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Configuración de etiquetas de retención de SharePoint

Al utilizar el tipo de repositorio SharePoint, se utilizan las etiquetas de retención de Microsoft Purview para crear etiquetas que pueden marcar documentos como registros regulatorios. Estas etiquetas se asignan posteriormente a SharePoint. Para crear estas etiquetas, se utilizan Microsoft Purview y PowerShell. Siga estos pasos para crear una nueva etiqueta de retención:

Importante

Se necesita acceso al Centro de Purview. Esto está incluido a partir de la licencia Microsoft 365 Business Premium o un plan E3/E5 (a partir del 01.03.2025).

Sin embargo, siempre verifique si el acceso al Centro de Purview está incluido en su plan de licencia actual, ya que los términos de licencia pueden cambiar. Para más información, visite el sitio web oficial de Microsoft.

Creación de una etiqueta de retención

  1. Inicie en el Centro de Roles de Administrador de Documentos.
  2. Navegue a través del menú Cumplimiento hasta Etiquetas de retención.
  3. Realice la acción Crear etiquetas de retención.
  4. Se abrirá una ventana de mensaje y, al confirmar, esta acción lo redirigirá a Microsoft Purview.
    • Es posible que llegue a una ventana ¡Bienvenido al nuevo portal de Microsoft Purview! Haga clic aquí en Comenzar.
  5. Si aún no se encuentra en la página de Etiqueta, puede acceder a ella navegando a Gestión del ciclo de vida de datos -> Etiqueta de retención.
  6. Realice la acción Crear etiqueta en la barra de menú. La acción se encuentra detrás de un ícono de más.
  7. Siga las instrucciones de Microsoft para crear su etiqueta, o siga los siguientes pasos.
  8. Asigne un nombre a su etiqueta de retención. Este es el nombre de la etiqueta que sus usuarios verán en Document Central donde se publicará (por ejemplo, Outlook, SharePoint y OneDrive). Por lo tanto, recuerde elegir un nombre que les ayude a entender para qué se utiliza. (por ejemplo, 11 años de almacenamiento)
  9. Puede agregar una descripción en el campo de descripción para usuarios, que será visible en Document Central. También puede utilizar el campo de descripción para administradores, sin embargo, esta descripción solo será visible en Purview.
  10. Haga clic en Siguiente.
  11. Ahora puede definir una configuración de etiqueta:
    • Retener elementos para siempre o por un período específico
    • Forzar acciones después de un período específico
    • Solo etiquetar elementos Decida qué debe suceder con el documento cuando expire el período de retención.
  12. Seleccione la configuración de etiqueta deseada y haga clic en Siguiente.
  13. En el siguiente paso, defina el período de retención. Se le ofrecerán períodos predefinidos que puede seleccionar a través del menú desplegable. Alternativamente, también puede establecer un tiempo personalizado, que también estará disponible en el menú desplegable.
  14. Seleccione cuándo debe comenzar el período de retención. Puede elegir entre las siguientes opciones:
    • Momento de creación de elementos
    • Momento en que se etiquetan los elementos.
  15. Si ha seleccionado Retener elementos para siempre o por un período específico, ahora debe seleccionar qué debe suceder con el documento después del período de retención:
    • Eliminar elementos automáticamente
    • Cambiar etiqueta
    • Desactivar configuración de retención
  16. Si ha seleccionado Forzar acciones después de un período específico, ahora debe seleccionar qué acción se debe realizar después del período de retención:
    • Eliminar elementos automáticamente
    • Cambiar etiqueta
  17. Haga clic en Siguiente.
  18. Si ha seleccionado Cambiar etiqueta, puede seleccionar una etiqueta de reemplazo haciendo clic en el +.
  19. En el último paso, verá un resumen de su etiqueta de retención creada. Con Crear etiqueta puede completar la creación.
  20. A continuación, se le preguntará si desea publicar las etiquetas de inmediato. Si necesita más etiquetas para más configuraciones, seleccione No y repita los pasos para crear la etiqueta. De lo contrario, puede continuar con la publicación.

