Etiquetas de Retención

Las etiquetas de retención le permiten administrar y aplicar políticas de retención para documentos. Al igual que las etiquetas, las etiquetas de retención se pueden aplicar a documentos para hacer cumplir una política de retención. Estas etiquetas pueden aplicarse manualmente por un usuario o automáticamente en función de ciertas condiciones.

Existen diferentes tipos de etiquetas de retención que se diferencian en su comportamiento:

Etiquetas de retención:
- Cualquier persona con permiso para actualizar un elemento puede aplicar, cambiar o eliminar estas etiquetas sin restricciones.
- Después de aplicarse, tanto el contenido como los metadatos (columnas del sitio) siguen siendo editables.
Etiquetas de registro:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Solo un administrador tiene la autoridad para cambiarlas o eliminarlas.
- Cuando se aplican a un elemento de lista, los metadatos se vuelven inmutables.
- Cuando se aplican a un archivo, el contenido se vuelve inmutable, pero los metadatos siguen siendo editables.
Etiquetas de registro regulatorias:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- No pueden ser cambiadas ni eliminadas por nadie.
- Cuando se aplican a un elemento o archivo, tanto el contenido como los metadatos quedan bloqueados y no pueden modificarse.

Las etiquetas de registro regulatorias son ideales para situaciones en las que es crucial garantizar que un registro permanezca inalterado. Estas etiquetas deben usarse con precaución: una vez aplicadas, bloquean permanentemente el registro y sus metadatos, impidiendo cualquier modificación.

Diferencias clave entre las etiquetas de registro regulatorias y otros tipos de etiquetas:

Movimiento restringido: Los usuarios pueden mover registros regulatorios dentro de la misma biblioteca de SharePoint, pero no a otras bibliotecas o sitios.
Sin control de versiones: A diferencia de las etiquetas de registro estándar, que permiten la creación de nuevas versiones de un registro mientras las versiones anteriores permanecen inmutables, las etiquetas de registro regulatorias no permiten el versionado. Esta restricción garantiza que un registro no pueda actualizarse ni modificarse después de su aplicación.
Plazos de retención fijos: Los administradores no pueden acortar el período de retención establecido por una etiqueta de registro regulatoria en el Centro de cumplimiento.
Eliminación irreversible del sitio: Si se elimina un sitio de SharePoint con registros regulatorios, no se puede recuperar. Esto subraya la permanencia de estos registros.
Función de activación manual: Las etiquetas de registro regulatorias están desactivadas por defecto en Microsoft 365. Para activarlas, los administradores deben usar PowerShell, lo que garantiza que solo quienes comprendan completamente su impacto puedan acceder a ellas. Esta medida de precaución evita el bloqueo accidental e irreversible de contenido importante.
Notificaciones: Microsoft ha implementado advertencias adicionales para informar a los administradores y usuarios sobre la naturaleza irreversible de estas etiquetas. A pesar de estas advertencias, no está claro cuántos usuarios realmente las leen.
Solo aplicación manual: Debido al impacto significativo de la inmutabilidad permanente del contenido, Microsoft ha decidido restringir la aplicación de etiquetas de registro regulatorias únicamente a procesos manuales. Esto evita que los sistemas automatizados las apliquen por error y protege contra consecuencias no deseadas.

Ventajas del uso de etiquetas de registro regulatorias

La introducción de etiquetas de registro regulatorias ofrece opciones de retención avanzadas que son invaluables para organizaciones que buscan cumplir con los más altos estándares de cumplimiento. Estas etiquetas garantizan que los registros importantes y sus metadatos permanezcan inalterados de forma permanente, proporcionando una herramienta robusta para cumplir con requisitos legales estrictos.

Para maximizar su utilidad, las etiquetas de registro regulatorias deben implementarse de forma selectiva. Deben aplicarse a sitios, grupos y buzones específicos, y ser gestionadas por un número limitado de usuarios capacitados y de confianza. Este enfoque cauteloso garantiza que solo personas con pleno conocimiento de sus implicaciones interactúen con el contenido protegido. Por lo tanto, estas etiquetas son especialmente adecuadas para áreas de archivo aisladas donde pueden gestionar de forma segura información sensible.

En general, las etiquetas de registro regulatorias son una excelente herramienta para un grupo selecto de organizaciones. Su uso en entornos controlados mejora el cumplimiento normativo y garantiza la integridad de los registros importantes.

Importante

Para utilizar etiquetas en Microsoft 365, incluidas las etiquetas de retención, etiquetas de registro y etiquetas de registro regulatorias, normalmente se requiere uno de los siguientes planes con funciones de cumplimiento y protección de datos:

Microsoft 365 E5: Este plan incluye funciones avanzadas de cumplimiento y seguridad, ideal para organizaciones que necesitan capacidades completas de protección de datos, incluidas las etiquetas de registro regulatorias.
Microsoft 365 E3 con complemento de cumplimiento: Aunque Microsoft 365 E3 ofrece funciones básicas de cumplimiento, puede agregar el complemento "Cumplimiento avanzado" para acceder a funciones como las etiquetas de registro regulatorias.
Office 365 E5: Similar a Microsoft 365 E5, este plan incluye funciones avanzadas de cumplimiento, pero sin Windows 10 ni Enterprise Mobility + Security. Es adecuado para organizaciones centradas en aplicaciones de productividad.
Office 365 E3 con complemento de cumplimiento: Al igual que Microsoft 365 E3, Office 365 E3 incluye funciones estándar de cumplimiento, con la opción de agregar funciones avanzadas mediante el complemento de cumplimiento.
Centro de cumplimiento de Microsoft 365: A través del Centro de cumplimiento de Microsoft 365, puede acceder a diversas soluciones de cumplimiento, incluida la administración de la información y la prevención de pérdida de datos. La disponibilidad de funciones específicas depende de su plan de suscripción.

Es importante revisar las funciones específicas de su plan actual y considerar los complementos necesarios para aprovechar al máximo las funciones de etiquetas y cumplimiento. Para obtener información detallada y garantizar el acceso a las funciones necesarias, se recomienda consultar con un representante de Microsoft o visitar el sitio web oficial de Microsoft.