Documentos Alinear Líneas
Estado: 03.09.2025 • Tiempo de lectura: ~8 minutos
Cuando en Smart Processing se ha activado la función Document Matching, debe o puede realizar un alineamiento de los datos capturados.
En esta guía aprenderá paso a paso cómo verificar el estado del alineamiento, cambiar a la página de alineación, trabajar allí y resolver problemas típicos. Además, recibirá consejos útiles sobre cómo hacer que el proceso de alineación sea eficiente.
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Inicio en la ventana de borrador
Cuando ejecute la acción Process Document en la lista de entrada, se abrirá la ventana de borrador. Si el alineamiento está activo, se mostrará un campo de estado en la parte superior. Aquí verá el estado actual del alineamiento, que puede estar predefinido según sus configuraciones.
Mensajes de estado y significado
| Estado | Significado | Próximos pasos |
|---|---|---|
| Fully matched | Todas las líneas relevantes están correctamente asignadas. | Continuar procesando el documento, por ejemplo, iniciar Complete Processing. |
| Partially matched | Algunas líneas están asignadas, otras deben ser revisadas. | Abrir la página de alineación y alinear las líneas pendientes. |
| Invalid match | Hay asignaciones erróneas o contradictorias. | Revisar las asignaciones, corregir errores o anular el alineamiento. |
| Not matched | No hay asignaciones disponibles. | Abrir la página de alineación y comenzar el alineamiento. |
Nota sobre la codificación de colores:
- Verde = todo correcto
- Amarillo = parcialmente alineado, faltan asignaciones
- Rojo = error o alineamiento obligatorio no cumplido
Si en su plantilla está activado Matching Mandatory, Not matched se marcará como crítico (rojo) y el proceso Complete Processing se bloqueará. Un mensaje le informará al respecto.
Cambiar a la página de alineación:
- Haga clic directamente en el campo de estado en la ventana de borrador, o
- seleccione la acción Match Document.
Visión general de la página de alineación
La página de alineación se divide en tres áreas principales:
- Incoming Lines (arriba): Todas las líneas capturadas del documento.
- Matching Setups (medio): Sus reglas preconfiguradas por proceso o tipo de documento.
- Panel de detalles (derecha): Información adicional sobre la línea actualmente seleccionada, como estado, valores reconocidos o desviaciones.
Otras áreas útiles:
- Matching To Do: Resumen de todas las asignaciones pendientes. Los alineamientos obligatorios están marcados con un asterisco.
- Matched Lines: Líneas ya alineadas en comparación directa. Así podrá reconocer desviaciones de inmediato.
Trabajando con la página de alineación
Acciones globales
- Match automatically: Inicia el alineamiento automático de acuerdo con sus reglas establecidas.
- Reset matching: Anula todas las asignaciones – útil si se han cambiado las reglas y desea comenzar de nuevo.
- Edit Template: Abre la plantilla del proceso para ajustar filtros, campos o reglas de alineación.
Alineación manual
- Filter to this document: Si no se reconoce un encabezado de documento único, seleccione manualmente el encabezado adecuado.
Consejo: Utilice filtros únicos como números de documento o referencias para evitar la selección manual.
-
Match with Incoming Line: Vincula manualmente una línea de entrada marcada con una línea objetivo.
-
Revoke match: Anula una asignación existente, por ejemplo, en caso de un error de alineación o después de cambios en las reglas.
Proceso recomendado
Abra la ventana de borrador y verifique el estado actual del alineamiento. Si el estado es Fully matched, puede continuar directamente con Complete Processing. En caso de Partially matched, Invalid match o Not matched, cambie a la página de alineación, inicie el alineamiento automático si es necesario y trabaje en las tareas pendientes. Al final, revise el área de Matched Lines para identificar discrepancias y continúe el proceso en la ventana de borrador.
Problemas comunes y soluciones
Complete Processing bloqueado
- Causa: El alineamiento es obligatorio, pero no se ha completado.
- Solución: Completar todas las asignaciones pendientes, anular coincidencias inválidas, restablecer el alineamiento si es necesario y revisar las reglas.
No hay un documento objetivo claro
- A corto plazo: Seleccionar manualmente a través de Filter to this document.
- A largo plazo: Optimizar filtros en las configuraciones, por ejemplo, por número de documento o referencia externa.
Asignaciones inválidas o implausibles
- Anular coincidencias existentes con Revoke match.
- Revisar las reglas sobre formatos, mayúsculas/minúsculas o ceros a la izquierda.
- Si es necesario: ejecutar Reset matching y reiniciar el alineamiento automático.
Sin coincidencias o muy pocas coincidencias
- Verificar si todos los campos obligatorios en el documento se han capturado correctamente.
- Ajustar las reglas de alineación y filtros.
- Utilizar criterios únicos como números de documento.
- Utilizar el parámetro Allow Null Value solo de manera selectiva.
Consejos y mejores prácticas
- Utilizar claves únicas: Números de documento, referencias externas o IDs de socios tienen prioridad.
- Alineación automática de líneas: Recomendamos que configure el alineamiento automático, de este modo, el alineamiento se genera simultáneamente con la creación del borrador y puede ser revisado.
- Prestar atención al orden de las reglas: Aplicar criterios exactos siempre antes de reglas difusas.
- Optimizar de manera iterativa: Ajustar continuamente las reglas, basándose en la experiencia de alineamientos anteriores.