Configuración del Control de Acceso

Con el control de acceso es posible restringir partes de Document Central a un grupo definido. El control de acceso puede configurarse en diferentes áreas y para distintas funciones utilizando los grupos en Document Central. Esto permite restringir el acceso a áreas de documentos o impedir el uso de tipos de contenido específicos, por ejemplo.

El control de acceso para documentos se divide en los siguientes cuatro niveles:

Biblioteca de documentos: Controle el acceso a toda la biblioteca de documentos dentro de Document Central.
Tipos de contenido: Restrinja el uso y acceso a tipos de contenido específicos.
Tipos de contenido en una biblioteca de documentos: Restrinja el uso y acceso a tipos de contenido específicos en una biblioteca de documentos.
Metadatos: Defina permisos de acceso para metadatos individuales dentro de Document Central.

Importante

Tenga en cuenta que debe haber completado la creación de la biblioteca de documentos, los tipos de contenido, los metadatos y los grupos de usuarios, según el control de acceso que desee definir, para continuar.

Para activar el control de acceso, siga estos pasos:

Navegue a través del área de trabajo Document Central - Administrador.
Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Configuración de Cumplimiento.
Active la casilla de verificación Activar control de acceso.
El control de acceso ahora está activado.

Configuración del control de acceso para una biblioteca de documentos

Para activar el control de acceso para bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

Navegue a través del área de trabajo Document Central - Administrador.
Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que desea configurar con control de acceso.
Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
Ingrese el código del grupo en el campo Código del grupo de usuarios.
Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Lectura, Escritura y Eliminación.
El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Explicación

Lectura: El permiso de lectura determina si los usuarios pueden ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso de lectura para una biblioteca de documentos, no podrá usar Document Central para ver los documentos en dicha biblioteca.
Escritura: El permiso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos en la biblioteca de documentos. Si un usuario tiene permiso de lectura pero no de escritura, podrá ver los documentos archivados pero no añadir nuevos.
Eliminación: El permiso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar documentos archivados en la biblioteca. Si un usuario no tiene permiso de eliminación, no podrá borrar documentos archivados en esa biblioteca.
Editar etiqueta de retención: Este permiso determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención de los documentos archivados. Si no tiene este permiso, no podrá modificar la etiqueta de ningún documento archivado en esa biblioteca.

Para documentos mostrados mediante relación o búsqueda adicional, se aplican los controles de acceso del documento original. Es decir, si un usuario tiene permiso de lectura para una biblioteca y el documento se muestra en otra sin permiso de lectura, el documento se mostrará igualmente.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido

Para activar el control de acceso para tipos de contenido, siga estos pasos:

Navegue al área de trabajo Document Central - Administrador.
En la barra de menú, haga clic en Repositorio y seleccione Tipos de contenido.
Haga clic en el nombre del tipo de contenido Nombre que desea configurar.
Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
Ingrese el código de grupo en el campo Código de grupo de usuario.
Defina los valores de control de acceso en los campos Lectura, Escritura y Eliminación.
El control de acceso está ahora activado para el grupo definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido sobrescribe el control definido a nivel de biblioteca de documentos.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido en una biblioteca específica

Para activar los controles de acceso para un tipo de contenido en una biblioteca específica, siga estos pasos:

Navegue al área de trabajo Document Central - Administrador.
En la barra de menú, haga clic en Repositorio y seleccione Bibliotecas de documentos.
Haga clic en el código de biblioteca Código que desea configurar.
Navegue a la sección Tipos de contenido.
Seleccione el tipo de contenido y ejecute la acción Controles de acceso.
Ingrese el código de grupo en el campo Código de grupo de usuario.
Defina los valores de control de acceso en los campos Lectura, Escritura y Eliminación.
El control de acceso está ahora activado para el grupo definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido en una biblioteca sobrescribe los controles definidos a nivel de biblioteca y tipo de contenido general.

Explicación

Lectura: Determina si los usuarios pueden ver documentos archivados con el tipo de contenido. Sin este permiso, no podrán ver dichos documentos.
Escritura: Determina si los usuarios pueden archivar documentos con el tipo de contenido. Si tienen lectura pero no escritura, podrán ver los documentos pero no seleccionar ese tipo para nuevos documentos.
Eliminación: Determina si los usuarios pueden eliminar documentos archivados con el tipo de contenido. Sin este permiso, no podrán eliminarlos.
Editar etiqueta de retención: Determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención de documentos archivados con el tipo de contenido. Sin este permiso, no podrán modificarla.

Si un usuario no tiene controles de acceso para una biblioteca pero sí para un tipo de contenido definido en ella o de forma general, podrá ver, escribir o eliminar documentos según los controles configurados.

Configuración del control de acceso para metadatos

Para activar los controles de acceso para metadatos, siga estos pasos:

Navegue al área de trabajo Document Central - Administrador.
En la barra de menú, haga clic en Repositorio y seleccione Gestión de metadatos.
Ejecute la acción Editar lista en la barra de menú.
Seleccione los metadatos deseados y ejecute la acción Controles de acceso.
Ingrese el código de grupo en el campo Código de grupo de usuario.
Defina los valores de control de acceso en los campos Lectura y Edición.
El control de acceso está ahora activado para el grupo definido.

Explicación

Lectura: Determina si los usuarios pueden ver los metadatos. Sin este permiso, no podrán verlos al archivar un documento, lo que dejará el valor vacío.
Edición: Determina si los usuarios pueden modificar el valor de los metadatos. Sin este permiso, no podrán cambiar el valor al archivar un documento. Si hay un valor predeterminado, no podrán modificarlo.

Si se especifica un único grupo en el control de acceso, los usuarios fuera de ese grupo no tendrán acceso al nivel configurado.