Configuración de Flujos de Responsabilidad
La Gestión de Contratos admite el uso de Flujos de Responsabilidad para definir cómo se asignan y gestionan las responsabilidades dentro de un contrato. Un flujo de responsabilidad agrupa a las personas responsables y especifica el tipo de proceso de responsabilidad (por ejemplo, todos deben aprobar o solo uno).
Esta configuración garantiza una asignación de responsabilidades consistente y un manejo transparente de las aprobaciones.
Habilitando Flujos de Responsabilidad
Para crear y gestionar Flujos de Responsabilidad, sigue estos pasos:
- En el centro de roles de Gestión de Contratos, haz clic en Configuración en la barra de ribbon.
- Navega a la lista de Flujos de Responsabilidad.
- Crea nuevas entradas o actualiza las existentes para que coincidan con tu proceso organizacional.
Info
Los Flujos de Responsabilidad sirven como plantillas que definen cómo se estructuran las responsabilidades. Cada flujo se identifica por un Código único.
Una vez configurados, los Flujos de Responsabilidad pueden asignarse a contratos y utilizarse para controlar la gestión de aprobaciones y responsabilidades.
Usando Flujos de Responsabilidad
Al trabajar con contratos, puedes asignar un Flujo de Responsabilidad para determinar cómo se involucran las personas responsables.
Para asignar un Flujo de Responsabilidad:
- Navega al Contrato.
- Localiza el Flujo de Aprobación o Flujo de Revisión.
- Selecciona un flujo apropiado de la lista predefinida.
- Guarda el contrato.
Asignando Personas Responsables a un Flujo
Las personas responsables pueden añadirse a un Flujo de Responsabilidad utilizando la Hoja de Trabajo de Persona Responsable.
Para asignar personas a un flujo:
- Navega al Flujo de Responsabilidad.
- Haz clic en el campo Nº de Persona Responsable.
- Se abrirá la Persona Responsable, mostrando todas las personas responsables vinculadas a este flujo.
- Haz clic en Nuevo para añadir una persona.
- Completa los siguientes campos:
- Nombre de Usuario – El usuario del sistema que será responsable.
- Notificar por Correo Electrónico – Determina si el usuario recibe notificaciones por correo electrónico sobre cambios en el flujo (el valor predeterminado es verdadero).
- Secuencia – El orden en que las personas responsables actúan dentro del flujo.
- Guarda el registro.
Info
El campo Secuencia controla el orden de acción cuando se asignan múltiples personas responsables. Las personas responsables deben ser usuarios válidos del sistema.
Flujo de Aprobación y Flujo de Revisión en Contratos
Los contratos pueden hacer referencia a diferentes flujos para distintos propósitos:
- Flujo de Aprobación – Determina el proceso de aprobación antes de que un contrato se finalice.
- Flujo de Revisión – Define el proceso para revisar un contrato, que puede involucrar a diferentes personas responsables o pasos.
Info
Al separar el Flujo de Aprobación y el Flujo de Revisión, las organizaciones pueden implementar una gestión de responsabilidades en múltiples etapas, por ejemplo, los contratos pueden necesitar ser revisados por el departamento legal primero y luego aprobados por la dirección.