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Configuración de etiquetas de retención

Configuración de registros regulatorios en Azure

“Regulatory Records” es una función de Microsoft Purview Records Management que se utiliza para almacenar versiones de documentos de forma segura, impidiendo que los usuarios eliminen una etiqueta de un documento de SharePoint o Azure. Para activar la función “Regulatory Records”, se debe ejecutar un script de PowerShell proporcionado por el asistente. Descarga el script y ejecútalo en tu cliente Windows. Si no sabes cómo ejecutar un script, sigue estos pasos:

Advertencia

Esta sección es solo para usuarios de Windows.

Cambiar la política de ejecución

Si no se puede ejecutar el script de PowerShell, puede deberse a que la política de ejecución de scripts de PowerShell no está habilitada. Para habilitar esta política, sigue el primer paso:

  1. Inicia PowerShell como administrador.
  2. Escribe Get-ExecutionPolicy y guarda tu política de ejecución.
  3. Escribe Set-ExecutionPolicy RemoteSigned y presiona Enter.
  4. Confirma la nueva política con las palabras clave indicadas.

Info

Para volver a tu política de ejecución anterior, repite el paso 2 utilizando la política guardada del primer paso.

Ejecutar el script de PowerShell

Para ejecutar el script de PowerShell en Windows, haz clic derecho sobre el documento y selecciona "Ejecutar con PowerShell". Si este script sirve para activar la función de registros regulatorios, introduce tu contraseña de Azure en la ventana de autenticación. Si no utilizas el asistente de registros regulatorios en Document Central en la página de "Etiqueta de retención", el siguiente script de PowerShell también puede activar la función de registros regulatorios.

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    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Configuración de registros regulatorios en Azure

“Regulatory Records” es una función de Microsoft Purview Records Management que se utiliza para almacenar versiones de documentos de forma segura, evitando que los usuarios eliminen una etiqueta de un documento de SharePoint o Azure. Para activar la función “Regulatory Records”, se debe ejecutar un script de PowerShell proporcionado por el asistente. Descarga el script y ejecútalo en tu cliente de Windows. Si no sabes cómo ejecutar un script, sigue estos pasos:

Advertencia

Esta sección es solo para usuarios de Windows.

Cambiar la política de ejecución

Si el script de PowerShell no se puede ejecutar, puede deberse a que la política de ejecución de scripts de PowerShell no está habilitada. Para habilitar esta política, sigue el primer paso:

  1. Inicia PowerShell como administrador.
  2. Escribe Get-ExecutionPolicy y guarda tu política de ejecución.
  3. Escribe Set-ExecutionPolicy RemoteSigned y presiona Enter.
  4. Confirma la nueva política con las palabras clave indicadas.

Info

Para volver a tu política de ejecución anterior, repite el paso 2 utilizando la política guardada del primer paso.

Ejecutar el script de PowerShell

Para ejecutar el script de PowerShell en Windows, haz clic derecho en el documento y selecciona "Ejecutar con PowerShell". Si este script sirve para activar la función de registros regulatorios, introduce tu contraseña de Azure en la ventana de autenticación. Si no utilizas el asistente de registros regulatorios en Document Central en la página de etiquetas de retención, el siguiente script de PowerShell también puede activar la función de registros regulatorios.

Importante

Reemplaza "UserEmail" por tu correo electrónico de autenticación y luego se puede ejecutar el script. Hazlo insertando el comando en la consola de PowerShell. La parte "-Enabled $true" en el paso 4 puede cambiarse a "-Enabled $false" para desactivar la función.

Usar PowerShell para activar la función de etiquetas de retención regulatorias

  1. Abre Windows PowerShell.
  2. Conéctate a Security & Compliance PowerShell.
  3. Usa PowerShell para ver la opción de marcar contenido como registro regulatorio.

Configuración de etiquetas de retención en SharePoint

Al usar el tipo de repositorio SharePoint, se utiliza la función de etiquetas de retención de Azure para crear etiquetas que marcan documentos como registros regulatorios. Estas etiquetas se asignan luego a SharePoint. Para crear estas etiquetas, se utilizan el Centro de Cumplimiento de Azure y PowerShell. Sigue estos pasos para crear una nueva etiqueta de retención en el Centro de Cumplimiento:

Importante

Se requiere acceso al Centro Purview. Esto está incluido a partir de la licencia Microsoft 365 Business Premium o en un plan E3/E5 (a partir del 01.03.2025).

