Trabajar con etiquetas de retención
Importante
Tenga en cuenta que debe haber completado la configuración necesaria para su repositorio seleccionado antes de continuar. Los recursos necesarios para configurar etiquetas de retención en Document Central se encuentran en la documentación Configuración de etiquetas de retención.
Cómo establecer etiquetas de retención manualmente
Si las etiquetas de retención se han configurado correctamente mediante la Configuración de etiquetas de retención, todas las etiquetas se asignarán automáticamente a los documentos correctos, garantizando el cumplimiento necesario.
Sin embargo, el administrador puede definir en la configuración manual de etiquetas de retención si los usuarios pueden cambiar manualmente la etiqueta de retención al guardar el documento.
Los siguientes pasos deben completarse para establecer manualmente una etiqueta de retención para un documento al guardarlo mediante el panel de Document Central:
- Inicie en el panel Document Central - Dropzone.
- Arrastre y suelte un documento o guárdelo en la Document Central - Dropzone.
- Después de que se abra la página Document Central - Definición de documento, aparecerá una nueva sección en la parte inferior llamada Document Central - Información adicional.
- Según la configuración, aquí podrá ver una etiqueta de retención o seleccionar una etiqueta de retención y cargar el archivo.
Nota
Los administradores de Document Central también pueden establecer una etiqueta de retención para un documento después de su almacenamiento inicial. Para ello, utilice la nueva acción Establecer etiqueta de retención en la cuadrícula de datos de Document Central. Ejecute esta acción para establecer una etiqueta de retención para un documento seleccionado.
Cómo establecer etiquetas de retención posteriormente
Si ya ha utilizado Document Central sin la función de etiquetas de retención, puede que desee etiquetar los documentos existentes. En este caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola que recorre las entradas de documentos existentes y aplica las etiquetas según la configuración.
Hay dos formas de aplicar etiquetas de retención con el Retention Crawler: el método automático y el manual.
Asignar etiquetas de retención a versiones en Azure Blob Storage
Si se utiliza un repositorio del tipo Azure Blob Storage, también se pueden etiquetar manual o automáticamente versiones individuales de documentos con etiquetas de retención.
La opción "Buscar versión" está disponible en la configuración de cumplimiento para este fin. Cuando esta opción está activada, la cola de tareas de Document Central (rastreador de retención) busca además las versiones de los documentos en Azure Blob Storage y registra las etiquetas de retención almacenadas allí.
Info
- Cada versión de un documento puede contener su propia etiqueta de retención.
- Las etiquetas de retención son visibles y comprensibles para todas las versiones.
- Las etiquetas de retención de las distintas versiones se pueden sincronizar si es necesario.
Etiquetado automático
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar etiquetas de retención automáticamente a documentos ya guardados utilizando el Document Central - Retention Crawler. Asegúrese de haber completado la documentación de Configuración del Retention Crawler.
- La cola de trabajo Document Central Job Queue - Retention Crawler debe ejecutarse automáticamente (si no, puede iniciarse manualmente en la página Entradas de cola de trabajo).
- Después de que se ejecute la cola de trabajo, sus documentos se moverán automáticamente a la cola de retención con una etiqueta asignada según su configuración.
Etiquetado manual
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar etiquetas de retención manualmente a documentos ya guardados utilizando la función de rastreo.
- Inicie en el panel Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Lista de rastreo mediante la acción Retention Crawler en la sección de actividades de etiquetas de retención.
- Utilice la acción Iniciar rastreo para buscar documentos que puedan ser etiquetados según su configuración.
- Seleccione los documentos a los que desea agregar la etiqueta de retención mostrada y utilice la acción Agregar a la cola de retención.
- Después de agregar los documentos a la cola de retención, la cola de trabajo Document Central Job Queue - Set Retention Label debería ejecutarse automáticamente (si no, puede iniciarse manualmente en la página Entradas de cola de trabajo).
Info
Además de la función de rastreo, se puede utilizar una acción en la cuadrícula de datos o en la página Entradas de documentos para establecer manualmente una etiqueta de retención en un documento.
Cómo ver qué etiquetas de retención se han asignado
Info
Para ver qué documento tiene una etiqueta de retención, utilice la página de entradas de documentos, donde podrá ver en una tabla si su documento está etiquetado. También en la cuadrícula de datos de Document Central verá una columna de etiqueta de retención que muestra si se ha establecido una etiqueta y cuál.
Cómo ver qué etiquetas de retención se asignarán en el futuro
Para ver qué documentos serán etiquetados en el futuro, utilice la página Cola de retención, donde podrá ver si su documento será etiquetado. En esta página, el proceso de etiquetado se muestra con un campo de estado. Si una entrada en la cola de retención encuentra un error durante el proceso, el error puede consultarse en la página Document Central - Registro. Una entrada en la cola de retención se crea de dos maneras.
Info
Si un documento se etiqueta manualmente, solo se crea una entrada en la cola de retención si el campo Set Retention After está completado o si se establece una fecha de etiquetado futura durante el proceso de carga.