Descripción general de la funcionalidad empresarial
Como extensión para Business Central, Document Central proporciona varias funciones para la optimización de procesos empresariales. Estas permitirán a las empresas impulsar la digitalización de su negocio.
Document Central se basa en CORE by Simova y contiene una gama de funcionalidades que conforman el producto principal.
Benchmark
Con el núcleo de Document Central obtienes todas las características básicas que necesitas para simplificar la gestión de documentos. Puedes almacenar fácilmente documentos mediante arrastrar y soltar en tu proceso empresarial, crear notificaciones para recordarte el documento, devolución de documentos por código de barras y mucho más.
Con la suscripción a Document Central obtienes las siguientes características:
| Funcionalidades | BC Estándar | Document Central |
|---|---|---|
| Almacenar documentos en BC |  |
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| Relaciones de documentos | |
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| Metadatos básicos (usuario que sube, fecha/hora) | |
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| Integración de Factbox | |
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| Diferentes extensiones de archivo | |
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| Clasificación a través de metadatos extensivos y tipos de contenido | |
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| Búsqueda de documentos por nombre de archivo, metadatos, etc. | |
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| Almacenamiento de documentos a prueba de auditoría | |
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| Conexión de diferentes repositorios | |
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| Almacenamiento mediante arrastrar y soltar | |
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| Archivado automático de informes y documentos generados mediante impresión en la sombra | |
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| Vista previa de documentos para muchos formatos directamente integrados en BC (docx, xlsx, pdf, imágenes, etc.) | |
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| Versionado de documentos | |
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| Devolución de códigos de barras mediante el servicio de división de códigos de barras | |
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| Mapeo dinámico de metadatos | |
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| Extensiones de archivo permitidas definibles por el usuario | |
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| Sistema de roles y derechos | |
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| Conector a otras soluciones de Simova (por ejemplo, EDS y DPS) | |
En este benchmark se puede ver que el estándar de Business Central está evolucionando continuamente con nuevas funcionalidades, pero en comparación con las extensiones especiales, como DMS, no ofrece el rango completo de funciones. Las extensiones de las funcionalidades estándar creadas específicamente para las tareas suelen ofrecer más posibilidades que el estándar ofrecido por Microsoft.
Si el estándar es suficiente para una empresa o si las mejoras funcionales de Document Central ofrecen un valor considerable para una empresa solo se puede decir después de una evaluación individual. Sin embargo, en general, el uso de un DMS puede reducir significativamente el tiempo dedicado a buscar y encontrar documentos. Un informe de McKinsey dice que los empleados dedican un promedio de 1.8 horas al día a buscar y recopilar información. Eso equivale a 9.3 horas por semana.
Almacenamiento de documentos en BC
Tanto en el estándar de Business Central como con Document Central puedes almacenar documentos directamente en BC.
Relaciones de documentos
El estándar de Business Central y Document Central permiten que los documentos se archiven directamente a un documento, como una cotización de venta o una orden de venta. Los documentos se pueden ver directamente al ver el documento respectivo. Los documentos almacenados se incluyen cuando se registra una transacción y también están disponibles allí.
Metadatos básicos (usuario que sube, fecha/hora)
Al almacenar documentos en Business Central, se asignan metadatos al archivo tanto en BC Estándar como en Document Central. En BC Estándar, sin embargo, estos metadatos están limitados al usuario que subió el documento y la fecha y hora de la carga.
Integración de Factbox
Ambos ofrecen la posibilidad de almacenar documentos a través de un factbox para el respectivo documento. El factbox es accesible desde el documento mismo, así como desde la vista de lista.
Diferentes extensiones de archivo
Se pueden almacenar diferentes documentos, como documentos de Word, listas de Excel o archivos PDF en Document Central y en BC Estándar.
