y la configuración general del tipo de contenido.

Nivel 4 - Configuración de una etiqueta de retención para un metadato

Para configurar una etiqueta de retención basada en un valor de metadato:

  1. Navegue a la página Simova Apps | DMS - Metadata Management.
  2. Haga clic en Editar en una línea de gestión de metadatos a la que desea asignar una etiqueta de retención para un valor de metadato específico.
  3. Active la opción Retention definition. Esto solo es posible cuando la opción Enable Metadata Templates está activada. Actualmente solo es posible seleccionar una Retention definition.
  4. Vaya a las filas que contienen los valores de metadatos asignados a la línea de gestión de metadatos.
  5. En las filas de valores de metadatos, encontrará los valores que se configuraron. Si no hay valores, primero realice los siguientes pasos en la gestión de metadatos.
  6. Seleccione en la columna Etiqueta de retención qué etiqueta de retención debe usarse utilizando el valor de metadato.