Etiquetas de retención

Las etiquetas de retención le permiten gestionar y aplicar políticas de retención para documentos. Al igual que las etiquetas, las etiquetas de retención se pueden aplicar a documentos para hacer cumplir una política de retención. Estas etiquetas pueden ser aplicadas manualmente por un usuario o automáticamente en función de ciertas condiciones.

Etiquetas de retención de SharePoint

Las etiquetas de retención en SharePoint permiten la aplicación de configuraciones de retención a nivel de documento para cumplir con requisitos de cumplimiento legales, regulatorios o internos.

Las siguientes etiquetas de retención son aplicables:

Etiquetas de retención:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Solo un usuario de SharePoint con los permisos adecuados puede cambiar o eliminar la etiqueta. El usuario debe ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente (o tener permisos de edición equivalentes).
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se vuelven inalterables.
- Los documentos no se pueden mover ni modificar en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
Etiquetas de registro regulatorias:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- No pueden ser cambiadas ni eliminadas por nadie.
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se bloquean y no se pueden modificar.
- Los documentos no se pueden mover en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
Etiquetas de registro (Record Labels):
- Marcan documentos como un registro (Record).
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Solo pueden ser modificadas o eliminadas por un usuario que sea Site Collection Administrator del sitio de SharePoint.
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se bloquean y no se pueden modificar desde Document Central.
- Los documentos no se pueden mover ni modificar en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.

Info

Cuando una etiqueta marca un documento como Record, SharePoint establece un estado de bloqueo en el documento (Locked o Unlocked).

Si el estado es Locked, el documento está protegido y no se puede modificar ni eliminar en SharePoint.
Si el estado es Unlocked, es posible cambiar metadatos en SharePoint. Document Central sigue impidiendo cambios en Business Central.

Solo los usuarios con los permisos adecuados pueden cambiar o quitar etiquetas de retención en Records y alternar el estado de bloqueo.

Site Collection Administrator

Important

Cuando un sitio de SharePoint se crea a través de Document Central, se crea un grupo de Azure Microsoft 365 con el mismo nombre. Si un usuario se agrega como Propietario (Owner) de este grupo, el usuario se convierte en Site Collection Administrator de ese sitio de SharePoint.

Si el sitio de SharePoint se creó externamente, es posible que el grupo de Microsoft 365 no exista. En ese caso, los Site Collection Administrators deben configurarse manualmente en el SharePoint Admin Center (Active sites). Más información

Las etiquetas de registro regulatorias son ideales para situaciones en las que es crucial garantizar que un registro permanezca inalterado. Estas etiquetas deben usarse con precaución, ya que una vez aplicadas, bloquean el registro y sus metadatos de forma permanente, lo que impide cualquier modificación.

Diferencias importantes entre las etiquetas de registro regulatorias y otros tipos de etiquetas:

Movimiento restringido: Aunque los usuarios pueden mover registros regulatorios dentro de la misma biblioteca de SharePoint, esto no se recomienda, ya que Document Central no admite el movimiento de documentos con una etiqueta de retención.
Plazos de retención fijos: Los administradores no pueden acortar el plazo de retención establecido por una etiqueta de registro regulatoria en el Centro de Cumplimiento.
Eliminación irreversible del sitio: Si se elimina un sitio de SharePoint con registros regulatorios, no se puede restaurar. Esto subraya la permanencia de estos registros.
Función de opt-in: Las etiquetas de registro regulatorias están desactivadas por defecto en Microsoft 365. Para activarlas, los administradores deben usar PowerShell para asegurarse de que solo aquellos con el conocimiento adecuado tengan acceso. Esta medida de precaución evita el bloqueo accidental y permanente de contenido importante.

La introducción de etiquetas de registro regulatorias ofrece opciones de retención avanzadas que son de un valor incalculable para las organizaciones que desean alcanzar los más altos estándares de cumplimiento. Estas etiquetas garantizan que los registros importantes y sus metadatos permanezcan inalterados de forma permanente y ofrecen una herramienta robusta para cumplir con estrictos requisitos legales.

Importante

Para usar etiquetas en Microsoft 365, incluidas las etiquetas de retención y las etiquetas de registro regulatorias, generalmente necesita uno de los siguientes planes con funciones de cumplimiento y protección de datos:

Microsoft 365 E5: Este plan incluye funciones avanzadas de cumplimiento y seguridad y es ideal para organizaciones que necesitan funciones de protección de datos completas, incluidas las etiquetas de registro regulatorias.
Microsoft 365 E3 con complemento de cumplimiento: Mientras que Microsoft 365 E3 ofrece funciones básicas de cumplimiento, puede agregar el complemento "Cumplimiento Avanzado" para obtener acceso a funciones como las etiquetas de registro regulatorias.
Office 365 E5: Similar a Microsoft 365 E5, este plan incluye funciones avanzadas de cumplimiento, pero sin Windows 10 y Enterprise Mobility + Security. Es adecuado para organizaciones centradas en aplicaciones de Office y productividad.
Office 365 E3 con complemento de cumplimiento: Al igual que Microsoft 365 E3, Office 365 E3 también incluye funciones estándar de cumplimiento, con la posibilidad de agregar funciones avanzadas a través del complemento de cumplimiento.
Microsoft 365 Compliance Center: A través del Microsoft 365 Compliance Center, puede acceder a diversas soluciones de cumplimiento, incluida la gestión de información y la protección contra la pérdida de datos. La disponibilidad de funciones específicas depende de su plan de suscripción.

Es importante revisar las funciones específicas de su plan actual y considerar los complementos necesarios para poder aprovechar al máximo las etiquetas y el cumplimiento. Para obtener información detallada y asegurarse de que tiene las funciones necesarias, se recomienda consultar a un representante de ventas de Microsoft o visitar el sitio web oficial de Microsoft.

Etiquetas de retención de Azure Blob Storage

Las etiquetas de retención en Azure Blob Storage se crean y aplican a través de Document Central para cumplir con requisitos de cumplimiento legales, regulatorios o internos para los blobs almacenados.

Los siguientes puntos son aplicables a las etiquetas de retención en Azure Blob Storage:

Etiquetas de retención:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Se gestionan centralmente a través de Document Central.
- Soporta las mismas funciones de cumplimiento que en SharePoint.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
- Etiquetas de retención en versiones de documentos.

Las etiquetas de retención en Azure Blob Storage ofrecen a las empresas una forma flexible y centralizada de implementar requisitos de cumplimiento legales, regulatorios e internos. A través de la integración en Document Central, estas etiquetas no solo pueden ser gestionadas de forma central, sino también aplicadas automáticamente, por ejemplo, en función de bibliotecas de documentos o tipos de contenido.

Véase también:

Configuración de etiquetas de retención