Configuración de etiquetas de retención de Microsoft Purview que Document Central admite

Opción Acción Tipo de etiqueta de retención Document Central
Retener elementos para siempre o por un período específico Eliminar elementos automáticamente Los elementos etiquetados se eliminan permanentemente, donde sea que estén almacenados. Eliminación automática
Cambiar etiqueta Después de que expire la etiqueta de retención, puede decidir si el elemento recibe una nueva etiqueta, lo que prolonga el período de retención. Según la etiqueta de retención sucesora seleccionada Retener elemento/Eliminación automática
Desactivar configuración de retención Si las configuraciones de retención están desactivadas, los elementos con etiquetas no se retendrán ni se eliminarán automáticamente. Todos los elementos que desee eliminar deben ser eliminados manualmente. Retener elementos
Forzar acciones después de un período específico Eliminar elementos automáticamente Los elementos etiquetados se eliminan permanentemente, donde sea que estén almacenados. Eliminación automática
Cambiar etiqueta Después de que expire la etiqueta de retención, puede decidir si el elemento recibe una nueva etiqueta, lo que prolonga el período de retención. Según la etiqueta de retención sucesora seleccionada Retener elemento/Eliminación automática
Solo etiquetar elementos Los elementos solo se etiquetan Los elementos no se retendrán, y los usuarios no podrán editarlos, moverlos ni eliminarlos. Solo etiquetar
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Más información

Para obtener más información sobre cómo crear etiquetas de retención, consulte la documentación de Microsoft.

Configuración de registros regulatorios en Azure

"Regulatory Records" es una función en Microsoft Purview Records Management que se utiliza para almacenar versiones de documentos de forma segura, evitando que los usuarios eliminen una etiqueta de un documento de SharePoint o Azure. Para habilitar la función "Regulatory Records", se debe ejecutar un script de PowerShell proporcionado por el asistente. Descargue el script y ejecútelo en su cliente de Windows. Si no sabe cómo ejecutar un script, siga estos pasos:

Advertencia

Esta parte es solo para usuarios de Windows.

Cambiar la política de ejecución

Si el script de PowerShell no se puede ejecutar, puede ser porque la política para ejecutar scripts de PowerShell no está habilitada. Para habilitar esta política, siga el primer paso:

  1. Inicie PowerShell como administrador.
  2. Escriba Get-ExecutionPolicy y guarde su política de ejecución.
  3. Escriba Set-ExecutionPolicy RemoteSigned y presione Enter.
  4. Confirme la nueva política con las palabras clave a continuación.

Info

Para volver a su política de ejecución anterior, repita el paso 2 utilizando la política de ejecución guardada del primer paso.

Ejecutar el script de PowerShell

Para ejecutar el script de PowerShell en Windows, haga clic derecho en el documento y seleccione "Ejecutar con PowerShell". Si este script se utiliza para habilitar la función de registros regulatorios, ingrese su contraseña de Azure en la ventana de autenticación. Si no está utilizando el asistente de registros regulatorios en Document Central en la página de "Etiqueta de retención", el siguiente script de PowerShell también puede habilitar la función de registros regulatorios.

1
2
3
4
5
    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Importante

Reemplace "UserEmail" con su correo electrónico de autenticación y luego el script puede ejecutarse. Haga esto insertando el comando en la consola de PowerShell. La parte "-Enabled $true" en el paso 4 puede cambiarse a "-Enabled $false" para desactivar la función.

Usar PowerShell para habilitar la función de etiquetas de retención regulatorias

  1. Abra Windows PowerShell.
  2. Conéctese a Security & Compliance PowerShell.
  3. Use PowerShell para ver la opción de marcar contenido como registro regulatorio.

Info

Para que se cree un Registro Regulatorio, el usuario en Azure necesita el rol: - Administrador de Cumplimiento

Creación de un Registro Regulatorio

  1. Navegue a través de Cumplimiento hasta Etiquetas de retención.
  2. Haga clic en Comenzar y cree una nueva etiqueta de retención.
  3. Será redirigido a Azure Purview.
  4. En la columna izquierda del portal de Azure Purview, hay una nueva sección llamada Gestión de Registros.
  5. Haga clic en Gestión de Registros.
  6. Navegue a Plan de Almacenamiento.
  7. Cree una etiqueta de retención haciendo clic en Nuevo.
  8. Asigne un nombre a su etiqueta de retención. Este es el nombre que los usuarios verán en Document Central cuando se publique la etiqueta (por ejemplo, en Outlook, SharePoint o OneDrive). Por lo tanto, elija un nombre que describa claramente para qué se utiliza la etiqueta (por ejemplo, 11 años de almacenamiento).
  9. En el campo Descripción para usuarios, se puede agregar una descripción que será visible en Document Central. Además, se puede utilizar el campo Descripción para administradores; sin embargo, esta descripción solo será visible en Purview.
  10. Seleccione la opción Marcar elemento como registro.
  11. Decida qué debe suceder después de que expire el período de retención.
  12. Si se seleccionó Forzar acciones después de un período específico, ahora debe determinar qué acción se debe realizar después de que expire el período de retención:
    • Eliminar elementos automáticamente
    • Cambiar etiqueta
  13. Si se seleccionó Cambiar etiqueta, se puede establecer una etiqueta de reemplazo a través del +.
  14. En el último paso, se mostrará un resumen de la nueva etiqueta de retención creada. Con Crear etiqueta se completará el proceso.
  15. A continuación, aparecerá una consulta sobre si la etiqueta debe publicarse de inmediato. Si se necesitan más etiquetas para configuraciones adicionales, seleccione No y repita los pasos para la creación. De lo contrario, se puede continuar con la publicación.

