Prueba de Auditoría
Prueba de Auditoría – Archivo de Documentos a Prueba de Revisión en Document Central
Una prueba de auditoría garantiza que los documentos en Document Central se almacenen y gestionen de forma a prueba de revisión. Esto significa: los documentos son rastreables, inalterables y se conservan de acuerdo con los requisitos legales.
La base de esto son las llamadas etiquetas de retención. Estas se crean en el Microsoft Purview Compliance Center, se sincronizan con SharePoint Online y luego se utilizan en Document Central. Las etiquetas de retención para ABS se crean directamente en Document Central.
Info
Una etiqueta de retención define:
- que un documento no puede ser eliminado,
- y cuánto tiempo debe conservarse.
La asignación de etiquetas se realiza automáticamente o manualmente según la configuración. Se utiliza un modelo de prioridad que considera si una etiqueta se ha definido en metadatos, tipos de contenido o bibliotecas de documentos.
El modelo de prioridad en Document Central se refiere al orden en que se aplican las etiquetas de retención cuando varias configuraciones podrían aplicarse simultáneamente. El modelo determina qué nivel de configuración tiene prioridad, por ejemplo, si un documento podría recibir una etiqueta tanto por metadatos como por un tipo de contenido o una biblioteca de documentos.
Además, los controles de acceso garantizan que solo los grupos de usuarios autorizados puedan ver, editar o eliminar documentos, o cambiar etiquetas de retención. Esto asegura que todas las operaciones cumplan con los requisitos de cumplimiento y se mantenga la integridad del archivo de documentos.
Para crear un informe de prueba de auditoría, siga estos pasos:
- Inicie en el área de trabajo de Document Central.
- Haga clic en el área de navegación en Cumplimiento.
- Seleccione el elemento de menú Prueba de Auditoría.
- Elija una de las siguientes acciones:
- Enviar a...
- Imprimir
- Vista previa
- Si selecciona Enviar a..., se abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar el formato deseado (por ejemplo, PDF, Word).
- Seleccione el formato deseado y haga clic en OK.
- El documento se creará en el formato elegido y se descargará automáticamente.