Configuración del control de acceso

Con el control de acceso, es posible restringir partes de Document Central a un grupo definido. El control de acceso se puede configurar en diferentes áreas y para diferentes funciones utilizando los grupos en Document Central. Esto permite restringir el acceso a áreas de documentos o prevenir el uso de tipos de contenido específicos, por ejemplo.

El control de acceso para documentos se divide en los siguientes cuatro niveles:

Biblioteca de documentos: Controle el acceso a toda la biblioteca de documentos dentro de Document Central.
Tipos de contenido: Restringa el uso y el acceso a tipos de contenido específicos.
Tipos de contenido en una biblioteca de documentos: Restringa el uso y el acceso a tipos de contenido específicos en una biblioteca de documentos.
Metadatos: Defina permisos de acceso para metadatos individuales dentro de Document Central.

Importante

Tenga en cuenta que debe haber completado la creación de la biblioteca de documentos, los tipos de contenido, los metadatos y los grupos de usuarios, dependiendo del control de acceso que desee definir, para continuar.

Para activar el control de acceso, siga estos pasos:

Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Configuración de Cumplimiento.
Marque la casilla Activar control de acceso.
El control de acceso ahora está activado.

Configurar grupos de control de acceso

Los tipos de contenido y las bibliotecas de documentos pueden ser restringidos para usuarios específicos. Para ello, se deben definir grupos por adelantado y asignar usuarios a los grupos.

Para crear grupos, siga estos pasos:

Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Usuarios.
Ejecute la acción Grupos y Miembros en la barra de menú para crear un nuevo grupo.
Cree un nuevo grupo ejecutando la acción Crear grupo de usuarios.
Se abrirá el asistente para crear un grupo de control de acceso. Haga clic en Comenzar.
Seleccione una de las siguientes opciones:

Grupo de seguridad de Azure

El grupo de seguridad de Azure se utiliza para vincular los permisos de SharePoint con los permisos de Document Central.

Grupo de Document Central

El grupo de Document Central restringe el acceso exclusivamente a los documentos disponibles en Document Central. Los permisos de SharePoint no se tienen en cuenta y deben ser gestionados directamente en SharePoint por separado.
En la siguiente página, indique cómo desea nombrar el grupo de control de acceso. Además, puede especificar un código y agregar una descripción. Luego, haga clic en Siguiente.
Si es necesario, agregue usuarios directamente al nuevo grupo creado. Para ello, utilice el menú desplegable en el área Miembros de grupos de control de acceso.
Haga clic en Siguiente cuando haya agregado los miembros deseados para completar el asistente en la siguiente página.

Info

También puede crear un grupo de control de acceso en el área de Cumplimiento bajo grupos de control de acceso y luego seguir la guía paso a paso a partir del punto 5.

Agregar usuarios a un grupo

Los usuarios pueden ser añadidos a grupos existentes.

Para agregar usuarios a un grupo, siga estos pasos:

Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Grupos de control de acceso.
Seleccione el grupo al que se deben agregar los usuarios y haga clic en Editar.
Agregue usuarios a la lista en el área Miembros.
Los usuarios ahora son miembros del grupo.

Configuración del control de acceso para una biblioteca de documentos

Para activar el control de acceso para bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que se configurará con el control de acceso.
Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Explicación

Leer: El permiso de lectura determina si los usuarios pueden ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso de lectura para una biblioteca de documentos, no puede usar Document Central para ver los documentos en esa biblioteca.
Escribir: El permiso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos en la biblioteca de documentos. Si un usuario tiene permiso de lectura, pero no tiene permiso de escritura para la biblioteca de documentos, puede ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos, pero no puede agregar nuevos documentos.
Eliminar: El permiso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso de eliminación para una biblioteca de documentos, no puede eliminar documentos que están archivados en esa biblioteca.
Editar etiqueta de retención: El permiso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención para los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso para editar la etiqueta de retención para una biblioteca de documentos, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado en esta biblioteca.

Para documentos que se muestran a través de una relación o una búsqueda adicional, se aplican los controles de acceso del documento de origen. Esto significa que si un usuario tiene permiso de lectura para una biblioteca de documentos y el documento se muestra a través de una relación en otra biblioteca de documentos sin permiso de lectura, el documento aún se mostrará.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido

Para activar el control de acceso para tipos de contenido, siga estos pasos:

Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Tipos de contenido.
Haga clic en el nombre del tipo de contenido Nombre que se configurará con el control de acceso.
Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido anula el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido en una biblioteca de documentos específica

Para activar los controles de acceso para un tipo de contenido en una biblioteca de documentos específica, siga estos pasos:

Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que se configurará con el control de acceso.
Navegue a la sección Tipos de contenido.
Seleccione el tipo de contenido para el cual se activarán los controles de acceso y ejecute la acción Controles de acceso.
Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido en una biblioteca de documentos anula el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos y de tipo de contenido.

Explicación

Leer: El permiso de lectura determina si los usuarios pueden ver documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso de lectura para un tipo de contenido, no puede ver los documentos archivados con ese tipo de contenido.
Escribir: El permiso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos con el tipo de contenido. Si un usuario tiene permiso de lectura, pero no tiene permiso de escritura para un tipo de contenido, puede ver los documentos archivados con ese tipo de contenido, pero no puede seleccionar ese tipo de contenido para nuevos documentos que desea archivar.
Eliminar: El permiso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso de eliminación para un tipo de contenido, no puede eliminar documentos que han sido archivados con ese tipo de contenido.
Editar etiqueta de retención: El permiso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención para documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso para editar la etiqueta de retención para un tipo de contenido, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado con ese tipo de contenido.

Si un usuario no tiene controles de acceso para una biblioteca de documentos, pero tiene controles de acceso para un tipo de contenido definido en la biblioteca de documentos o en general, puede ver, escribir o eliminar documentos con ese tipo de contenido según los controles de acceso configurados.