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Proceso de Revisión

Última actualización: 09.03.2026 • Tiempo de lectura: ~10 minutos

El Proceso de Revisión permite flujos de trabajo de aprobación de múltiples personas para documentos antes de que sean finalizados y publicados. Los documentos deben ser liberados para revisión y aprobados por revisores asignados antes de su finalización. Esto asegura el control de calidad, los requisitos de cumplimiento y la toma de decisiones colaborativa en el procesamiento de documentos.

¿Qué es el Proceso de Revisión?

El flujo de trabajo de revisión te permite:

  • Enviar documentos a uno o más revisores para su aprobación antes de finalizar
  • Distinguir entre revisores requeridos y opcionales para controlar la lógica de aprobación
  • Rastrear el estado de revisión y los comentarios en tiempo real
  • Recibir notificaciones por correo electrónico cuando los documentos necesiten revisión o cuando se tomen acciones
  • Mantener total transparencia con el historial de revisión y la pista de auditoría

El proceso de revisión se integra sin problemas con el Procesamiento Inteligente y se activa automáticamente cuando se configura en las plantillas de proceso.

Requisitos Previos

Cómo Funciona el Flujo de Trabajo de Revisión

Cuando se activa el proceso de revisión para una plantilla, el flujo de trabajo de procesamiento de documentos incluye estos pasos:

  1. Procesar Documento – El usuario procesa el documento y prepara el borrador como de costumbre, validando datos y corrigiendo cualquier problema
  2. Liberar para Revisión – En lugar de completar inmediatamente, el usuario selecciona Liberar para Revisión para enviar el documento a los revisores asignados
  3. El Estado del Documento Cambia a "Por Revisar" – El documento se bloquea para completar y se asigna al usuario actual como propietario del documento (Para actualizar el borrador, simplemente libéralo nuevamente)
  4. Los Revisores Reciben Notificación – Todos los revisores asignados reciben una notificación por correo electrónico (si está configurado) con los detalles del documento y el enlace de revisión
  5. Acciones de Revisión – Cada revisor abre el documento y realiza una de estas acciones:
    • Aprobar – Confirma que el documento es correcto y puede proceder
    • Rechazar – Declina el documento con un comentario obligatorio explicando la razón
    • Agregar Comentario – Proporciona retroalimentación o hace preguntas sin cambiar el estado de aprobación
  6. Cálculo del Estado General – El sistema determina automáticamente el estado general de la revisión:
    • Rechazado – Si algún revisor (requerido u opcional) rechaza el documento
    • Esperando Revisión – Si uno o más revisores requeridos aún no han aprobado
    • Aprobado – Todos los revisores requeridos han aprobado (los revisores opcionales aún pueden estar pendientes)
  7. Completar Procesamiento – Una vez que el estado es Aprobado, el revisor completará automáticamente el proceso del documento.

Comprendiendo los Tipos de Revisores

Los revisores pueden configurarse como requeridos u opcionales para controlar la lógica de aprobación:

Tipo de Revisor Comportamiento
Revisores Requeridos Deben aprobar el documento antes de que pueda completarse. Si algún revisor requerido no ha aprobado o ha rechazado, el documento no puede proceder.
Revisores Opcionales Proporcionan supervisión adicional pero no son obligatorios. Su aprobación se registra pero no bloquea la finalización. Los documentos pueden completarse incluso si los revisores opcionales aún no han respondido.

Esta distinción te permite construir flujos de trabajo de aprobación flexibles donde los interesados críticos deben aprobar mientras se mantiene informados a otros sin bloquear el proceso.

Estados de Revisión

El proceso de revisión utiliza estos estados para rastrear el progreso del documento:

Estado Descripción
Por Revisar El documento ha sido liberado para revisión y está esperando la acción del revisor
Esperando Revisión Uno o más revisores requeridos aún no han aprobado (o solo los revisores opcionales han respondido)
Aprobado Todos los revisores requeridos han aprobado; el documento ahora puede ser completado
Rechazado Al menos un revisor ha rechazado el documento; requiere corrección y reenvío

Cómo Acceder a Tus Revisiones

Como revisor, puedes acceder a documentos que esperan tu revisión de varias maneras:

1. Indicadores del Centro de Rol

Tu Centro de Rol muestra indicadores dedicados para un acceso rápido:

  • Mis Entradas de Revisión – Muestra solo documentos asignados a ti para revisión
  • Todas las Entradas de Revisión – Muestra todas las revisiones pendientes (típicamente visible para administradores)

Estos indicadores muestran el número de revisiones pendientes, permitiéndote ver de un vistazo cuándo se necesita acción.

2. Lista de Entradas de Revisión

Abre la página de Lista de Entradas de Revisión para ver todas tus tareas de revisión. Esta página ofrece opciones de filtrado:

  • Filtrar por Estado de Revisión – Mostrar solo revisiones aprobadas, rechazadas o pendientes
  • Mostrar Solo Mis Revisiones – Alternar para mostrar solo revisiones asignadas a ti

Desde esta lista, selecciona Revisar Documento para abrir el documento directamente en la hoja de trabajo del proceso.

3. Hoja de Trabajo del Proceso

Cuando trabajas en un documento que está bajo revisión, el campo Revisores en el grupo de Revisión muestra el estado actual. Haz clic en el desglose para abrir la página de Resumen de Revisión con todos los detalles.

