Reglas de Plantilla en Plantillas de Proceso
Estado: 01.08.2026 • Tiempo de lectura: ~8 minutos
Las Reglas de Plantilla son una forma de definir la lógica empresarial que se ejecuta durante el procesamiento de documentos. Una vez que un documento ha sido capturado y los campos contienen valores (de OCR, importación o mapeo), las reglas pueden evaluar esos valores y reaccionar ante ellos. Esto te proporciona una capa controlada entre “los datos fueron capturados” y “los datos son aceptados”, para que puedas hacer cumplir la consistencia, detectar excepciones temprano y reducir correcciones manuales.
Una regla típicamente tiene tres ingredientes: observa un valor (o un valor derivado de otros valores), evalúa una condición y—si se cumple la condición—provoca una respuesta como crear un comentario o actualizar uno o más campos.
Debido a que las reglas pueden ejecutarse en un orden definido, puedes construir una lógica estructurada: normaliza los valores primero, calcula los valores derivados a continuación y valida el resultado final después.
Lo que puedes hacer con las Reglas de Plantilla
Validar la completitud y la plausibilidad básica
Las reglas pueden asegurar que los campos más importantes estén presentes y sean razonables. Por ejemplo, puedes detectar fechas de factura faltantes, referencias de proveedores faltantes o totales que son cero cuando no deberían serlo. Esta es a menudo la primera línea de control: si faltan los aspectos básicos, no tiene sentido proceder a verificaciones más avanzadas.
En lugar de bloquear todo, puedes elegir el comportamiento que se ajuste a tu flujo de trabajo. Algunos clientes marcan los elementos esenciales faltantes como errores (detener el procesamiento hasta que se corrijan), mientras que otras verificaciones pueden ser advertencias (permitir el procesamiento pero forzar la revisión).
Validar formatos y patrones (por ejemplo, números de factura, IDs)
Muchos campos comerciales deben seguir un formato estructurado: números de factura, números de órdenes de compra, IDs de IVA, IBANs, referencias internas. Las reglas pueden validar que un campo se ajuste a la estructura esperada y generar un comentario cuando no lo haga.
Esto es especialmente útil cuando el OCR lee caracteres incorrectamente (O vs 0, I vs 1), o cuando los proveedores utilizan esquemas de numeración variados y deseas detectar valores “inusuales” temprano.
Comparar valores para consistencia
Las reglas pueden comparar dos valores y evaluar si coinciden o difieren. Esto puede ser tan simple como verificar que dos referencias extraídas estén alineadas, o verificaciones más orientadas al negocio, como asegurar que la moneda coincida con la moneda esperada del proveedor.
Un enfoque común es comparar un valor extraído con otro campo capturado, o con un valor derivado de datos maestros. El objetivo no es capturar cada pequeña desviación, sino identificar contradicciones que indiquen que el documento necesita atención.
Realizar controles numéricos, incluidos umbrales y tolerancias
Las comparaciones numéricas son una de las características más fuertes en el procesamiento real de facturas. Puedes marcar montos altos para aprobación manual, detectar valores negativos donde no deberían ocurrir y resaltar diferencias sospechosas.
Donde se requiere igualdad, la tolerancia es importante porque los documentos escaneados a menudo introducen desviaciones menores a través del redondeo (especialmente con el IVA). En lugar de tratar “118.99 vs 119.00” como un fallo, puedes permitir un pequeño margen de desviación y solo generar una excepción cuando la diferencia supere tu tolerancia definida.
Así es como se expresan también los controles típicos de integridad financiera, como verificar totales e impuestos sin crear demasiados falsos positivos.
Validar totales como Neto / IVA / Bruto
Uno de los controles más solicitados es asegurar que los totales sumen correctamente. Una regla comercial típica es: El Bruto debe ser igual al Neto más el IVA, posiblemente dentro de una tolerancia. Cuando la relación no se cumple, puedes generar un comentario que pida explícitamente revisión.
Estas verificaciones pueden aplicarse a nivel de encabezado (totales del documento) y—dependiendo de la estructura de tu plantilla—también a nivel de línea (por ejemplo, monto de línea = cantidad × precio unitario, o los totales de línea suman a los totales de encabezado). Incluso cuando no aplicas un bloqueo estricto, esto proporciona un fuerte control operativo y reduce errores de publicación.