Info

En Document Central, esta etiqueta de retención se marcará como Es Registro Regulatorio.

Publicación de la etiqueta de retención

Los siguientes pasos deben completarse para publicar la etiqueta de retención que ha creado. Una publicación hará que la etiqueta esté disponible en Document Central, para que pueda ser utilizada desde allí.

  1. Inicie en Microsoft Purview de Microsoft 365.
  2. Seleccione una etiqueta de retención y realice la acción Publicar etiqueta. Alternativamente, haga clic en los tres puntos junto a la etiqueta de retención y seleccione Publicar etiqueta.
  3. Seleccione las etiquetas que desea publicar. Esto se puede hacer para todas las etiquetas a la vez.
  4. Haga clic en Siguiente.
  5. En el alcance de la política, mantenga la configuración Todo el directorio bajo unidad administrativa y luego haga clic en Siguiente.
  6. Seleccione bajo el tipo de política de retención a crear la opción Estática y haga clic en Siguiente.
  7. Si desea que las etiquetas se apliquen solo a SharePoint, seleccione Permitir que me seleccionen ubicaciones específicas y elija la ubicación Sitios clásicos y de comunicación de SharePoint. De lo contrario, seleccione Todos los lugares. Incluye contenido en correos electrónicos de Exchange, grupos de Office 365, OneDrive y documentos de SharePoint..
  8. Haga clic en Siguiente.
  9. Asigne un nombre a su política.
  10. Revise su política en Finalizar.
  11. Haga clic en Enviar para iniciar la publicación de la(s) etiqueta(s).

Advertencia

Tenga en cuenta que la publicación puede tardar hasta 7 días. Una vez que la etiqueta se haya publicado con éxito, vaya a la página Document Central – Etiqueta de retención en Business Central y realice la acción Sincronizar etiquetas para sincronizar sus etiquetas de retención creadas.

Sincronización de etiquetas de retención a Document Central

Una vez que las etiquetas se han creado y publicado, puede sincronizarlas a Document Central. Este paso es necesario para que pueda utilizar las etiquetas en Document Central.

Siga los siguientes pasos para sincronizar etiquetas de retención a Document Central:

  1. Inicie en el Centro de Roles de Administrador de Document Central.
  2. Busque la página Document Central - Etiqueta de retención a través del menú Cumplimiento.
  3. Realice la acción Sincronizar etiquetas de retención en la barra de menú.
  4. Las etiquetas de retención se agregarán a la lista.

Activación de etiquetas de retención

Para poder utilizar las etiquetas de retención, debe haber completado la creación de las etiquetas de retención de SharePoint o ABS, dependiendo de qué repositorio esté utilizando.

Para activar la función de etiquetado de retención en Document Central, siga estos pasos:

  1. Inicie como Administrador de Document Central en el Centro de Roles.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento - Configuración de Cumplimiento.
  3. Active la opción Etiquetado de Retención.

Administrador de Cumplimiento

Si el usuario está configurado como Administrador de Cumplimiento en la configuración de usuarios de Document Central, puede cambiar, eliminar o establecer una etiqueta de retención para un registro de documento. Establecer una nueva etiqueta de retención solo es posible si la etiqueta de retención existente se elimina previamente.

Para documentos de SharePoint que están marcados como Registro, los administradores de cumplimiento también pueden utilizar la acción Cambiar bloqueo de registro para bloquear o desbloquear el registro. Solo los administradores de cumplimiento pueden cambiar o eliminar etiquetas de retención en documentos que están marcados como Registro.