Realizando Acciones de Revisión

La Hoja de Trabajo del Proceso muestra acciones de revisión dedicadas cuando un documento está bajo revisión. Estas acciones se muestran como botones promocionados en el grupo de Revisión.

Acciones de Revisión Disponibles

Acción Quién la Ve Descripción
Liberar para Revisión Propietario del documento Envía el documento a los revisores (visible antes de que comience la revisión)
Aprobar Revisores asignados Aprueba el documento
Rechazar Revisores asignados Rechaza el documento con un comentario obligatorio
Revisores Todos Abre el Resumen de Revisión mostrando todos los revisores y su estado

Aprobar un Documento

Cuando recibes una solicitud de revisión:

  1. Abre el documento desde tu Lista de Entradas de Revisión o a través del enlace de notificación por correo electrónico
  2. Revisa el documento cuidadosamente:
    • Verifica todos los campos y valores extraídos
    • Asegúrate de que cualquier observación o advertencia haya sido abordada
    • Revisa la vista previa del documento si es necesario
  3. Si todo es correcto, selecciona Aprobar de las acciones de Revisión
  4. El sistema registra tu aprobación y actualiza el estado general
  5. Recibes confirmación:
    • Si todos los revisores requeridos han aprobado: "El documento está completamente aprobado y será completado"
    • Si otros revisores requeridos aún están pendientes: "Tu aprobación ha sido registrada. Esperando a otros revisores."

Rechazar un Documento

Si identificas problemas con el documento:

  1. Abre el documento desde tu Lista de Entradas de Revisión
  2. Revisa los problemas que has identificado
  3. Selecciona Rechazar de las acciones de Revisión
  4. Aparece un diálogo solicitando un comentario
  5. Ingresa un comentario detallado explicando:
    • Qué problemas encontraste
    • Qué necesita ser corregido
    • Cualquier requisito o guía específica
  6. Confirma el rechazo
  7. El estado del documento cambia inmediatamente a Rechazado
  8. El propietario del documento recibe una notificación (si está configurado)

El Comentario es Obligatorio

No puedes rechazar un documento sin proporcionar un comentario. El sistema muestra un error si intentas enviar un comentario vacío. Siempre proporciona retroalimentación clara y accionable.

Agregar Comentarios

Puedes agregar comentarios en cualquier momento para discutir detalles sin cambiar el estado de aprobación:

  1. Abre la página de Resumen de Revisión (a través del desglose de Revisores o desde la entrada de revisión)
  2. Selecciona Agregar Comentario de las acciones
  3. Ingresa el texto de tu comentario (preguntas, sugerencias, aclaraciones)
  4. Guarda el comentario
  5. El comentario es inmediatamente visible para:
    • Todos los revisores asignados
    • El propietario del documento
    • Cualquier otra persona que pueda acceder al documento
  6. Si Enviar Correo al Comentar está habilitado en la configuración de notificación, otros revisores reciben una notificación por correo electrónico

Los comentarios crean un hilo de discusión que proporciona total transparencia y ayuda a resolver preguntas de manera colaborativa.

Página de Resumen de Revisión

La página de Resumen de Revisión es tu vista central para todo el proceso de revisión de un documento específico. Accede a ella haciendo clic en el desglose de Revisores en la Hoja de Trabajo del Proceso o desde una entrada de revisión.

Lo Que Ves

Lista de Revisores

La sección principal muestra todos los revisores asignados con:

  • Nombre del revisor (ID de usuario)
  • Estado actual con indicadores de color:
    • Verde: Aprobado
    • Rojo: Rechazado
    • Amarillo: Pendiente
  • Si el revisor es requerido u opcional

FactBox de Comentarios de Revisión

El lado derecho muestra el FactBox de Comentarios de Revisión con la discusión completa:

  • Todos los comentarios en orden cronológico
  • Autor del comentario y marca de tiempo
  • Texto del comentario

Escenarios Comunes y Consejos

Escenario: Aprobación de Factura de Alto Valor

Situación: Tu organización requiere aprobación adicional para facturas superiores a €10,000.

Solución: Configura una regla de plantilla que agregue revisores requeridos (por ejemplo, Controlador Financiero, CFO) cuando el monto de la factura supere el umbral. Las facturas estándar pasan solo por los revisores predeterminados.

Escenario: Aprobación Multi-Departamento

Situación: Algunos documentos necesitan aprobación de múltiples departamentos.

Solución: Utiliza reglas de plantilla para agregar dinámicamente revisores según las propiedades del documento. Por ejemplo:

  • Categoría de Proveedor = "TI" → Agregar Gerente de TI como revisor requerido
  • Categoría de Proveedor = "Marketing" → Agregar Director de Marketing como revisor opcional

Escenario: El Documento Necesita Revisión

Situación: Un revisor encuentra problemas y el documento necesita ser corregido.

Qué sucede:

  1. El revisor rechaza el documento con un comentario detallado
  2. El estado del documento cambia a Rechazado
  3. El documento vuelve al propietario del documento para corrección
  4. El propietario realiza correcciones en el borrador
  5. El propietario libera para revisión nuevamente
  6. El proceso de revisión se reinicia con nuevas asignaciones de revisores

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