Asignación mediante ID de registro
Document Inbound posee la capacidad de asignar documentos de forma fluida mediante IDs de registro. Esta funcionalidad utiliza el ID de registro proporcionado previamente a su llegada a la lista de entrada. Con este identificador único, Document Inbound interactúa con la base de datos y determina rápidamente si el ID de registro existe en el sistema.
Requisitos
Para devolver documentos mediante ID de registro, debe crearse una lista de entrada con el tipo de devolución ID de registro.
Búsqueda del ID de registro
Para facilitar la asignación de documentos mediante IDs de registro, es importante que los documentos entrantes estén etiquetados con sus respectivos IDs de registro de destino. Esta funcionalidad funciona mejor con documentos provenientes de extensiones externas o fuentes de código externas.
Document Inbound utiliza el ID de registro proporcionado para realizar una comparación con la base de datos. Una vez que el ID se encuentra en la base de datos, Document Inbound determina automáticamente el tipo de contenido y los metadatos del documento. Este proceso se basa en la configuración de la lista de entrada y garantiza una experiencia automatizada y fluida.
Asignación de documentos
La cola de trabajos es responsable de la asignación de documentos. Los documentos se asignan automáticamente a sus respectivos registros si el ID de registro se reconoce en la base de datos. Alternativamente, los usuarios pueden iniciar el proceso de asignación manualmente mediante las funciones Devolver automáticamente o Devolver manualmente.
Para iniciar la asignación manual, siga estos pasos:
- Navegue a la lista de entrada.
- Seleccione una entrada de la lista.
- Haga clic en la acción Devolver automáticamente para asignar el documento automáticamente. Esta función intenta asignar el documento al registro referenciado por el ID de registro. Si el ID no se encuentra, se activa automáticamente la acción Devolver manualmente.
- Alternativamente, haga clic en la acción Devolver manualmente para asignar el documento manualmente. Esta acción abre una página donde el usuario puede seleccionar el registro de destino.