Asignación por nombre de archivo
La extensión Document Inbound posee la capacidad de asignar documentos basándose en sus nombres de archivo. Esta funcionalidad utiliza el nombre de archivo de cada documento para buscar coincidencias con la información almacenada en la base de datos.
Requisitos
Para devolver documentos mediante el nombre de archivo, debe crearse una lista de entrada con el tipo de devolución Nombre de archivo.
Lectura del nombre de archivo
Para utilizar la función de asignación por nombre de archivo, los documentos deben importarse primero en la lista de entrada. Posteriormente, Document Inbound validará automáticamente estos documentos según la configuración establecida en la lista de entrada.
Basado en la configuración de la lista de entrada, Document Inbound comparará el nombre de archivo con la base de datos. Si se identifica una referencia, el documento mostrará inmediatamente posibles registros de destino, incluyendo su tipo de contenido y metadatos.
Asignación de documentos
La cola de trabajos es responsable de la asignación de documentos. Los documentos se asignan automáticamente a sus respectivos registros siempre que se reconozca la referencia del nombre de archivo en la base de datos. Alternativamente, los usuarios tienen la opción de iniciar el proceso de asignación manualmente mediante las funciones Devolver automáticamente o Devolver manualmente.
Para activar manualmente la función de asignación, se pueden seguir los siguientes pasos:
- Navegue a la lista de entrada.
- Seleccione una entrada de la lista.
- Haga clic en la acción Devolver automáticamente para devolver el documento automáticamente. Esta función intenta asignar el documento al registro referenciado por el nombre de archivo. Si no se encuentra el registro en el sistema, se activa automáticamente la acción Devolver manualmente.
- Alternativamente, puede hacer clic en la acción Devolver manualmente para devolver el documento manualmente. Esta acción abre una página donde el usuario puede seleccionar el registro de destino para la asignación.