Trabajando con etiquetas de retención
Importante
Tenga en cuenta que debe haber completado la configuración necesaria para su repositorio seleccionado para continuar. Los recursos necesarios para la configuración de etiquetas de retención en Document Central se pueden encontrar en la documentación Configuración de etiquetas de retención.
Cómo establecer etiquetas de retención manualmente
Si las etiquetas de retención se han configurado correctamente a través de la Configuración de etiquetas de retención, todas las etiquetas se asignarán automáticamente a los documentos correctos, garantizando así el cumplimiento necesario para el documento.
Sin embargo, el administrador puede definir en la Configuración manual de etiquetas de retención si los usuarios pueden cambiar la etiqueta de retención manualmente al guardar documentos.
Los siguientes pasos deben completarse para establecer manualmente una etiqueta de retención para un documento al guardarlo a través de la caja de hechos de Document Central:
- Inicie en un área de caja de hechos en Document Central.
- Arrastre y suelte un documento o guárdelo en la Zona de caída de Document Central.
- Después de que se abra la página Definición de documentos de Document Central, aparecerá en la parte inferior de la página un nuevo área llamada Document Central - Información adicional.
- Dependiendo de la configuración, aquí puede ver solo una etiqueta de retención pero no editarla, o editar o seleccionar una etiqueta de retención y cargar el archivo.
Nota
Los administradores de Document Central también tienen la opción de establecer una etiqueta de retención para un documento después de la almacenamiento original. Para ello, encontrará la nueva acción Establecer etiqueta de retención en el datagrid de Document Central. Ejecute esta acción para establecer una etiqueta de retención para un documento seleccionado.
Cómo establecer etiquetas de retención posteriormente
Si ya ha utilizado Document Central sin la función de etiquetas de retención, es posible que desee etiquetar los documentos existentes de Document Central posteriormente. En este caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola propia que recorre las entradas de documentos existentes y aplica las etiquetas de acuerdo con la configuración de la etiqueta de retención.
Hay dos formas de aplicar la etiqueta de retención a los documentos existentes con el Retention Crawler. El método automático y el método manual.
Establecimiento automático de etiquetas de retención
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar etiquetas de retención automáticamente a documentos ya guardados utilizando el Retention Crawler de Document Central. Asegúrese de haber completado la documentación Configuración del Retention Crawler.
- La cola de tareas Document Central Job Queue - Retention Crawler debe ser recorrida automáticamente (Si no, la cola de tareas Document Central Job Queue - Retention Crawler puede ser activada manualmente en la página Entradas de cola de tareas).
- Después de que la Document Central Job Queue - Retention Crawler haya sido recorrida, sus documentos se moverán automáticamente a la cola de retención con una etiqueta de retención dada basada en su configuración.
Establecimiento manual de etiquetas de retención a través del Retention Crawler
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar manualmente etiquetas de retención a documentos ya guardados.
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Lista de Crawlers a través de la acción Retention Crawler en la sección Actividades de etiquetas de retención.
- Utilice la acción Iniciar Crawling para buscar documentos que puedan ser etiquetados de acuerdo con su configuración.
- Seleccione los documentos a los que desea agregar la etiqueta de retención mostrada y utilice la acción Agregar a la cola de retención para añadir los documentos a la cola de retención.
- Después de que los documentos se hayan agregado a la cola de retención, la Document Central Job Queue - Set Retention Label debe ser recorrida automáticamente (Si no, la cola de trabajos puede ser activada manualmente en la página Entradas de cola de trabajos). Además de la función de crawling, se puede utilizar una acción en el datagrid o en la página Entradas de documentos para establecer manualmente una etiqueta de retención en un documento.
Establecimiento manual de etiquetas de retención
Si ha archivado un documento y desea asignarle una etiqueta de retención posteriormente, también puede hacerlo manualmente. En cada vista de documento se ha añadido una acción Etiqueta de retención a través de la cual puede asignar etiquetas de retención manualmente.
Important
Solo puede asignar etiquetas de retención como Administrador de Cumplimiento. Active la opción Compliance Administrator en la configuración del usuario y la asignación manual de etiquetas de retención en la Configuración de cumplimiento.
Siga estos pasos para asignar manualmente una etiqueta de retención:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra un área con la caja de hechos de Document Central donde desea asignar manualmente una etiqueta de retención.
- Seleccione el documento.
- En cada vista (datagrid, página y vista de lista) hay una acción de etiqueta de retención.
- Puede:
- Asignar una etiqueta de retención
- Eliminar una etiqueta de retención
- Modificar una etiqueta de retención (Solo si está en la cola de retención y aún no ha sido etiquetada)
Important
Estas acciones solo se pueden realizar si es Administrador de Cumplimiento. Active la opción Compliance Administrator en la configuración del usuario y la asignación manual de etiquetas de retención en la Configuración de cumplimiento.
Important
- Azure Blob Storage: las acciones manuales de etiquetas de retención requieren que el usuario esté configurado como Administrador de Cumplimiento en Document Central.
- SharePoint: las acciones manuales de etiquetas de retención en Document Central también requieren un Administrador de Cumplimiento. Además, el usuario debe tener permisos suficientes en SharePoint (normalmente ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente). Para documentos marcados como Records, el usuario también debe ser Site Collection Administrator.
