Bienvenido a Document Central Compliance
La función de cumplimiento amplía Document Central con funciones clave para garantizar el cumplimiento de requisitos legales, regulatorios y corporativos en el manejo de documentos. Ofrece mecanismos integrales de control, protección y trazabilidad que se integran perfectamente en los procesos existentes.
Un elemento central es el control de acceso, que permite gestionar el acceso a documentos sensibles según roles. Se pueden definir grupos de usuarios específicos para garantizar que solo personas autorizadas puedan ver o editar determinados documentos. Además, Secure Masking permite el enmascaramiento automático de contenido sensible en documentos PDF, ya sea mediante expresiones regulares o mediante reconocimiento basado en IA. De este modo, ciertos grupos de usuarios solo reciben versiones redactadas de los documentos.
Para una trazabilidad completa de las actividades relacionadas con documentos, se utiliza el Document Log. Este registra todos los accesos, modificaciones y acciones sobre documentos y proporciona esta información de forma segura para auditorías. Los registros son inalterables y cumplen con los requisitos de documentación a prueba de auditorías.
Las etiquetas de retención permiten definir y aplicar automáticamente períodos de conservación para documentos. Una vez vencido el plazo, los documentos pueden archivarse o eliminarse, según la política configurada. Esta función ayuda a las empresas a cumplir con las obligaciones legales de eliminación y archivo.
Todos los procesos están documentados de forma segura, registrados de manera inalterable y cumplen con los requisitos de auditorías externas. Para empresas que utilizan SharePoint Online como solución de almacenamiento, la función de cumplimiento ofrece un control granular de los permisos de SharePoint. Estos pueden gestionarse directamente desde Business Central y sincronizarse con los controles de acceso internos.
Secure Masking es una función que garantiza la protección de información sensible en documentos, especialmente durante su distribución o archivo. Con esta función, el contenido confidencial en documentos PDF puede enmascararse automáticamente. El enmascaramiento se realiza de forma basada en reglas mediante expresiones regulares definidas (por ejemplo, para IBANs, números de teléfono o números de cliente) o basado en IA, para reconocer y ocultar inteligentemente datos sensibles como nombres o direcciones.
Los documentos enmascarados están disponibles en una versión censurada, de modo que solo los grupos de usuarios autorizados puedan acceder al contenido completo. Esto ayuda a las empresas a cumplir con las políticas de protección de datos y a mantener la integridad y confidencialidad de sus documentos, especialmente en el contexto de requisitos de cumplimiento y auditoría.
Info
Para utilizar la función de cumplimiento, necesita Document Central. Document Central sirve como sistema central de gestión documental.
Comparativa
Con la configuración de cumplimiento de Document Central, obtiene las siguientes funciones:
| Funcionalidades | Estándar BC | Document Central - Función de Cumplimiento |
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| Etiquetas de retención para clasificación documental basada en reglas |  |
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| Aplicación automática de etiquetas de retención mediante Retention Crawler | |
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| Auditoría exportable (por ejemplo, PDF, Word) | |
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| Registro completo de documentos con acciones de usuario y marcas de tiempo | ⚠️ Limitado | |
| Documentación segura para auditorías | |
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| Enmascaramiento de datos sensibles basado en reglas o IA (Secure Masking) | |
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| Control de acceso basado en documentos | ⚠️ Basado en roles | |
| Integración con grupos de permisos de SharePoint | |
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| Configuración de cumplimiento desde la interfaz de BC | |