Procesamiento Automatizado con Smart Processing
Fecha: 03.09.2025 • Tiempo de lectura: ~7 minutos
Con la función Procesamiento Automático, Smart Processing lleva sus procesos de documentos en Microsoft Dynamics 365 Business Central a un nuevo nivel. Todos los pasos, desde la Clasificación hasta el Archivado, pueden ejecutarse completamente automatizados en segundo plano.
Requisitos
Antes de activar la automatización, asegúrese de que:
- La configuración básica de Smart Processing esté completa.
- Sus flujos de trabajo estén correctamente definidos y probados.
- La integración con Document Central esté activa, si se desea realizar un archivado automático.
Nota
Una configuración completa de los servicios, flujos de trabajo e integraciones es un requisito para que la automatización funcione sin problemas.
Activar el Procesamiento Automático
- Abra la Lista de Entradas.
- Seleccione la acción Activar Procesamiento Automático.
- Todos los documentos entrantes se moverán automáticamente a la Cola.
Monitoreo en el Centro de Roles
En el centro de roles Administrador de Documentos Entrantes hay cuatro baldosas de Smart Processing disponibles que muestran el estado actual:
| Baldosa | Significado |
|---|---|
| En Cola | Documentos que están en la cola esperando ser procesados. |
| Procesando | Documentos que están siendo procesados automáticamente. |
| Éxito | Documentos que han sido procesados con éxito y, si corresponde, archivados. |
| Error | Documentos en los que el procesamiento automático fue interrumpido. |
Nota
En el Centro de Administración de Documentos Entrantes, encontrará bajo Entradas Entrantes la pestaña Documentos en la Cola de Procesamiento. Allí puede ver el estado actual de los documentos, abrir los documentos y seguir la registración completa de los pasos de procesamiento.
Cola de Trabajos para Automatización
La automatización es controlada por una Cola de Trabajos que se configura automáticamente durante la instalación:
- Nombre: Documentos Entrantes - Bot de Procesamiento de Documentos
- Tarea: Procesa los documentos en la cola en segundo plano.
- Intervalos: Pueden ajustarse de manera flexible a sus necesidades.
Mejor Práctica
Elija intervalos que se adapten a su volumen de documentos. Intervalos más cortos permiten tiempos de respuesta rápidos, intervalos más largos alivian los recursos del sistema.
Flujo del Proceso Automatizado
El flujo automatizado corresponde al flujo de trabajo manual, solo que sin intervención del usuario:
| Paso | Descripción |
|---|---|
| Clasificación | El documento se analiza automáticamente y se asigna a una clasificación adecuada. |
| Captura | Se extraen automáticamente los datos relevantes del documento. |
| Creación de Borrador | Se crea un borrador del documento en segundo plano y se llena con los datos reconocidos. |
| Validación | Verificación de los datos para asegurar su integridad y corrección; se identifican comentarios críticos. |
| Cierre | El documento se marca como procesado y, si está configurado, se archiva automáticamente. |
Manejo de Errores
Si un documento no puede ser procesado automáticamente:
- El proceso se interrumpe.
- El documento recibe el estado Error.
-
En el Registro encontrará detalles sobre los errores, por ejemplo:
-
Campos obligatorios faltantes
- Diseños de documentos no reconocidos
- Conflictos en las validaciones
Nota
Los documentos en estado Error deben ser revisados y corregidos manualmente antes de que puedan ser procesados nuevamente.
Seguimiento y Control
Todos los pasos automatizados se registran.
- Bajo Éxito verá todos los documentos procesados con éxito.
- Bajo Error encontrará documentos defectuosos, incluidos comentarios para la posterior revisión.
Ventajas de la Automatización
- Ahorro de tiempo: Reducción de pasos de trabajo manuales
- Confiabilidad: Procesos estandarizados y repetibles
- Transparencia: Registros completos para seguimiento y auditorías
- Flexibilidad: Intervalos y flujos de trabajo ajustables