Asignación por dirección de correo electrónico
La extensión Document Inbound tiene la capacidad de asignar documentos basándose en sus nombres de archivo. Esta función utiliza el nombre de archivo de cada documento para leerlo y compararlo con la información almacenada en la base de datos.
Requisitos
Para devolver documentos por correo electrónico, se debe crear una lista de entrada con el tipo de retorno Correo electrónico.
Comparación del correo electrónico
Document Inbound amplía su funcionalidad permitiendo la asignación de documentos tanto en función de la dirección de correo electrónico del remitente como de las direcciones de correo electrónico de los destinatarios (Para y CC). Esta función utiliza la capacidad de Document Inbound para extraer y recuperar información de correo electrónico de las cuentas de correo configuradas. Además, las extensiones externas con funciones similares, que también pueden extraer la dirección de correo electrónico y transmitirla a Document Inbound, pueden asignar los documentos en función de las direcciones de correo electrónico proporcionadas.
Basado en la configuración establecida en la lista de entrada, Document Inbound comparará el correo electrónico con la base de datos. Si se identifica una referencia, el documento mostrará inmediatamente posibles registros de destino, incluyendo su tipo de contenido y metadatos.
Asignación de documentos
La cola de trabajos es responsable de la asignación de documentos. Los documentos se asignan automáticamente a sus respectivos registros siempre que se reconozca la referencia de correo electrónico en la base de datos. Alternativamente, los usuarios tienen la flexibilidad de iniciar el proceso de asignación manualmente mediante las funciones Devolver automáticamente o Devolver manualmente.
Para activar manualmente la función de asignación, se pueden seguir los siguientes pasos:
- Navegue a la lista de entrada.
- Seleccione una entrada de la lista.
- Haga clic en la acción Devolver automáticamente para devolver el documento automáticamente. Esta función intenta asignar el documento al registro referenciado por la dirección de correo electrónico. Si no se encuentra el registro de destino en el sistema, se activa automáticamente la acción Devolver manualmente.
- Alternativamente, puede hacer clic en la acción Devolver manualmente para devolver el documento manualmente. Esta acción abre una página donde el usuario puede seleccionar el registro de destino al que se debe asignar.