Trabajando con Contratos
La gestión de contratos permite a los usuarios crear y gestionar contratos de manera eficiente. Crear un contrato implica definir detalles clave como el tipo de contrato, las partes del contrato, las fechas de validez, las personas responsables y los términos relevantes.
Esto asegura que todos los contratos estén debidamente estructurados, rastreados y sean exigibles.
Iniciar un Nuevo Contrato
Puedes iniciar un nuevo contrato desde:
- Tarjeta de Cliente o Proveedor
- Utiliza el FactBox de Contratos y haz clic en Nuevo Contrato.
-
El asistente completará automáticamente el Tipo de Parte del Contrato y el Núm. de Parte.
-
Lista de Contratos / Módulo
- Haz clic en Nuevo Contrato.
El asistente te guiará a través de los campos y pasos requeridos para la creación del contrato.
Información del Contrato
Al crear un contrato, se requiere la siguiente información:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo de Contrato | Tipo de contrato | Sí |
| Descripción | Breve descripción del contrato | No |
| Núm. de Documento Externo | Número de referencia externo | No |
| Tu Referencia | Número de referencia interno | No |
| Código de Moneda | Moneda para los valores del contrato | No |
| Nivel de Criticidad | Importancia del contrato | No |
| Volumen del Contrato | Volumen total del contrato | No |
Información de Contacto
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Persona Responsable | Empleado responsable del contrato | Sí |
| Tipo de Parte del Contrato | Cliente o Proveedor | No |
| Núm. de Parte | Número de Cliente o Proveedor | Sí |
Flujos de Responsabilidad y Participantes
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Flujo de revisión | Flujo de responsabilidad para la revisión del contrato |
| Flujo de aprobación | Flujo de responsabilidad para la aprobación del contrato |
| Contacto de la contraparte | Persona de contacto de la contraparte |
| Correo electrónico contraparte | Se obtiene automáticamente del contacto |
| Contrato restringido | Limita la visibilidad del contrato solo a los usuarios autorizados |
Correo de rescisión de la contraparte puede activarse si se ha definido un contacto de la contraparte.
Cuando el Contrato restringido está activado, solo ciertos usuarios pueden ver o acceder al contrato:
- Administradores
- Persona responsable asignada al contrato
- Usuarios involucrados en un flujo de revisión
- Usuarios involucrados en un flujo de aprobación
- Participantes y Observadores
Los usuarios que no están involucrados en el contrato no pueden abrirlo ni verlo. En la lista Todos los contratos, los contratos restringidos están ocultos para los usuarios no autorizados.
El Indicador de Todos los contratos también muestra únicamente el número de contratos a los que el usuario actual tiene acceso.
Plazo del Contrato
Duración
- Fecha de Inicio y Fecha de Fin definen el período del contrato.
- La Fecha de Fin debe ser posterior a la Fecha de Inicio.
Renovación
- Renovación Automática – habilitar la renovación automática del contrato.
- Intervalo de Renovación – intervalo para la renovación automática.
- Recordatorio de Plazo – asigna a la persona responsable y opcionalmente envía una notificación por correo electrónico.
Terminación
- Terminación Automática – habilitar la terminación automática del contrato.
- Intervalo de Terminación – calcula la fecha de terminación en función de la Fecha de Fin.
- Recordatorio de Plazo – asigna a la persona responsable y opcionalmente envía una notificación por correo electrónico.
Características Clave
- El asistente asegura que se ingresen los campos obligatorios.
- Se asignan personas responsables y flujos para aprobaciones y revisiones.
- Las fechas de renovación y terminación se calculan automáticamente.
- Los recordatorios de plazos son configurables para los usuarios responsables.
- Se utilizan registros temporales de contratos hasta la finalización para evitar la entrada de datos incompletos.
Notas
- Iniciar el asistente desde una tarjeta de Cliente/Proveedor completa automáticamente la información de la parte.
- Asegura una configuración de contrato consistente y reduce errores.
- Soporta notificaciones y gestión automatizada de los plazos de los contratos.