Configuración de la sincronización de permisos de Document Central con SharePoint

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Esta función actualmente no está implementada en el producto y por lo tanto no está disponible. Por favor, tenga en cuenta las funciones futuras.

Con la función de sincronización de permisos, es posible alinear automáticamente el control de acceso de la biblioteca de documentos en Document Central con los permisos en SharePoint. Esto garantiza una configuración de permisos coherente en ambos sistemas.

La sincronización de permisos está integrada en el control de acceso y los grupos de usuarios, y ofrece una configuración simplificada y familiar.

Importante

Tenga en cuenta que para comprender completamente esta documentación se requieren conocimientos sobre la configuración de permisos mediante grupos de usuarios en SharePoint. Para más información, consulte la documentación oficial de SharePoint.

Importante

Los permisos solo pueden sincronizarse a nivel de la biblioteca de documentos. La configuración de niveles superiores, como los tipos de contenido, puede causar errores en Document Central debido a asignaciones explícitas de roles en SharePoint.

Para utilizar esta función se requiere un registro de aplicación.

¿Cómo funciona la sincronización de permisos?

Para sincronizar los permisos de Document Central con SharePoint, deben utilizarse y configurarse recursos como grupos de seguridad de Azure y niveles de permisos de SharePoint. Estos recursos pueden aplicarse a una biblioteca de documentos, de modo que solo los usuarios dentro del grupo de seguridad definido tengan acceso a la biblioteca.

Conexión entre grupos de Azure y grupos de Document Central

La conexión se establece mediante la integración estándar de los grupos de seguridad de Business Central. Un grupo de usuarios en Document Central está vinculado a un grupo de seguridad en Business Central. Este grupo de seguridad de Business Central está vinculado por defecto a un grupo de seguridad de Azure correspondiente.

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Estos grupos de seguridad se asignan en la configuración de control de permisos de SharePoint.

Sincronización automática de usuarios

Los usuarios de los grupos de seguridad se sincronizan automáticamente con los grupos de seguridad configurados. En la configuración del módulo de Document Central, en la sección Control de acceso, está disponible el campo "Intervalo entre sincronizaciones de usuarios". Este determina el intervalo de tiempo entre sincronizaciones de usuarios. Debajo hay un campo que muestra la marca de tiempo de la última sincronización activada.

Cada vez que un usuario inicia sesión en Document Central, el sistema verifica si el tiempo desde la última sincronización excede el intervalo configurado. Si es así, se inicia una sesión en segundo plano para sincronizar los miembros del grupo de usuarios.

Niveles de permisos de Document Central en SharePoint

Al configurar la sincronización de permisos, Document Central crea sus propios niveles de permisos en SharePoint. Estos niveles de permisos se llaman "DMS - Leer", "DMS - Leer Escribir" y "DMS - Leer Escribir Eliminar". Estos pueden asignarse, por ejemplo, a un grupo en una biblioteca de documentos.

Los niveles de permisos tienen los siguientes efectos:

DMS - Leer

Ver elementos: Ver elementos en listas y documentos en bibliotecas de documentos.
Ver información de origen: Ver la fuente de documentos con controladores de archivos del lado del servidor.
Ver versiones: Ver versiones anteriores de un elemento de lista o documento.
Ver páginas de aplicación: Ver formularios, vistas y páginas de aplicación, así como listas.
Ver páginas: Ver páginas en el sitio web.
Abrir: Los usuarios pueden abrir un sitio web, lista o carpeta y acceder al contenido.

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Este nivel de permisos representa acceso de solo lectura.

DMS - Leer Escribir

Agregar elementos: Agregar elementos a listas y documentos a bibliotecas.
Editar elementos: Editar entradas de listas y documentos, así como Webparts en bibliotecas de documentos.
Ver elementos: Ver listas y documentos.
Aprobar elementos: Aprobar una versión menor de un elemento de lista o documento.
Abrir elementos: Ver información de origen.
Ver versiones: Ver versiones anteriores.
Ver páginas de aplicación: Ver formularios, vistas y páginas de aplicación.
Ver páginas: Ver páginas.
Abrir: Acceder a contenido en listas, carpetas o sitios web.

