Configuración del control de acceso

Con el control de acceso, es posible restringir partes de Document Central a un grupo definido. El control de acceso se puede configurar en diferentes áreas y para diferentes funciones, utilizando los grupos en Document Central. Esto permite restringir el acceso a áreas de documentos o prevenir el uso de tipos de contenido específicos, por ejemplo.

El control de acceso para documentos se estructura en los siguientes cuatro niveles:

1. Biblioteca de documentos: Controla el acceso a toda la biblioteca de documentos dentro de Document Central.
2. Tipos de contenido: Restringe el uso y acceso a tipos de contenido específicos.
3. Tipos de contenido en una biblioteca de documentos: Restringe el uso y acceso a tipos de contenido específicos en una biblioteca de documentos.
4. Metadatos: Define permisos de acceso para metadatos individuales dentro de Document Central.

Importante

Tenga en cuenta que debe haber completado la creación de la biblioteca de documentos, tipos de contenido, metadatos y grupos de usuarios según el control de acceso que desee definir, para poder proceder.

Para activar el control de acceso, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y ejecute la acción Configuración del módulo.
3. Active la casilla de verificación Activar control de acceso.
4. El control de acceso ahora está activado.

Configuración del control de acceso para una biblioteca de documentos

Para habilitar el control de acceso para bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menús y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
3. Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que debe configurarse con el control de acceso.
4. Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menús.
5. Especifique el código del grupo en el campo Código del grupo de usuarios.
6. Defina los valores de control de acceso para el grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
7. El control de acceso ahora está habilitado para el grupo de usuarios definido.

Explicación

Leer: El control de acceso de lectura determina si los usuarios pueden ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene control de acceso de lectura para una biblioteca de documentos, no puede usar Document Central para ver los documentos en esa biblioteca. Escribir: El control de acceso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos en la biblioteca de documentos. Si un usuario tiene acceso de lectura pero no tiene control de acceso de escritura para la biblioteca de documentos, puede ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos, pero no puede agregar nuevos documentos. Eliminar: El control de acceso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene control de acceso de eliminación para una biblioteca de documentos, no puede eliminar ningún documento archivado en esa biblioteca. Editar etiqueta de retención: El control de acceso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención de los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene control de acceso para editar la etiqueta de retención en una biblioteca de documentos, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado en esa biblioteca.

Para los documentos mostrados a través de una relación o una búsqueda adicional, se aplican los controles de acceso del origen del documento. Esto significa que si un usuario tiene acceso de lectura para una biblioteca de documentos y el documento se muestra a través de una relación en otra biblioteca de documentos sin acceso de lectura, el documento se seguirá mostrando.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido

Para habilitar el control de acceso para tipos de contenido, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menús y ejecute la acción Tipos de contenido.
3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido Nombre que debe configurarse con el control de acceso.
4. Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menús.
5. Especifique el código del grupo en el campo Código del grupo de usuarios.
6. Defina los valores de control de acceso para el grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
7. El control de acceso ahora está habilitado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido anulará el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido en una biblioteca de documentos específica

Para habilitar los controles de acceso para un tipo de contenido en una biblioteca de documentos específica, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menús y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
3. Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que debe configurarse con el control de acceso.
4. Navegue a la sección Tipos de contenido.
5. Seleccione el tipo de contenido donde se deben habilitar los controles de acceso y ejecute la acción Controles de acceso.
6. Especifique el código del grupo en el campo Código del grupo de usuarios.
7. Defina los valores de control de acceso para el grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
8. El control de acceso ahora está habilitado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido en una biblioteca de documentos anulará el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos y a nivel de tipo de contenido.

Explicación

Leer: El control de acceso de lectura determina si los usuarios pueden ver documentos archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene control de acceso de lectura para un tipo de contenido, no podrá ver los documentos archivados con ese tipo de contenido. Escribir: El control de acceso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos con el tipo de contenido. Si un usuario tiene control de acceso de lectura pero no de escritura para un tipo de contenido, puede ver los documentos archivados con ese tipo de contenido pero no puede seleccionar ese tipo de contenido para nuevos documentos que deseen archivar. Eliminar: El control de acceso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar documentos archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene control de acceso de eliminación para un tipo de contenido, no puede eliminar documentos archivados con ese tipo de contenido. Editar etiqueta de retención: El control de acceso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención de los documentos archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene control de acceso para editar la etiqueta de retención para un tipo de contenido, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado con ese tipo de contenido.

Si un usuario no tiene controles de acceso para una biblioteca de documentos, pero tiene controles de acceso para un tipo de contenido definido en la biblioteca de documentos o en general, puede ver, escribir o eliminar documentos con ese tipo de contenido según los controles de acceso configurados.

Configuración del control de acceso para metadatos

Para habilitar los controles de acceso para metadatos, siga estos pasos:

1. Navegue a través del centro de roles DMS by Simova - Administrator.
2. Haga clic en Repositorio en la barra de menús y ejecute la acción Gestión de metadatos.
3. Ejecute la acción Editar lista en la barra de menús.
4. Seleccione los metadatos donde se deben habilitar los controles de acceso y ejecute la acción Controles de acceso.
5. Especifique el código del grupo en el campo Código del grupo de usuarios.
6. Defina los valores de control de acceso para el grupo en los campos Leer y Editar.
7. El control de acceso ahora está habilitado para el grupo de usuarios definido.

Explicación

Leer: El control de acceso de lectura determina si los usuarios pueden ver los metadatos. Si un usuario no tiene control de acceso de lectura para metadatos específicos, no podrá ver esos metadatos al archivar un documento, lo que resulta en que el valor de los metadatos para el documento esté vacío. Editar: El control de acceso de edición determina si los usuarios pueden modificar el valor de los metadatos. Si un usuario no tiene control de acceso de edición para metadatos específicos, no puede cambiar el valor de los metadatos al archivar un documento. Esto significa que si se define un valor predeterminado para los metadatos, el usuario no podrá alterarlo.

Si se especifica un solo grupo en el control de acceso del grupo, los usuarios que no estén incluidos en ese grupo no tendrán controles de acceso para el nivel configurado.