Asignación mediante código de barras
Document Inbound está equipado con la capacidad de escanear y extraer códigos de barras de los documentos de manera fluida, dividiendo posteriormente los archivos en segmentos distintos basados en los códigos de barras únicos detectados. Además, estos códigos de barras extraídos se cruzan con configuraciones predefinidas de la lista de entrada (Inbound List) para vincularlos con el registro en Business Central, lo que facilita la asignación automática y optimiza el flujo de trabajo.
Requisitos previos
Para poder asignar documentos mediante código de barras, debe crearse una Lista de entrada (Inbound List) con el tipo de asignación Código de barras.
Reconocimiento de códigos de barras
Para utilizar el reconocimiento de códigos de barras en archivos PDF, es esencial importar primero los documentos en la lista de entrada. El proceso de importación puede iniciarse desde diversas fuentes (por ejemplo, carga manual de archivos o correo electrónico), siempre que los documentos contengan códigos de barras incrustados. Una vez importados, la funcionalidad de Document Inbound permite detectar y extraer la información del código de barras contenida en el documento. Posteriormente, los datos extraídos se cruzan con la base de datos.
Document Inbound tiene la capacidad de validar automáticamente si un código de barras detectado corresponde a una referencia en la base de datos. En caso de validación exitosa, identifica el registro de destino más probable, determina el tipo de contenido potencial y los metadatos relevantes del documento.
Info
Al cargar un documento manualmente, Document Inbound no inicia inmediatamente el proceso de reconocimiento de código de barras. En su lugar, los usuarios tienen la flexibilidad de activar esta función a su discreción simplemente haciendo clic en la acción Dividir automáticamente. Este activador manual solicita a Document Inbound que ejecute el proceso de reconocimiento y división de códigos de barras, garantizando que el proceso sea controlado por el usuario y se adapte a necesidades específicas.
Asignación de documentos
La cola de trabajos es responsable de la asignación de documentos. Los documentos se asignarán automáticamente a sus respectivos registros siempre que la referencia del código de barras se detecte en la base de datos. Alternativamente, los usuarios tienen la posibilidad de iniciar el proceso de asignación manualmente mediante las funciones Asignar automáticamente o Asignar manualmente.
Para activar la función de asignación manualmente, se pueden realizar los siguientes pasos:
- Navegue a la Lista de entrada (Inbound List).
- Seleccione una entrada de la lista.
- Haga clic en la acción Asignar automáticamente para asignar el documento de forma automática. Esta función intentará asignar el documento al registro vinculado con el código de barras. Si el código de barras no se encuentra en la base de datos, se activará automáticamente la acción Asignar manualmente.
- Alternativamente, haga clic en la acción Asignar manualmente para asignar el documento manualmente. Esta acción abrirá una página donde el usuario puede elegir el registro de destino que se asignará.
Corrección manual de códigos de barras con vista previa del documento
En los casos en que Document Inbound no pueda reconocer automáticamente un código de barras (por ejemplo, debido a etiquetas torcidas, baja calidad de impresión o anotaciones manuscritas), los usuarios pueden corregir el código de barras manualmente directamente desde la Lista de entrada.
Al usar la acción Cambiar código de barras, se abre un cuadro de diálogo de entrada que ahora incluye una vista previa incrustada del documento. Esto permite a los usuarios ver el documento original (como facturas, notas de entrega o etiquetas de envío) junto al campo de entrada del código de barras.
Beneficios
- Garantiza una entrada manual precisa cuando la extracción automática del código de barras falla.
- Elimina la necesidad de alternar entre el visor de documentos y el formulario de entrada.
- Proporciona una confirmación visual directa del valor correcto del código de barras.
- Admite todos los tipos de documentos procesados en Document Inbound (PDF, TIFF, etc.).
Uso
- Navegue a la Lista de entrada (Inbound List).
- Seleccione la entrada en la que no se pudo reconocer el código de barras.
- Haga clic en la acción Cambiar código de barras.
- En el cuadro de diálogo de entrada, utilice la vista previa incrustada para localizar el código de barras correcto en el documento e introdúzcalo en el campo. Si el panel de vista previa no es visible, haga clic en el icono de información (ℹ️) en la esquina superior derecha para mostrarlo.
- Confirme la entrada para actualizar el registro de entrada.
Solución de problemas
Cuando ocurre un error durante el proceso de asignación, la entrada se establecerá en "Error". La siguiente lista muestra los problemas más comunes relacionados con la asignación mediante código de barras y sus respectivas soluciones alternativas.
| Problema | Solución alternativa |
|---|---|
| El tipo de contenido no está publicado | Seleccione otro tipo de contenido para asignar el documento. Esto es posible mediante una acción en el subformulario "Source Target" de la lista de entrada |
| El código de barras encontrado en la entrada no se reconoce en el sistema | Una asignación manual es la forma más sencilla de asignar el documento |
| La entrada no contiene un código de barras | Cambie el código de barras manualmente mediante la acción en la lista de entrada |