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Procesar correos electrónicos con Smart Processing

Fecha: 04.09.2025 • Tiempo de lectura: ~5 minutos

Además del procesamiento de documentos clásicos como archivos PDF o Word, Smart Processing también admite la procesamiento de correos electrónicos entrantes. Esto le permite, por ejemplo, procesar facturas, confirmaciones de pedidos o notas de crédito directamente desde su bandeja de entrada. El proceso es similar al de los documentos estándar, pero hay algunas particularidades que se aplican a los documentos de correo electrónico.

Funcionamiento

Los correos electrónicos se tratan en Business Central como otros documentos y aparecen en la lista de entrada como archivos en formato EML o MSG. El proceso posterior sigue el patrón conocido:

  1. Clasificación (automática o manual)
  2. Captura (extracción de datos del contenido del correo electrónico)
  3. Ejecución del proceso según una plantilla de proceso
  4. Coincidencia opcional o creación de datos maestros

Diferencia importante

No se necesita una configuración de captura separada para los correos electrónicos. Smart Processing incluye un algoritmo de captura predefinido que reconoce automáticamente qué datos se deben extraer del correo electrónico.

Clasificación de correos electrónicos

Los correos electrónicos también deben ser clasificados para que Smart Processing pueda iniciar el flujo de trabajo adecuado.

  • No se puede definir un clasificador en la configuración aquí.
  • Sin embargo, puede registrar manualmente la clasificación en el flujo de trabajo.
  • La clasificación elegida determina qué plantilla de proceso se utilizará.

Ejemplo: Un correo electrónico entrante con un archivo adjunto PDF se clasifica como factura. Smart Processing inicia el flujo de trabajo "Procesamiento de entrada de facturas" con la plantilla correspondiente.

Proceso de captura para correos electrónicos

El proceso de captura en correos electrónicos difiere técnicamente de los documentos estándar:

  1. Después de la clasificación, el sistema conoce la plantilla de proceso vinculada.
  2. La plantilla define los campos relevantes que se deben extraer.
  3. Estos campos sirven como base para el análisis inteligente del contenido del correo electrónico (asunto, cuerpo, información del encabezado, archivos adjuntos).
  4. Todos los valores reconocidos se asignan automáticamente a los campos de la plantilla.

Nota

El proceso de captura en correos electrónicos también incluye una coincidencia integrada. Por lo tanto, la opción de Coincidencia Inteligente no necesita ser activada por separado en la plantilla de proceso.

Pasos de configuración

La configuración para correos electrónicos es en gran medida similar a la configuración estándar:

  1. Definir flujo de trabajo

    • Cree una nueva plantilla de proceso para correos electrónicos.
    • Vincule los campos de la plantilla con los campos deseados de Business Central.

  2. Configurar la entrada de correos electrónicos

    • Configure su fuente de entrada para que los correos electrónicos lleguen a la lista de entrada como MSG o EML.

  3. Proveer servicio OpenAI

    • Se necesita Azure OpenAI para el análisis semántico del contenido del correo electrónico.
    • Asegúrese de que haya una conexión válida configurada en el área de Configurar Servicios.

  4. Configurar clasificación

    • Registre las posibles clasificaciones (por ejemplo, factura, pedido, nota de crédito).
    • Los correos electrónicos pueden ser clasificados manualmente o mediante reglas definidas.

Consejos para optimización

  • Utilizar el propósito del campo Si ciertos campos en los correos electrónicos no se reconocen correctamente, complete en el Campo de Plantilla la descripción en el campo Propósito del Campo. Esto proporciona a la IA pistas adicionales y mejora la calidad del reconocimiento.

Atención: Después de realizar cambios en la plantilla, el correo electrónico debe ser recapturado.

Ventajas del procesamiento de correos electrónicos

  • Integración sin fisuras: Los correos electrónicos aparecen directamente en la lista de entrada.
  • Sin esfuerzo de captura separado: El algoritmo estándar se encarga de la extracción.
  • Clasificación automatizada: Los correos electrónicos pueden ser asignados manual o automáticamente.
  • Procesos individuales: Cada tipo de correo electrónico puede ser procesado a través de su propia plantilla de proceso.
  • Inteligencia impulsada por IA: OpenAI analiza el contenido y el contexto para identificar de manera confiable los datos relevantes.

Resumen

  • Los correos electrónicos se cargan como MSG/EML en la lista de entrada.
  • No se requiere configuración de captura, ya que Smart Processing utiliza un algoritmo estándar.
  • La clasificación es posible manualmente y controla la plantilla de proceso.
  • El contenido del correo electrónico se analiza y extrae de manera inteligente según los campos de la plantilla.
  • El proceso se lleva a cabo de manera idéntica a los documentos estándar (incluyendo borrador, validación, cierre, archivo).

Ayuda de configuración