Toggle Record Lock (SharePoint Records)
Si un documento en SharePoint está marcado como Record por una etiqueta de retención, Document Central puede mostrar la información del record y (para usuarios autorizados) permitir cambiar el estado de bloqueo.
Important
- Esta función solo está disponible para repositorios de SharePoint.
- La acción solo puede usarse para un único documento seleccionado.
- Incluso si un record está desbloqueado en SharePoint, Document Central sigue impidiendo modificaciones en Business Central.
Para alternar el bloqueo del record, siga estos pasos:
- Abra la página Document Central - Document Entries (o el Datagrid).
- Seleccione exactamente un documento que esté Marked as Record.
- Elija la acción Toggle Record Lock.
- El Record Lock Status se actualiza después de una solicitud correcta.
Info
La acción solo está disponible para usuarios configurados como Administrador de Cumplimiento en Document Central y con permisos suficientes en SharePoint (como Site Collection Administrator).
Etiquetar versiones en Azure Blob Storage
Al utilizar un repositorio del tipo Azure Blob Storage, también se pueden etiquetar manual o automáticamente versiones individuales de documentos con etiquetas de retención.
Para este propósito, en la configuración de cumplimiento está disponible la opción "Search by Versions". Si esta opción está habilitada, la Document Central Job Queue - Retention Crawler también buscará las versiones de documentos en Azure Blob Storage y capturará las etiquetas de retención allí almacenadas.
Info
- Cada versión de un documento puede contener su propia etiqueta de retención.
- Las etiquetas de retención son visibles y rastreables para todas las versiones.
- Las etiquetas de retención para las versiones individuales pueden sincronizarse si es necesario.
Cómo ver qué etiquetas de retención se han asignado
Info
Para ver qué documento contiene una etiqueta de retención, existe la página de Entradas de documentos, donde puede ver en una tabla si su documento está etiquetado. También en nuestro datagrid de Document Central verá una columna de etiqueta de retención. Aquí también puede ver si se ha establecido y cuál etiqueta de retención.
Cómo ver qué etiquetas de retención se asignarán en el futuro
Para ver qué documentos se etiquetarán en el futuro, existe la página Cola de retención, donde puede ver si su documento será etiquetado. En esta página, el proceso de etiquetado se muestra con un campo de estado. Si una entrada en la cola de retención encuentra un error durante el proceso de etiquetado, el error se puede ver en la página Document Central - Registro. Una entrada en la cola de retención se crea de dos maneras.
Info
Si un documento se etiqueta manualmente, solo se creará una entrada en la cola de retención si el campo Establecer retención después de está completado o si la fecha de etiquetado se establece en el futuro dentro del proceso de carga.
Cambiar una etiqueta de retención
Document Central permite en ciertos escenarios cambiar una etiqueta de retención. Esto se admite tanto para documentos ya etiquetados como para entradas en la cola de retención.
Important
Azure Blob Storage: solo puede cambiar etiquetas de retención como Administrador de Cumplimiento.
SharePoint: cambiar o quitar etiquetas de retención también requiere permisos suficientes en SharePoint. El usuario debe ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente (o tener permisos equivalentes). Para documentos marcados como Records, el usuario también debe ser Site Collection Administrator.
Active la opción Compliance Administrator en la configuración del usuario y la asignación manual de etiquetas de retención en la Configuración de cumplimiento.
Cola de retención
Si hay una entrada en la cola de retención para un documento y no ha sido cancelada ni etiquetada, puede utilizar la acción Cambiar etiqueta de retención. Esto funciona tanto para repositorios de SharePoint como para Azure Blob Storage.
Los siguientes pasos son necesarios para cambiar una etiqueta de retención en la cola de retención:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Cola de retención a través de los mosaicos de la cola de retención en la sección Actividades de etiquetas de retención.
- Utilice la acción Cambiar etiqueta de retención para abrir el diálogo.
- Seleccione la nueva etiqueta de retención que se asignará al documento.
- Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva etiqueta de retención.
Info
Aquí solo se puede cambiar la etiqueta de retención aplicada, la duración de retención no es editable. La fecha de etiquetado a través de la cola de retención no se puede cambiar. Las horas de inicio y fin mostradas en el cuadro de selección reflejan la duración real de etiquetado y no se pueden ajustar.
Entrada de documento
Si una entrada de documento ya está etiquetada, también puede cambiar su etiqueta de retención. Esto solo es posible con un repositorio de SharePoint y la entrada no debe estar marcada como Registro Regulatorio (regulatory record).
Los siguientes pasos son necesarios para cambiar una etiqueta de retención en una entrada de documento:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Entradas de documentos a través de la sección Repositorio en acciones.
- Seleccione una entrada de documento y utilice la acción Cambiar etiqueta de retención.
- Seleccione la nueva etiqueta de retención que se asignará al documento.
- Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva etiqueta de retención.
Info
La fecha de inicio de la etiqueta de retención no se puede configurar aquí, y cualquier duración "Establecer etiqueta de retención después de" configurada en la etiqueta se ignorará. La etiquetado comenzará inmediatamente una vez que aplique el cambio.