Verifica siempre si el acceso al Centro Purview está incluido en tu plan de licencia actual, ya que las condiciones pueden cambiar. Más información en el sitio web oficial de Microsoft.

Crear una etiqueta de retención

  1. Regresa a Business Central.
  2. Ve a la página Document Central - Etiqueta de retención.
  3. Ejecuta la acción Crear etiquetas de retención.
  4. Esta acción te redirige a Microsoft Purview.
  5. Ejecuta la acción Crear etiqueta en la barra de menú.
  6. Sigue las instrucciones de Microsoft para crear tu etiqueta o sigue los siguientes pasos.
  7. Nombra tu etiqueta de retención. Este es el nombre que verán los usuarios en las aplicaciones donde se publique (por ejemplo, Outlook, SharePoint y OneDrive). Elige un nombre que les ayude a entender su propósito (por ejemplo, Almacenamiento por 11 años).
  8. Haz clic en Siguiente.
  9. Describe la etiqueta para usuarios y administradores en los campos correspondientes (opcional).
  10. Haz clic en Siguiente.
  11. Define descripciones del plan de archivos para la etiqueta. Esto ayuda a organizar la etiqueta en tu organización. Elige al menos un ID de referencia y selecciona "Finanzas" o "Legal" en Función comercial / Departamento. Como Categoría, selecciona "Cumplimiento" y como Tipo de autoridad, selecciona "Legal". Los demás valores son opcionales.
  12. Haz clic en Siguiente.
  13. En Definir configuración de la etiqueta, selecciona "Conservar elementos para siempre o por un período específico".
  14. Haz clic en Siguiente.
  15. En Definir período de retención, selecciona un valor en Conservar elementos durante.
  16. En Comenzar período de retención basado en, selecciona Cuando se etiquetaron los elementos.
  17. En Seleccionar qué sucede durante el período de retención, selecciona Marcar elemento como registro regulatorio.
  18. Haz clic en Siguiente.
  19. En Seleccionar qué sucede después del período de retención, selecciona Desactivar configuración de retención. Este es el valor recomendado, pero puede modificarse si se desean otras funcionalidades de SharePoint.
  20. Haz clic en Siguiente.
  21. Revisa la configuración en Revisar y finalizar.
  22. Haz clic en Crear etiqueta para crear la etiqueta.
  23. A continuación, se te preguntará si deseas publicar las etiquetas directamente. Si necesitas más etiquetas para otras configuraciones, selecciona No y repite los pasos. De lo contrario, continúa con la publicación y pasa al paso 4 de la siguiente sección.

Más información

Más información sobre la creación de etiquetas de retención en la documentación de Microsoft.

Publicar la etiqueta de retención

Sigue estos pasos para publicar la etiqueta de retención que has creado. La publicación hará que la etiqueta esté disponible en tu aplicación de SharePoint para su uso.

  1. Inicia sesión en Microsoft Purview de Microsoft 365.
  2. Selecciona una etiqueta de retención y ejecuta la acción Publicar etiqueta de retención.
  3. Sigue las instrucciones de Microsoft o los siguientes pasos para publicar tu etiqueta.
  4. Selecciona las etiquetas que deseas publicar. Esto puede hacerse para todas las etiquetas a la vez.
  5. Haz clic en Siguiente.
  6. En Ámbito de la política, mantén Directorio completo en unidades administrativas.
  7. Haz clic en Siguiente.
  8. En Seleccionar el tipo de política de retención a crear, selecciona Estática.
  9. Haz clic en Siguiente.
  10. Si deseas que las etiquetas se apliquen solo en SharePoint, selecciona Permítame seleccionar ubicaciones específicas y elige Sitios clásicos y de comunicación de SharePoint. De lo contrario, selecciona Todas las ubicaciones. Incluye contenido en correos de Exchange, grupos de Office 365, OneDrive y documentos de SharePoint.
  11. Haz clic en Siguiente.
  12. Nombra tu política.
  13. Revisa tu política en Finalizar.
  14. Haz clic en Enviar para iniciar la publicación de la(s) etiqueta(s).