Importante

Para SharePoint, el usuario también debe tener permisos suficientes en SharePoint:

  • Para cambiar o eliminar etiquetas de retención, el usuario debe ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente con los derechos necesarios (o tener derechos de edición equivalentes). No se requiere un administrador de cumplimiento para esto.
  • Para documentos que están marcados como Registro, el usuario debe ser Administrador de Colección de Sitios del sitio actual.

Importante

La opción Etiquetado de Retención debe estar habilitada en la Configuración de Cumplimiento antes de que pueda habilitar al Administrador de Cumplimiento para los usuarios.

Para configurar a un usuario como Administrador de Cumplimiento, siga estos pasos:

  1. Inicie en el Centro de Roles de Administrador de Document Central.
  2. Abra Usuarios a través del menú Configuración.
  3. Seleccione el usuario que se configurará como Administrador de Cumplimiento.
  4. Abra la Configuración del Usuario haciendo clic en el nombre del usuario.
  5. Active el interruptor en Administrador de Cumplimiento

Info

Si un documento tiene una etiqueta de retención con la propiedad "Registro Regulatorio", la etiqueta de retención no puede ser eliminada o cambiada, ni siquiera por un Administrador de Cumplimiento.

Configuración de usuarios para establecer manualmente etiquetas de retención

En algunos casos, es necesario permitir que sus usuarios vean la etiqueta de retención cuando guardan un documento manualmente a través de la FactBox de Document Central.

Para permitir que los usuarios vean la etiqueta de retención al guardar manualmente un documento a través de la FactBox de Document Central, siga estos pasos:

  1. Inicie en el rol Administrador de Document Central.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
  3. Active la opción Visibilidad de Etiquetas de Retención.

Para permitir que los usuarios que están configurados como Administradores de Cumplimiento cambien las etiquetas de retención al guardar manualmente documentos, siga estos pasos:

  1. Inicie en el rol Administrador de Document Central.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
  3. Active la opción Etiquetado Manual de Retención.

Para habilitar la visibilidad de las etiquetas de retención en Azure Blob Storage para una nueva versión de documento, siga estos pasos:

  1. Inicie en el rol Administrador de Document Central.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
  3. Active la opción Habilitar Visibilidad de Versiones.

Info

La asignación de etiquetas de retención y su visibilidad para versiones actualmente solo se admite para repositorios de Azure Blob Storage.

Configuración de etiquetas de retención de Azure Blob Storage

Si utiliza el tipo de repositorio Azure Blob Storage, la creación de etiquetas de retención se realiza directamente en Document Central.

Para crear una etiqueta de retención directamente en Document Central, siga estos pasos:

  1. Inicie en la página Document Central - Etiqueta de retención.
  2. Realice la acción Nuevo para crear una nueva etiqueta de retención.
  3. Asigne un nombre a su etiqueta de retención y establezca la duración de retención.
  4. Opcionalmente, puede utilizar Establecer Retención Después para definir cuándo debe establecerse la etiqueta a través de la cola de trabajos Establecer Etiqueta de Retención.

Información

En Document Central, puede editar o eliminar fácilmente sus etiquetas ABS creadas. Los documentos que ya han sido etiquetados no se modificarán. Esta funcionalidad también le permite seleccionar una etiqueta y cambiar la duración de retención directamente desde la página Document Central - Definición de Documento.

Aplicar solo etiquetas de retención a la entrada de documento

Para un repositorio de Azure Blob Storage, puede configurar una etiqueta de retención para que se aplique solo a la entrada de documento. En este caso, el documento en sí no se etiquetará y podrá seguir siendo eliminado, editado o movido.

Así es como se configura la etiqueta para que se aplique solo en Document Central:

  1. Inicie en la página Document Central - Etiqueta de retención.
  2. Seleccione la etiqueta de retención que desea editar.
  3. Active Aplicar solo a la entrada de documento.

Para permitir que los usuarios cambien las etiquetas de retención al guardar manualmente una versión de un documento, siga estos pasos:

  1. Inicie en el rol Administrador de Document Central.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y realice la acción General para abrir la Configuración de Módulos de Document Central.
  3. Vaya a la pestaña Configuración de Retención.
  4. Active la opción Habilitar Etiquetado Manual de Retención de Versiones.

Info

La hora de finalización calculada/definida de la etiqueta de retención no debe ser anterior a la hora de finalización de la versión anterior.

Configuración del Retention Crawler

Si ya ha utilizado Document Central sin la función de etiquetado de retención, es posible que desee etiquetar retrospectivamente los documentos existentes de Document Central. En este caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola propia que recorre las entradas de documentos existentes y crea entradas de cola de retención de acuerdo con la configuración de la etiqueta de retención.

