Glosario de Document Central

Este glosario completo está diseñado para ayudarle a navegar a través de la terminología específica relevante para Document Central. Ya sea que sea un recién llegado que busca familiarizarse con los conceptos básicos o un profesional experimentado que busca una referencia rápida, encontrará definiciones claras y concisas que le asistirán. Explore el glosario para mejorar su comprensión y asegurar una comunicación efectiva.

Término	Explicación
Agrupación	Una función que organiza documentos en grupos utilizando una ID de grupo. Esto permite agrupar documentos, indicando al usuario que están relacionados.
Aplicación de App	El registro de aplicaciones es requerido para el método de autenticación OAuth. Este registro se configura en Azure e incluye la definición de los permisos disponibles para usuarios y servicios.
Búsqueda adicional	La funcionalidad de búsqueda mejorada permite búsquedas más refinadas y completas dentro de Document Central. Permite búsquedas de texto libre y búsquedas de información específica como el nombre del archivo, tipo de contenido o período de tiempo.
Búsqueda de documentos	Una función que permite a los usuarios localizar documentos dentro del sistema utilizando varios criterios de búsqueda y filtros.
Ciclo	Un ciclo en Document Central define el año del período, permitiendo equilibrar los datos en múltiples bibliotecas de documentos. Esto se gestiona creando una biblioteca de documentos en un subsitio nombrado después del año. Los documentos almacenados dentro de un año específico se guardan en la biblioteca de documentos correspondiente en ese subsitio.
Cola de informes	La cola de informes almacena todas las entradas de los informes programados para ser cargados en Document Central. Este proceso, conocido como impresión en la sombra, carga el archivo PDF creado a través de la cola de informes.
Conformidad	Asegurarse de que las prácticas de Document Central cumplan con las normas regulatorias y organizativas. Soporta períodos de retención que pueden establecerse dentro de la organización de cumplimiento.
Control de acceso	Las funciones de seguridad gestionan y restringen el acceso de los usuarios a los documentos basándose en grupos y permisos. Se pueden configurar a nivel de biblioteca de documentos, tipo de contenido, tipo de contenido dentro de una biblioteca de documentos y niveles de metadatos. Además, el control de acceso está disponible para el uso de etiquetas de retención.
Conversión de archivos	Una función que convierte documentos al formato PDF o PDF/A3 para la preservación a largo plazo y cumplimiento.
CRM Integration	Document Central se conecta con las funciones CRM predeterminadas de Business Central, permitiendo la creación de entradas de registro de interacciones.
Datagrid	El datagrid proporciona una visualización para los documentos almacenados en un área específica dentro de Business Central. Además, ofrece varias acciones para interactuar con los documentos mostrados en el datagrid.
Documentos acompañantes	Una función que permite definir documentos como archivos adjuntos de correo electrónico o descargables a través de un portal. Esta función está disponible durante la definición del documento cuando se activa y se utiliza como criterio de filtro en las extensiones Document Central for Dispatch y Document Central for Portals.
DropZone	Una función de la interfaz que permite a los usuarios arrastrar y soltar archivos en Document Central para una carga y organización fáciles. DropZone es parte del Factbox de Document Central.
Entrada de documento	El almacenamiento central de toda la información del documento se gestiona en Document Central. Una entrada representa un documento almacenado en el repositorio.
Factbox de Document Central	Un elemento de la interfaz de usuario que proporciona DropZone, Quickdrop y Listado de tipos de contenido en las páginas definidas de Business Central.
File Extension Restriction	Una función que limita los tipos de extensiones de archivo que se pueden cargar o almacenar en Document Central.
Gestión de metadatos	La gestión de metadatos permite la definición de metadatos adicionales durante el proceso de carga a Document Central. Los metadatos individuales pueden proporcionarse con valores predeterminados o como información requerida.
Grupo de usuarios	Una colección de usuarios con permisos compartidos y niveles de acceso dentro de Document Central.
Índice	Un índice es crucial para bibliotecas de documentos en SharePoint con más de 5000 elementos en vista. El índice permite el manejo eficiente de grandes volúmenes de documentos y permite una búsqueda y recuperación rápida de documentos.
Integración CRM	Document Central se conecta con las funciones CRM predeterminadas de Business Central, permitiendo la creación de entradas de registro de interacciones.
Listado de tipos de contenido	Una función que muestra todos los tipos de contenido disponibles en el Factbox de Document Central.
Mapeo	El mapeo define un área en Business Central, incluyendo la tabla, página y ID de lista, junto con una definición de documento en la tabla. A través del mapeo, se pueden extraer metadatos del registro. La configuración del mapeo determina si un Factbox de Document Central se activa en una página.
Mapeo alternativo	Los mapeos adicionales o secundarios proporcionan relaciones alternativas a otras áreas en Business Central. Por ejemplo, se puede habilitar la relación entre órdenes de venta y órdenes de venta archivadas. Si una orden de venta ya no está disponible como registro, se propondrá el registro alternativo en las órdenes de venta archivadas.
Mapeo de correos electrónicos	Mapea la información relevante del correo electrónico, como la dirección de correo electrónico, el asunto, etc., como metadatos cuando el correo electrónico se almacena en Document Central.
Mapeo predeterminado	El mapeo predeterminado se define en la biblioteca de documentos y la vincula al mapeo. Esto es necesario para la sincronización de documentos, asegurando que los archivos se sincronicen con el área deseada en Business Central.
Metadatos	Los metadatos son las propiedades de un documento y pueden incluir diferentes tipos, como texto, fecha o booleano. Los metadatos se almacenan con cada documento.
Migración de SharePoint	Una función que facilita la migración de documentos de un repositorio de SharePoint a otro, como de SharePoint On-Premise a SharePoint Online.
Quickdrop	Una función que permite la carga rápida de documentos a un área como un tipo de contenido predefinido. Se pueden configurar tres Quickdrops para cada mapeo y área. La funcionalidad de Quickdrop es parte del Factbox de Document Central.
Relación de documentos	La vinculación de registros asegura que los documentos almacenados en un registro sean accesibles en registros relacionados. Por ejemplo, si un documento se almacena con una cotización de venta y se crea una orden de venta a partir de esa cotización, el documento también se mostrará con la orden de venta debido a la relación del documento.
Relación inversa de documentos	Una función que identifica y muestra las relaciones inversas entre documentos. En algunos casos, se necesita la relación inversa.
Repositorio	Un lugar central donde los documentos y los datos relacionados se almacenan y gestionan, asegurando un acceso organizado y seguro a la información. Document Central ofrece el servidor SharePoint y Azure Blob Storage como repositorio.
Rol de administrador de Document Central	Un rol de usuario con acceso y control completos sobre la configuración y configuraciones de Document Central.
Rol de usuario de Document Central	Un rol de usuario con acceso a las funcionalidades esenciales de Document Central según lo definido.
Sombra de Impresión	Una función que permite la impresión de informes en segundo plano sin interrumpir el flujo de trabajo. Se añade una entrada a la cola de informes para ser procesada.
Tipos de contenido	Los tipos de contenido clasifican los documentos e incluyen metadatos asociados. Estos tipos de contenido se asignan a bibliotecas de documentos.
Transformación de nombres de archivos	Una función que renombra nombres de archivos o asuntos de correos electrónicos según reglas predefinidas.
Versionado	Una función que realiza un seguimiento de las revisiones de documentos, permitiendo a los usuarios ver y restaurar versiones anteriores según sea necesario.