Trabajando con Contratos
La gestión de contratos permite a los usuarios crear y gestionar contratos de manera eficiente. La creación de un contrato implica la definición de detalles importantes como el tipo de contrato, las partes del contrato, las fechas de vigencia, las personas responsables y las condiciones relevantes.
Esto asegura que todos los contratos estén debidamente estructurados, rastreados y sean ejecutables.
Iniciar un nuevo contrato
Puede iniciar un nuevo contrato desde el siguiente lugar:
-
Tarjeta de cliente o proveedor
- Utilice la FactBox de Contratos y haga clic en Nuevo Contrato.
- El asistente completará automáticamente el Tipo de Contratista y el N.º de Partes.
-
Lista de Contratos / Módulo
- Haga clic en Nuevo Contrato.
-
Centro de Roles de Gestión de Contactos
- Haga clic en Nuevo Contrato
Info
Si aún no ha completado la experiencia guiada, la ventana oculta el botón para crear un nuevo contrato en el centro de roles. Cierre la demostración haciendo clic en X.
El asistente lo guiará a través de los campos y pasos necesarios para la creación del contrato.
Información del contrato
Al crear un contrato, se requiere la siguiente información:
| Campo | Descripción | Campo obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo de contrato | Tipo de contrato | Sí |
| Descripción | Breve descripción del contrato | No |
| N.º de documento externo | Número de referencia externo | No |
| Su referencia | Número de referencia interno | No |
| Código de moneda | Moneda para los valores del contrato | No |
| Grado de criticidad | Importancia del contrato | No |
| Volumen del contrato | Volumen total del contrato | No |
Información de contacto
| Campo | Descripción | Campo obligatorio |
|---|---|---|
| Persona responsable | Empleado responsable del contrato | Sí |
| Tipo de contratista | Cliente o proveedor | No |
| N.º de partes | Número de cliente o proveedor | Sí |
Flujos de responsabilidad y participantes
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Flujo de revisión | Flujo de responsabilidad para la revisión del contrato |
| Flujo de aprobación | Flujo de responsabilidad para la aprobación del contrato |
| Persona de contacto contraparte | Persona de contacto de la contraparte |
| Correo electrónico contraparte | Se toma automáticamente del contacto |
| Contrato restringido | Restringe la visibilidad del contrato a usuarios autorizados |
Correo de cancelación contraparte puede ser activado si hay un contacto de la contraparte registrado.
Cuando Contrato restringido está activado, solo ciertos usuarios pueden ver o acceder al contrato:
- Administradores
- Persona responsable del contrato
- Usuarios que participan en un Flujo de Revisión
- Usuarios que participan en un Flujo de Aprobación
- Participantes y Observadores
Los usuarios que no están involucrados en el contrato no pueden abrir ni ver el contrato. En la lista de Todos los Contratos, los contratos restringidos están ocultos para los usuarios no autorizados.
La Mosaico de Todos los Contratos también muestra solo la cantidad de contratos a los que el usuario actual tiene acceso.
Duración del contrato
Duración
- Fecha de inicio y fecha de finalización definen la duración del contrato.
- La fecha de finalización debe ser posterior a la fecha de inicio.
Prórroga
- Prórroga automática – active la prórroga automática del contrato.
- Intervalo de prórroga – intervalo para la prórroga automática.
- Recordatorio de plazo – asigna a la persona responsable y envía opcionalmente una notificación por correo electrónico.
Cancelación
- Cancelación automática – active la cancelación automática del contrato.
- Intervalo de cancelación – calcula la fecha de cancelación basada en la fecha de finalización.
- Recordatorio de plazo – asigna a la persona responsable y envía opcionalmente una notificación por correo electrónico.
Características principales
- El asistente asegura que los campos obligatorios estén completos.
- Personas responsables y flujos son asignados para aprobaciones y revisiones.
- Fechas de prórroga y cancelación se calculan automáticamente.
- Recordatorios de plazos son configurables para usuarios responsables.
- Documentos temporales del contrato se utilizan hasta la finalización para prevenir entradas de datos incompletas.
Notas
- Iniciar el asistente desde una tarjeta de cliente/proveedor completa automáticamente la información de las partes.
- Asegura una configuración de contrato consistente y reduce errores.
- Soporta notificaciones y gestión automatizada de plazos de contratos.