Advertencia

Ten en cuenta que la publicación puede tardar hasta 7 días. Más información en la documentación de Microsoft. Una vez publicada la etiqueta, ve a la página Document Central - Etiqueta de retención en Business Central y ejecuta la acción Sincronizar etiquetas para sincronizar tus etiquetas de retención creadas.

Cómo sincronizar etiquetas de retención con Document Central

Una vez que las etiquetas han sido creadas, publicadas y están disponibles para SharePoint, puede sincronizarlas con BC. Esto es necesario para poder configurarlas dentro de Document Central. Siga los siguientes pasos para realizar la sincronización:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Busque la página Document Central - Etiqueta de retención.
  3. Ejecute la acción Sincronizar etiquetas de retención en la barra de menús.
  4. Las etiquetas de retención se agregarán a la lista.

¡Bien hecho!

Después de crear y sincronizar correctamente sus etiquetas de retención, puede continuar con la configuración de las etiquetas en Document Central.

Configuración de etiquetas de retención para Azure Blob Storage

Si utiliza el tipo de repositorio Azure Blob Storage, la creación de etiquetas de retención se realiza directamente en Document Central.

Para crear una etiqueta de retención directamente en Document Central, siga estos pasos:

  1. Vaya a la página Document Central - Etiqueta de retención.
  2. Ejecute la acción Nuevo para crear una nueva etiqueta.
  3. Asigne un nombre a la etiqueta y defina la duración de retención.
  4. Opcionalmente, puede usar "Establecer retención después de" para definir cuándo se debe aplicar la etiqueta mediante la cola de trabajos Establecer etiqueta de retención.

Información

En Document Central puede editar o eliminar fácilmente las etiquetas ABS creadas. Los documentos que ya han sido etiquetados no se verán afectados. Esta funcionalidad también permite seleccionar una etiqueta y modificar la duración de retención directamente desde la página Document Central - Definición de documento.

¡Bien hecho!

Después de crear correctamente sus etiquetas de retención, puede continuar con la configuración de las etiquetas en Document Central.

Configuración de etiquetas de retención

Para configurar las etiquetas de retención, debe haber completado la creación de etiquetas de retención de SharePoint o ABS, según el repositorio que utilice.

Para activar la funcionalidad de etiquetado de retención en el sistema, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y ejecute la acción General para abrir la página Document Central - Configuración del módulo.
  3. Active la opción Habilitar etiquetado de retención.

Configurar usuarios para establecer etiquetas de retención manualmente

En algunos casos, es necesario permitir que los usuarios vean y/o modifiquen la etiqueta de retención al guardar un documento manualmente desde la FactBox de Document Central. Tenga en cuenta que en la mayoría de los casos no se recomienda permitir que los usuarios modifiquen la duración de retención.

Para permitir que los usuarios vean la etiqueta de retención al guardar manualmente un documento, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y ejecute la acción General para abrir la página Document Central - Configuración del módulo.
  3. Active la opción Visibilidad de etiqueta de retención.

Para permitir que los usuarios modifiquen la etiqueta de retención al guardar documentos manualmente, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y ejecute la acción General para abrir la página Document Central - Configuración del módulo.
  3. Active la opción Etiqueta de retención manual.

Para permitir la visibilidad de etiquetas de retención al guardar una nueva versión de documento, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menús y ejecute la acción General para abrir la página Document Central - Configuración del módulo.
  3. Vaya a la pestaña Configuración de retención.
  4. Active la opción Habilitar visibilidad de versión.

Info

Actualmente, esto solo es compatible con repositorios de tipo Azure Blob Storage.

Cómo permitir que los usuarios modifiquen etiquetas de retención al guardar manualmente una versión de un documento

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción General para abrir la página Document Central - Configuración del módulo.
  3. Cambie a la pestaña Configuración de retención.
  4. Active la opción Habilitar etiquetado manual de retención para versiones.

Info

La fecha de finalización calculada/definida de la etiqueta de retención no debe ser anterior a la fecha de finalización de la versión anterior.

Configuración del Retention Crawler

Si ya ha utilizado Document Central sin la función de etiquetas de retención, puede que desee etiquetar los documentos existentes. En este caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola de trabajo que recorre las entradas de documentos existentes y crea entradas en la cola de retención según la configuración de etiquetas de retención.