Clasificación a través de metadatos extensivos y tipos de contenido
Document Central ofrece al usuario la posibilidad de clasificar los documentos almacenados, es decir, se asigna un tipo de documento y más metadatos al documento, lo que facilita al usuario encontrar nuevamente los documentos. En el estándar de BC no se asignan tipos de contenido.
Búsqueda de documentos por nombre de archivo, metadatos, etc.
La "Document Central | Búsqueda de Documentos" permite una búsqueda detallada de todos los documentos y archivos almacenados en el sistema. Es posible buscar y filtrar por metadatos, tipos de contenido, nombres de archivos y muchos otros criterios.
Almacenamiento de documentos a prueba de auditoría
Mediante la integración y sincronización de etiquetas creadas en el Azure Compliance Management, los usuarios de Document Central pueden configurar el archivado a prueba de auditoría en la interfaz de Business Central y asegurarse de que ciertos documentos no se puedan alterar ni eliminar durante un período de tiempo específico para cumplir con los requisitos gubernamentales.
Conexión de diferentes repositorios
Poder utilizar diferentes repositorios es una de las principales ventajas de Document Central en comparación con el estándar de BC. Recomendamos almacenar los documentos en un SharePoint. Los sistemas de archivos, bases de datos y sistemas de gestión de documentos de terceros también se pueden conectar.
Almacenamiento mediante arrastrar y soltar
El Factbox de Document Central permite archivar documentos de manera fácil mediante arrastrar y soltar. Esta característica hace que Document Central sea muy intuitivo y fácil de usar. Alternativamente, se puede abrir una ventana para navegar por el sistema de archivos.
Archivado automático de informes y recibos generados mediante impresión en la sombra
Al registrar documentos, los informes se pueden almacenar automáticamente en segundo plano mediante la llamada impresión en la sombra en Document Central y, por lo tanto, están disponibles para todos los usuarios.
Vista previa de documentos para muchos formatos directamente integrados en BC (Word, Excel, PDF, archivos de imagen, etc.)
En la vista general de documentos, que muestra claramente todos los documentos almacenados para un documento, como una cotización de venta o una orden de venta, una vista previa de documentos está integrada directamente en Business Central. Esto permite al usuario echar un vistazo a los documentos sin tener que salir de la interfaz de BC. Todos los formatos estándar comunes se pueden mostrar en la vista previa.
Versionado de documentos
En comparación con el estándar de BC, la solución de Document Central ofrece una función de versionado. Si se almacena un documento con el mismo nombre que un documento existente, el usuario puede elegir si el documento debe versionarse o almacenarse con un nombre diferente. Las versiones anteriores todavía están disponibles en la vista general de documentos.
Devolución de códigos de barras mediante el servicio de división de códigos de barras
Mediante el servicio de división de códigos de barras, los documentos que están etiquetados con un código de barras especial se pueden devolver directamente y automáticamente al proceso correspondiente en Business Central. Las etiquetas de código de barras se generan directamente en Business Central a través de otro factbox de código de barras de DMS y se pueden aplicar a los informes.
Mapeo dinámico de metadatos
Los mapeos dinámicos permiten que los documentos se muestren retrospectivamente en procesos o documentos anteriores.
Extensiones de archivo permitidas definibles por el usuario
Un administrador puede definir las extensiones de archivo posibles que se pueden almacenar en Document Central. Esto garantiza que solo se almacenen archivos y documentos relevantes en Document Central.
Sistema de roles y derechos
Mediante un sistema sofisticado de roles y derechos, ciertos usuarios o grupos de usuarios pueden recibir derechos específicos en el sistema. El acceso a ciertos documentos o tipos de contenido completos se puede regular de esta manera.
Conector a otras soluciones de Simova (por ejemplo, EDS y DPS)
Document Central ofrece la posibilidad de transferir los documentos almacenados a otras extensiones de Simova, como Document Dispatch o Business Portals. De esta manera, los documentos se pueden enviar directamente desde Document Central con Document Dispatch o mostrarse en un portal de clientes con DPS.