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Este nivel de permisos representa acceso de lectura y escritura.

DMS - Leer Escribir Eliminar

Agregar elementos: Agregar elementos y documentos.
Editar elementos: Editar contenido y elementos web.
Ver elementos: Ver contenido.
Aprobar elementos: Aprobar versiones menores.
Abrir elementos: Ver información de origen.
Ver versiones: Ver versiones anteriores.
Eliminar versiones: Eliminar versiones antiguas.
Crear notificaciones: Configurar alertas.
Ver páginas de aplicación: Acceso completo a formularios y listas.
Ver páginas: Ver páginas del sitio web.
Abrir: Acceso al contenido.

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Este nivel permite derechos de lectura, escritura y eliminación.

Conexión del control de acceso

La conexión de control de acceso solo se admite a nivel de biblioteca de documentos, ya que SharePoint no permite asignaciones de permisos separadas para tipos de contenido como lo hace para bibliotecas. Si no se configuran controles de acceso, todos los usuarios tendrán acceso a la biblioteca (por herencia).

Si se configuran controles de acceso, la herencia se desactiva en Document Central y solo los usuarios dentro de los grupos tendrán acceso. Para ello, los grupos de seguridad asignados se transfieren directamente a SharePoint.

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Dependiendo del permiso seleccionado en el campo de control de acceso, el grupo recibirá el nivel de permiso correspondiente en SharePoint: "DMS - Leer", "DMS - Leer Escribir" o "DMS - Leer Escribir Eliminar".

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Durante la creación de SharePoint se crea un “grupo principal”. Este grupo de seguridad de Azure contiene a todos los usuarios de Document Central. Por defecto, se asigna en SharePoint y permite ver, eliminar y cargar documentos. El nombre es: "Document Central Users" + Nombre del entorno + Nombre de la empresa.

Configurar recursos base para la sincronización de permisos de SharePoint

Estos recursos pueden crearse al crear un nuevo SharePoint o mediante una acción en el área de grupos de usuarios de Document Central. Procedimiento:

Vaya a la página del centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Configuración en la cinta de opciones y ejecute la acción Grupo de usuarios.
Ejecute la acción Crear permiso base (nuevo) en el área Grupos de seguridad.

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En la configuración del módulo se puede activar o desactivar la sincronización del control de acceso.

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La posible creación de nuevos permisos de registro de aplicaciones puede requerir pasos de autenticación adicionales.

Configurar grupos de usuarios y permisos

Para sincronizar los permisos con SharePoint, deben crearse grupos de seguridad y configurarse controles de acceso.

Configurar grupos de usuarios

Para vincular un grupo de seguridad de Azure con Business Central:

Vaya a la página del centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Configuración en la cinta de opciones y ejecute la acción Grupo de usuarios.
Ejecute la acción Crear grupo de usuarios en el área Grupos de seguridad.

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Esta acción inicia un asistente que le permite crear un nuevo grupo de seguridad, usar uno existente de Business Central o crear un grupo válido solo en Document Central.

Establecer intervalo de sincronización de usuarios

Para establecer el intervalo de sincronización de usuarios:

Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Configuración en la cinta de opciones y abra Configuración del módulo.
En la sección Control de acceso, encontrará el campo "Intervalo entre sincronizaciones de usuarios" y allí puede ingresar el período deseado.

Configurar permisos de SharePoint

Para sincronizar controles de acceso con SharePoint:

Vaya a la página del centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Archivo en la cinta de opciones y ejecute la acción Biblioteca de documentos.
Seleccione la biblioteca cuyos permisos desea sincronizar.
Configure los controles de acceso.
Salga de la página de control de acceso.

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Los controles de acceso se sincronizan automáticamente al salir de la página del grupo de usuarios.

Importante

Para configuraciones de control de acceso existentes, puede usar una acción en la página del grupo de usuarios para sincronizar todos los controles de acceso al mismo tiempo.