Entradas en cola de etiquetas de retención

Entradas de la Cola de Retención en Document Central

En Document Central, las entradas de la cola de retención (Retention Queue Entries) sirven como una vista centralizada de todos los documentos que han sido identificados dentro de la lógica de retención y que próximamente recibirán una etiqueta de retención (Retention Label). Estas entradas se generan a través de diversos procesos, que pueden ser automáticos o iniciados manualmente. La cola proporciona una representación transparente de qué documentos están actualmente en proceso de etiquetado y cómo llegaron a la cola.

Para cada entrada, se indica el origen del documento, es decir, la fuente de la propuesta de etiquetado. Esto puede ser, por ejemplo, el Retention Crawler, que examina regularmente todos los contenidos almacenados según criterios definidos. Alternativamente, un documento puede ingresar a la cola mediante una carga manual, una acción manual de etiquetado o a través de una transferencia desde un archivo. Esta información de origen es crucial para comprender el contexto de la asignación de etiquetas y, si es necesario, reaccionar específicamente a ciertas fuentes o procesos.

La cola de retención también muestra el estado actual de cada entrada, como si la asignación de la etiqueta está pendiente, ya se ha realizado o está en proceso. Esto permite a los administradores y responsables de cumplimiento mantener una visión clara del progreso de la archivación automatizada y, si es necesario, intervenir manualmente.

En conjunto, la cola de retención representa una herramienta clave para garantizar una gestión documental conforme y transparente. Ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales de conservación y al mismo tiempo gestionar eficientemente los procesos internos.

Origen de las entradas de la cola de etiquetas de retención

Retention Label Crawler

El Retention Label Crawler en Document Central es un proceso automatizado que recorre los documentos ya almacenados para aplicarles etiquetas de retención posteriormente. Se basa en una cola propia y opera según las reglas definidas en la configuración de etiquetas de retención. El crawler puede iniciarse automáticamente mediante la cola de trabajos o manualmente desde la interfaz de administración. Tras su ejecución, los documentos afectados se transfieren a la cola de retención, donde quedan listos para su procesamiento.

Carga manual

Al cargar documentos manualmente en Document Central, existe la posibilidad de asignarles directamente una etiqueta de retención. Estas etiquetas definen cuánto tiempo debe conservarse un documento y qué reglas rigen su archivación. Al subir un documento manualmente, se puede seleccionar inmediatamente una etiqueta adecuada o configurar el sistema para que sugiera automáticamente una etiqueta apropiada. La carga manual no solo es una forma flexible de capturar documentos, sino también un punto de entrada importante al proceso de conservación basado en reglas.

Etiquetado mediante acciones manuales

El estado "Etiquetado mediante acciones manuales" se asigna en la cola de retención siempre que un documento haya sido etiquetado manualmente con una etiqueta de retención. Esto puede ocurrir, por ejemplo, directamente en el datagrid o en los registros de documentos, cuando un usuario selecciona una etiqueta específica para definir las reglas de conservación de un documento determinado. A diferencia de los documentos detectados automáticamente o cargados, este estado indica que la asignación de la etiqueta no fue realizada por el crawler ni por un proceso de carga, sino mediante una acción manual deliberada.