Reglas de Plantilla en Plantillas de Proceso

Estado: 01.08.2026 • Tiempo de lectura: ~8 minutos

Las Reglas de Plantilla son una forma de definir la lógica empresarial que se ejecuta durante el procesamiento de documentos. Una vez que un documento ha sido capturado y los campos contienen valores (de OCR, importación o mapeo), las reglas pueden evaluar esos valores y reaccionar a ellos. Esto te proporciona una capa controlada entre "los datos fueron capturados" y "los datos son aceptados", para que puedas hacer cumplir la consistencia, detectar excepciones temprano y reducir correcciones manuales.

Una regla típicamente tiene tres ingredientes: observa un valor (o un valor derivado de otros valores), evalúa una condición y—si se cumple la condición—dispara una respuesta como crear un comentario o actualizar uno o más campos.

Debido a que las reglas pueden ejecutarse en un orden definido, puedes construir lógica estructurada: normaliza los valores primero, calcula los valores derivados a continuación y valida el resultado final después.

Lo que puedes hacer con las Reglas de Plantilla

Validar la completitud y la plausibilidad básica

Las reglas pueden asegurar que los campos más importantes estén presentes y sean razonables. Por ejemplo, puedes detectar fechas de factura faltantes, referencias de proveedores faltantes o totales que son cero cuando no deberían serlo. Esta es a menudo la primera línea de control: si faltan los aspectos básicos, no tiene sentido proceder a verificaciones más avanzadas.

En lugar de bloquear todo, puedes elegir el comportamiento que se ajuste a tu flujo de trabajo. Algunos clientes marcan los elementos esenciales faltantes como errores (detener el procesamiento hasta que se corrijan), mientras que otras verificaciones pueden ser advertencias (permitir el procesamiento pero forzar la revisión).

Validar formatos y patrones (por ejemplo, números de factura, IDs)

Muchos campos comerciales deben seguir un formato estructurado: números de factura, números de órdenes de compra, IDs de IVA, IBANs, referencias internas. Las reglas pueden validar que un campo se ajuste a la estructura esperada y generar un comentario cuando no lo haga.

Esto es especialmente útil cuando el OCR lee caracteres incorrectamente (O vs 0, I vs 1), o cuando los proveedores utilizan diferentes esquemas de numeración y deseas detectar valores "inusuales" temprano.

Comparar valores para consistencia

Las reglas pueden comparar dos valores y evaluar si coinciden o difieren. Esto puede ser tan simple como verificar que dos referencias extraídas estén alineadas, o verificaciones más orientadas al negocio, como asegurar que la moneda coincida con la moneda esperada del proveedor.

Un enfoque común es comparar un valor extraído con otro campo capturado, o con un valor derivado de datos maestros. El objetivo no es atrapar cada pequeña desviación, sino identificar contradicciones que indiquen que el documento necesita atención.

Realizar controles numéricos, incluidos umbrales y tolerancias

Las comparaciones numéricas son una de las características más fuertes en el procesamiento real de facturas. Puedes marcar montos altos para aprobación manual, detectar valores negativos donde no deberían ocurrir y resaltar diferencias sospechosas.

Donde se requiere igualdad, la tolerancia es importante porque los documentos escaneados a menudo introducen desviaciones menores a través del redondeo (especialmente con el IVA). En lugar de tratar "118.99 vs 119.00" como un fallo, puedes permitir un pequeño margen de desviación y solo generar una excepción cuando la diferencia exceda tu tolerancia definida.

Así es como se expresan típicamente los controles de integridad financiera, como verificar totales e impuestos sin crear demasiados falsos positivos.

Validar totales como Neto / IVA / Bruto

Uno de los controles más solicitados es asegurar que los totales sumen correctamente. Una regla comercial típica es: El Bruto debe ser igual al Neto más el IVA, posiblemente dentro de una tolerancia. Cuando la relación no se mantiene, puedes generar un comentario que pida explícitamente una revisión.

Estas verificaciones pueden aplicarse a nivel de encabezado (totales del documento) y—dependiendo de la estructura de tu plantilla—también a nivel de línea (por ejemplo, monto de línea = cantidad × precio unitario, o los totales de línea suman a los totales de encabezado). Incluso cuando no aplicas un bloqueo estricto, esto proporciona un fuerte control operativo y reduce errores de publicación.

Verificar la resolución de datos maestros (existencia de registros)

Un campo puede contener un valor y aún así estar equivocado porque no se resuelve a un registro válido. Las reglas pueden detectar este tipo de problema verificando si existe un registro correspondiente de datos maestros. Ejemplos típicos incluyen la resolución de proveedores/clientes, números de artículos en líneas u otras entidades referenciadas.

Este es uno de los tipos de reglas más importantes porque el enriquecimiento posterior depende de ello. Si un registro de proveedor no puede resolverse, campos como términos de pago, lógica de aprobación o configuración de publicación pueden ser poco confiables. En ese sentido, las verificaciones de "el registro existe" a menudo actúan como puertas de entrada: si la resolución falla, el documento se marca para corrección antes de que pueda proceder.

Usar datos maestros como parte de la lógica (enriquecimiento y control)

Una vez que un registro se resuelve, las reglas pueden usar información de ese registro como entrada para una evaluación adicional o para poblar campos del documento. Esto permite lógica específica del proveedor y un comportamiento consistente.

Por ejemplo, podrías querer generar un comentario cuando el proveedor esté bloqueado, aplicar la moneda predeterminada del proveedor cuando falte la moneda, o usar los términos de pago del proveedor para derivar una fecha de vencimiento. Esto reduce el trabajo manual y mantiene el manejo de documentos alineado con los datos maestros.

Derivar y calcular valores

En muchos procesos, los valores que deseas validar no se capturan directamente, sino que pueden ser derivados. Las reglas pueden soportar resultados calculados, como totales esperados o diferencias. Esto te ayuda a expresar controles como "comparar el bruto capturado con el bruto calculado" o "calcular el delta y marcarlo cuando exceda la tolerancia".

Los valores calculados también son útiles para construir lógica consistente y explicable donde la validación no depende de un solo campo extraído, sino de relaciones entre campos.

Manejar fechas y lógica de fechas de vencimiento

Las verificaciones de fechas son un requisito frecuente porque los campos de fecha influyen en los procesos de publicación y pago. Las reglas pueden verificar fechas poco realistas (lejos en el futuro o antes de lo esperado), hacer cumplir relaciones (la fecha de vencimiento no antes de la fecha de factura) y derivar fechas de otros valores.

Un ejemplo clásico es el cálculo de la fecha de vencimiento basado en los términos de pago. Cuando la fecha de vencimiento se deriva de manera consistente, reduces ediciones manuales y evitas publicar documentos con fechas de pago incorrectas.

Qué sucede cuando se cumple una regla

Comentarios: comunicar claramente al usuario

Los comentarios son el resultado "orientado al humano" de las reglas. Proporcionan una guía clara: qué se detectó, por qué es importante y qué hacer. Los comentarios pueden ser informativos, advertencias o errores, dependiendo de cuán estrictos deben ser los procesos.

Un buen texto de comentario es específico y accionable. "Los totales no coinciden" es útil; "la regla falló" no lo es. Los mejores conjuntos de reglas se sienten como una lista de verificación que se explica automáticamente al revisor.

Reemplazo de campos: correcciones automáticas y estandarización

Las reglas también pueden actualizar campos automáticamente. Esto es apropiado cuando el cambio es seguro y determinista: normalizando formatos de números, llenando valores predeterminados, copiando valores entre campos o aplicando valores derivados de datos maestros.

Reemplazar valores no tiene que ocultar problemas. Muchos clientes combinan ambos enfoques: normalizan valores automáticamente, pero aún crean un comentario cuando el documento originalmente contenía algo sospechoso. De esa manera, el documento se vuelve procesable mientras sigue siendo transparente.

Resultados típicos que implementan los clientes

Los clientes comúnmente implementan un conjunto de reglas que entrega resultados como:

“Marcar facturas cuando los totales no sumen (neto + IVA vs bruto), permitiendo una pequeña tolerancia por redondeo.”
“Generar advertencias cuando los totales de las facturas superen los umbrales de aprobación.”
“Detener el procesamiento cuando un proveedor no puede ser resuelto o cuando faltan campos obligatorios.”
“Detectar formatos inválidos para números de factura, IDs de IVA o IBANs.”
“Derivar fechas de vencimiento basadas en fechas de factura y términos de pago para que los usuarios no necesiten calcularlas manualmente.”
“Normalizar valores capturados para que las comparaciones y la publicación se comporten de manera consistente.”
“Aplicar controles específicos del proveedor, por ejemplo, proveedores bloqueados, desajuste de moneda o referencias faltantes.”

Asignación de Revisores en Reglas de Plantilla

Cuando se activa el proceso de revisión en una plantilla de proceso, las reglas de plantilla pueden asignar o modificar dinámicamente revisores en función del contenido o las condiciones del documento. Esto permite flujos de trabajo de aprobación flexibles y conscientes del contexto donde la asignación de revisores se adapta a propiedades del documento como umbrales de monto, categorías de proveedores o tipos de documentos.

Campos de Configuración de Revisión en Reglas de Plantilla

Cada regla de plantilla incluye un grupo de Configuración de Revisión con las siguientes opciones de configuración:

Campo	Descripción
Agregar Revisores	Cuando está habilitado, los revisores configurados en esta regla son agregados a la lista de revisores existente (de los revisores predeterminados de la plantilla o reglas anteriores). Esto permite la asignación acumulativa de revisores basada en múltiples condiciones.
Reemplazar Revisores Predeterminados	Cuando está habilitado, los revisores configurados en esta regla reemplazan todos los revisores predeterminados de la plantilla de proceso. Usa esto cuando condiciones específicas requieran una cadena de aprobación completamente diferente.
Revisores	Abre el desglose de revisores para configurar qué usuarios son asignados cuando se cumple esta regla. Puedes especificar tanto revisores requeridos como opcionales.

Lógica de Regla

Si Reemplazar Revisores Predeterminados está habilitado, los revisores predeterminados de la plantilla de proceso son eliminados y solo se utilizan los revisores de la regla.
Si Agregar Revisores está habilitado, los revisores de la regla se agregan a la lista existente (revisores predeterminados más cualquier revisor de reglas anteriores).
Ambas opciones pueden usarse juntas en múltiples reglas para construir cadenas de aprobación complejas.

Configurando Revisores en una Regla de Plantilla

Para configurar la asignación de revisores en una regla de plantilla:

Abre la Plantilla de Proceso y navega a Reglas de Plantilla.
Crea una nueva regla o edita una regla existente.
Define la condición que activa esta regla (por ejemplo, monto > 5000, categoría de proveedor específica, etc.).
En el grupo de Configuración de Revisión:
- Habilita Agregar Revisores para agregar revisores a la lista existente.
- Habilita Reemplazar Revisores Predeterminados para reemplazar completamente la lista de revisores predeterminados.
Selecciona la acción de desglose de Revisores para abrir la lista de revisores.
Agrega revisores seleccionando Nuevo y eligiendo usuarios del sistema.
Para cada revisor, especifica:
- ID de Usuario – El usuario de Business Central que revisará documentos cuando se cumpla esta regla
- Requerido – Si la aprobación de este revisor es obligatoria para la finalización
Guarda la configuración de la regla.

Ejemplos de Escenarios

Escenario 1: Aprobación de Factura de Alto Valor

Condición: Monto de la factura > €10,000
Agregar Revisores: Habilitado
Revisores: Controlador Financiero (requerido), CFO (requerido)
Resultado: Las facturas de alto valor requieren aprobación tanto de los revisores predeterminados como del controlador financiero y el CFO.

Escenario 2: Aprobación de Múltiples Niveles

Regla 1: Monto > €5,000 → Agregar Gerente de Departamento (requerido)
Regla 2: Monto > €20,000 → Agregar Director (requerido)
Resultado: Las facturas superiores a €5,000 requieren revisores predeterminados + gerente de departamento. Las facturas superiores a €20,000 requieren revisores predeterminados + gerente de departamento + director.

Tip

Recomendamos habilitar la opción “Agregar Comentario” para añadir un comentario que describa lo que necesita hacerse. Esto es útil para asegurar que los revisores entiendan lo que debe hacerse.

Mejores Prácticas

Usar Agregar Revisores para Escalación: Cuando las propiedades del documento requieren supervisión adicional, usa Agregar Revisores para escalar a aprobadores senior mientras mantienes la cadena de aprobación base.
Usar Reemplazar para Flujos de Trabajo Especializados: Cuando tipos de documentos específicos requieren procesos de aprobación completamente diferentes, usa Reemplazar Revisores Predeterminados para implementar flujos de trabajo especializados.
Combinar Múltiples Reglas: Construye lógica de aprobación compleja combinando múltiples reglas con diferentes condiciones. Las reglas se evalúan en orden, permitiendo la asignación acumulativa de revisores.
Equilibrar Requerido vs Opcional: Asigna el estado requerido solo a los revisores cuya aprobación es crítica. Usa revisores opcionales para supervisión informativa para evitar retrasos innecesarios.