Verificar la resolución de datos maestros (existencia de registros)
Un campo puede contener un valor y aún así estar equivocado porque no se resuelve a un registro válido. Las reglas pueden detectar este tipo de problema verificando si existe un registro correspondiente de datos maestros. Ejemplos típicos incluyen la resolución de proveedores/clientes, números de artículos en líneas u otras entidades referenciadas.
Este es uno de los tipos de reglas más importantes porque el enriquecimiento posterior depende de ello. Si un registro de proveedor no puede resolverse, campos como términos de pago, lógica de aprobación o configuración de publicación podrían ser poco confiables. En ese sentido, las verificaciones de “el registro existe” a menudo actúan como puertas de entrada: si la resolución falla, el documento se marca para corrección antes de que pueda proceder.
Usar datos maestros como parte de la lógica (enriquecimiento y control)
Una vez que un registro se resuelve, las reglas pueden usar información de ese registro como entrada para una evaluación adicional o para poblar campos del documento. Esto permite lógica específica del proveedor y un comportamiento consistente.
Por ejemplo, podrías querer generar un comentario cuando el proveedor esté bloqueado, aplicar la moneda predeterminada del proveedor cuando falte la moneda, o usar los términos de pago del proveedor para derivar una fecha de vencimiento. Esto reduce el trabajo manual y mantiene el manejo de documentos alineado con los datos maestros.
Derivar y calcular valores
En muchos procesos, los valores que deseas validar no se capturan directamente, sino que pueden ser derivados. Las reglas pueden soportar resultados calculados, como totales esperados o diferencias. Esto te ayuda a expresar controles como “comparar el bruto capturado con el bruto calculado” o “calcular el delta y marcarlo cuando exceda la tolerancia”.
Los valores calculados también son útiles para construir una lógica consistente y explicable donde la validación no depende de un solo campo extraído, sino de relaciones entre campos.
Manejar fechas y lógica de fechas de vencimiento
Las verificaciones de fechas son un requisito frecuente porque los campos de fecha influyen en los procesos de publicación y pago. Las reglas pueden verificar fechas poco realistas (muy en el futuro o anteriores a lo esperado), hacer cumplir relaciones (la fecha de vencimiento no antes de la fecha de factura) y derivar fechas de otros valores.
Un ejemplo clásico es el cálculo de la fecha de vencimiento basado en los términos de pago. Cuando la fecha de vencimiento se deriva de manera consistente, reduces ediciones manuales y evitas publicar documentos con fechas de pago incorrectas.
Qué sucede cuando se cumple una regla
Comentarios: comunicar claramente al usuario
Los comentarios son el resultado “orientado al humano” de las reglas. Proporcionan una guía clara: qué se detectó, por qué es importante y qué hacer. Los comentarios pueden ser informativos, advertencias o errores, dependiendo de cuán estricto deba ser el proceso.
Un buen texto de comentario es específico y accionable. “Los totales no coinciden” es útil; “la regla falló” no lo es. Los mejores conjuntos de reglas se sienten como una lista de verificación que se explica automáticamente a sí misma al revisor.
Reemplazo de campos: correcciones automáticas y estandarización
Las reglas también pueden actualizar campos automáticamente. Esto es apropiado cuando el cambio es seguro y determinista: normalizando formatos numéricos, llenando valores predeterminados, copiando valores entre campos o aplicando valores derivados de datos maestros.
Reemplazar valores no tiene que ocultar problemas. Muchos clientes combinan ambos enfoques: normalizan valores automáticamente, pero aún así crean un comentario cuando el documento contenía originalmente algo sospechoso. De esa manera, el documento se vuelve procesable mientras sigue siendo transparente.
Resultados típicos que implementan los clientes
Los clientes comúnmente implementan un conjunto de reglas que entrega resultados como:
- “Marcar facturas cuando los totales no sumen (neto + IVA vs bruto), permitiendo una pequeña tolerancia por redondeo.”
- “Generar advertencias cuando los totales de las facturas superen los umbrales de aprobación.”
- “Detener el procesamiento cuando un proveedor no puede resolverse o cuando faltan campos obligatorios.”
- “Detectar formatos inválidos para números de factura, IDs de IVA o IBANs.”
- “Derivar fechas de vencimiento basadas en fechas de factura y términos de pago para que los usuarios no necesiten calcularlas manualmente.”
- “Normalizar valores capturados para que las comparaciones y la publicación se comporten de manera consistente.”
- “Aplicar controles específicos del proveedor, por ejemplo, proveedores bloqueados, desajuste de moneda o referencias faltantes.”