Para aplicar etiquetas de retención automáticamente a documentos ya guardados utilizando el Retention Crawler, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión con el rol Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y ejecute la acción Configuración del módulo.
  3. Active la opción Habilitar etiquetado de retención.
  4. Configure el Crawler indicando los días y la hora en que debe ejecutarse.
  5. Active el Retention Crawler con la opción Ejecutar Crawler. Cuando el Crawler está activo, la configuración no puede modificarse.

Info

Además, la opción «Buscar versiones» está disponible en la configuración de cumplimiento. Esto permite que el rastreador de retención de la cola de trabajos ahora también capture versiones individuales de documentos en Azure Blob Storage y sincronice automáticamente sus etiquetas de retención.

Las etiquetas se aplicarán dependiendo de la Retention Label Assignment Configuration que se explicará a continuación.

Configuración de la asignación de etiquetas de retención

Las etiquetas de retención pueden configurarse en tres niveles diferentes. El primer nivel (más bajo) es la configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos específica. El segundo nivel (medio) es la configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido. El tercer nivel (más alto) es un tipo de contenido específico dentro de una biblioteca de documentos determinada.

Explicación adicional / Ejemplo

Si se especifica un valor a nivel de biblioteca de documentos, todos los documentos cargados en esa biblioteca recibirán la etiqueta de retención indicada. Sin embargo, si el tipo de contenido archivado en esa biblioteca tiene una etiqueta de retención diferente configurada, esta sobrescribirá el valor de la biblioteca al guardar el documento. Este valor, a su vez, será sobrescrito por un valor definido en el tipo de contenido específico asignado a la biblioteca.

Nivel 1 - Configurar una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de bibliotecas de documentos.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca a la que desea asignar una etiqueta de retención.
  3. En Configuración de la biblioteca de documentos, encontrará el campo Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados en esta biblioteca recibirán la etiqueta indicada.
  4. Una vez definida la etiqueta en la biblioteca de documentos, todos los documentos guardados en ella recibirán dicha etiqueta.

Nivel 2 - Configurar una etiqueta de retención para un tipo de contenido

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de tipos de contenido.
  2. Haga clic en Editar en un tipo de contenido al que desea asignar una etiqueta de retención.
  3. En el encabezado encontrará el campo Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta indicada.
  4. Una vez definida la etiqueta en el tipo de contenido, todos los documentos guardados con ese tipo recibirán dicha etiqueta. Los valores definidos en la biblioteca de documentos donde se almacena el tipo de contenido serán sobrescritos.

Nivel 3 - Configurar una etiqueta de retención para un tipo de contenido asignado a una biblioteca específica

  1. Navegue a la página Document Central - Lista de bibliotecas de documentos.
  2. Haga clic en Editar en una biblioteca donde desea asignar una etiqueta de retención a un tipo de contenido específico.
  3. Vaya a las líneas que contienen los tipos de contenido asignados a la biblioteca.
  4. En las líneas encontrará la columna Etiqueta de retención general del tipo de contenido. Si se muestra un valor aquí, todos los documentos cargados con ese tipo de contenido recibirán la etiqueta indicada. Este valor es global y corresponde al valor definido en los tipos de contenido.
  5. Además, hay una columna Etiqueta de retención. Si se especifica un valor aquí, este se utilizará en lugar de los valores definidos en la biblioteca y en la configuración general del tipo de contenido.

Nivel 4 - Configurar una etiqueta de retención basada en un valor de metadato

  1. Navegue a la página Document Central - Gestión de metadatos.
  2. Haga clic en Editar en una línea de gestión de metadatos a la que desea asignar una etiqueta de retención para un valor específico.
  3. Active la opción Definición de retención. Esto solo es posible si la opción Habilitar plantillas de metadatos está activada. Actualmente solo es posible seleccionar una Definición de retención.
  4. Vaya a las líneas que contienen los valores de metadatos asignados.
  5. En las líneas de valores de metadatos encontrará los valores configurados. Si no hay valores, primero configure los valores en la gestión de metadatos.
  6. En la columna Etiqueta de retención, seleccione qué etiqueta debe aplicarse según el valor del metadato.