Para aplicar automáticamente etiquetas de retención a documentos ya guardados utilizando el Retention Crawler, siga estos pasos:

  1. Inicie en el rol Administrador de Document Central.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento.
  3. Active la opción Habilitar Etiquetado de Retención.
  4. Configure el crawler especificando en qué días y a qué hora debe ejecutarse.
  5. Ahora active el Retention Crawler con la opción Ejecutar Crawler. Cuando el crawler esté activo, la configuración no se podrá editar.

Info

Además, la opción "Buscar por versiones" está disponible en la configuración de cumplimiento. Esto permite que el Retention Crawler ahora también capture versiones individuales de documentos en Azure Blob Storage y sincronice automáticamente sus etiquetas de retención.

Las etiquetas se aplican según la Configuración de Asignación de Etiquetas de Retención, que se explicará a continuación.

Configuración de la Configuración de Asignación de Etiquetas de Retención

Dónde se aplican las etiquetas de retención (almacenamiento manual y automático de documentos) se puede configurar en tres niveles diferentes. El primer nivel (más bajo) es la configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos específica. El siguiente nivel (medio) es la configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido. El tercer nivel (más alto) es un tipo de contenido específico dentro de una biblioteca de documentos determinada.

Más explicación/Ejemplo

Si se especifica un valor a nivel de biblioteca de documentos, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada. Sin embargo, si un tipo de contenido archivado en la biblioteca de documentos tiene un valor de etiqueta de retención diferente configurado, este sobrescribirá el valor de la biblioteca de documentos al guardar un documento. Este valor, a su vez, será sobrescrito por un valor establecido en los tipos de contenido específicos de la biblioteca de documentos elegida.

Nivel 1 - Configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para una biblioteca de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de Bibliotecas de Documentos.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos a la que desea asignar la etiqueta de retención.
  3. En Configuración de Biblioteca de Documentos, encontrará el campo Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada.
  4. Una vez que haya definido su etiqueta de retención en la Biblioteca de Documentos, todos los documentos almacenados en la biblioteca de documentos recibirán la etiqueta especificada.

Nivel 2 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará de manera general para un tipo de contenido, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de Tipos de Contenido.
  2. Haga clic en Editar en un tipo de contenido al que desea asignar la etiqueta de retención.
  3. En el encabezado, encontrará el campo Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada.
  4. Una vez que haya definido su etiqueta de retención en el Tipo de Contenido, todos los documentos almacenados con el tipo de contenido recibirán la etiqueta especificada. Todos los valores definidos en la biblioteca de documentos en la que se encuentra el tipo de contenido serán sobrescritos.

Nivel 3 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido asignado a una biblioteca de documentos específica

Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para un tipo de contenido que está específicamente asignado a una biblioteca de documentos determinada, siga estos pasos:

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de Bibliotecas de Documentos.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos en la que desea asignar una etiqueta de retención a un tipo de contenido específico.
  3. Vaya a las filas que contienen los tipos de contenido asignados a la biblioteca de documentos.
  4. En las filas, encontrará la columna Etiqueta de Retención de Tipo de Contenido General. Si se muestra un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada. Este valor es global y corresponde al valor definido en los tipos de contenido. Se aplicará independientemente de dónde se almacene el tipo de contenido.
  5. Además, hay una columna Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, se utilizará en lugar de la etiqueta de retención definida en la biblioteca de documentos y la configuración de tipo de contenido general.

Nivel 4 - Configuración de una etiqueta de retención para un metadato

Para configurar una etiqueta de retención basada en un valor de metadato:

  1. Navegue a la página Document Central - Gestión de Metadatos.
  2. Haga clic en Editar en una fila de gestión de metadatos a la que desea asignar una etiqueta de retención para un valor de metadato específico.
  3. Active la opción Definición de Retención. Esto solo es posible si la opción Habilitar Plantillas de Metadatos está activada. Actualmente, solo es posible seleccionar una Definición de Retención.
  4. Vaya a las filas que contienen los valores de metadatos asignados a la fila de gestión de metadatos.
  5. En las filas de valores de metadatos, encontrará los valores que se han configurado. Si no hay valores presentes, primero realice los siguientes pasos en la gestión de metadatos.
  6. En la columna Etiqueta de Retención, seleccione qué etiqueta de retención se utilizará utilizando el valor de metadato.

Véase también: