Documentación Técnica

Documentación Técnica – Almacenamiento de Documentos a Prueba de Auditoría en Document Central

Una documentación técnica asegura que los documentos se almacenen y gestionen de manera a prueba de auditoría en Document Central. Esto significa: los documentos son verificables, inalterables y se conservan de acuerdo con las disposiciones legales.

La base para esto son las llamadas marcas de retención. Estas se crean en el Microsoft Purview Compliance Center, se sincronizan con SharePoint Online y luego se utilizan en Document Central. Las marcas de retención para ABS se crean directamente en Document Central.

Info

Una marca de retención establece:

• que un documento no puede ser eliminado,
• y cuánto tiempo debe ser conservado.

La asignación de las etiquetas se realiza de forma automática o manual según la configuración. Para ello, se utiliza un modelo de prioridad que considera si una etiqueta se ha definido en metadatos, tipos de contenido o bibliotecas de documentos.

Con modelo de prioridad se refiere en Document Central al orden en el que se aplican las etiquetas de retención, cuando varias configuraciones podrían aplicarse simultáneamente. El modelo establece qué nivel de configuración tiene prioridad, cuando, por ejemplo, un documento podría recibir una etiqueta tanto a través de metadatos como de un tipo de contenido o una biblioteca de documentos. Además, los controles de acceso aseguran que solo los grupos de usuarios autorizados puedan ver, editar o eliminar documentos o cambiar etiquetas de retención. De este modo, se garantiza que todas las operaciones cumplan con las disposiciones de cumplimiento y se mantenga la integridad del almacenamiento de documentos.

Para crear un informe de documentación técnica, siga estos pasos:

1. Inicie en el centro de roles de Document Central.
2. Haga clic en el área de navegación en Cumplimiento.
3. Seleccione la opción de menú documentación técnica.
4. Elija una de las siguientes acciones:
   • Enviar a...
   • Imprimir
   • Vista previa
5. Si selecciona Enviar a..., se abrirá un diálogo para seleccionar el formato deseado (por ejemplo, PDF, Word).
6. Seleccione el formato deseado y haga clic en Aceptar.
7. El documento se creará en el formato elegido y se descargará automáticamente.