Configuración de Cuentas de Correo Electrónico
Esta documentación proporciona una guía detallada sobre la configuración y gestión de cuentas de correo electrónico para su uso con Document Inbound. Te guía a través de los pasos para crear, sincronizar y gestionar cuentas de correo electrónico dentro de Document Inbound.
Document Inbound permite la captura automática de correos electrónicos y sus archivos adjuntos para importarlos en listas de entrada. Se pueden utilizar tanto buzones compartidos como buzones de usuario. Estos buzones se definen dentro del grupo Document Inbound en Azure para garantizar una clara separación y un mejor control.
Nota Importante
Para completar con éxito la configuración, debe estar vinculada una registro de aplicación válido a Document Inbound.
Accediendo a la Página de Lista de Correos Electrónicos
Para comenzar a gestionar cuentas de correo electrónico, navega a la Página de Lista de Correos Electrónicos en Document Inbound:
- Busca "Document Inbound - Lista de Correos Electrónicos" en Business Central.
- Alternativamente, ve al Centro de Roles de Administrador, donde puedes acceder a la página "Lista de Correos Electrónicos" a través de la pestaña Correo.
Información
Si aún no existe un grupo Document Inbound, se creará automáticamente la primera vez que se abra la página. Confirma el aviso de creación o utiliza la acción de creación de grupo en la Página de Lista de Correos Electrónicos.
Acciones en la Página de Lista de Correos Electrónicos
Agregar una Dirección de Correo Electrónico Existente
Esta acción te permite agregar una dirección de correo electrónico de Microsoft 365 existente al grupo Document Inbound.
Pasos:
- Haz clic en la acción "Agregar".
- En el asistente, haz clic en Siguiente hasta llegar al paso de entrada de la dirección de correo electrónico.
- Selecciona la dirección de correo electrónico de Microsoft 365 deseada de la lista.
- La dirección se agregará al grupo y podrá ser utilizada después de la sincronización.
Crear una Nueva Dirección de Correo Electrónico
Si no existe una dirección de correo electrónico adecuada, puedes crear una nueva utilizando esta función.
Pasos:
Haz clic en la opción "Crear" en el menú desplegable bajo la acción "Agregar". Esto abrirá un asistente que te guiará a través del proceso de creación de correo electrónico paso a paso.
Hay dos tipos principales de direcciones de correo electrónico que puedes crear:
| Tipo | Detalles | Más Información |
|---|---|---|
| Buzón Compartido | Un buzón compartido permite que múltiples usuarios accedan a él sin credenciales de inicio de sesión específicas. | Aprende más |
| Buzón de Usuario | Un buzón de usuario está asignado a un usuario específico y requiere sus credenciales de inicio de sesión para acceder. | Aprende más |
Dependiendo del tipo que desees crear, es posible que debas continuar en el Portal de Azure o proceder con el asistente.
Sincronización
Esta acción sincroniza todas las direcciones de correo electrónico del grupo Document Inbound de Azure con la lista en Business Central.
Pasos:
- Navega a la Página de Lista de Correos Electrónicos.
- Haz clic en Sincronizar.
- Todas las direcciones de correo electrónico del grupo Document Inbound se agregarán a la lista.
Eliminar una Dirección de Correo Electrónico
Esta acción elimina una dirección de correo electrónico existente del grupo Document Inbound.
Pasos:
- Selecciona la dirección de correo electrónico que deseas eliminar.
- Haz clic en Eliminar.
- La dirección se eliminará del grupo y ya no será sincronizada.
Buzones Compartidos
Un buzón compartido es un buzón que puede ser accedido por múltiples usuarios sin credenciales de inicio de sesión específicas. Este tipo de buzón es compatible y puede ser utilizado por Document Inbound. Cabe destacar que la asignación de una licencia no es un requisito para el funcionamiento de un buzón compartido.
Limitaciones
Un buzón compartido no puede ser creado a través de Business Central. Debe ser creado en el Centro de Administración de Exchange de Microsoft 365 y asignado manualmente para Document Inbound a través del Portal de Azure.
Crear un Buzón Compartido
Los siguientes pasos deben completarse para crear un buzón compartido.
Nota
Dependiendo de la política de tu empresa, puede ser necesaria una autorización especial o derechos de administrador para crear un buzón compartido.
- Navega al Centro de Administración de Exchange e inicia sesión con tus credenciales de Microsoft 365.
- Haz clic en Destinatarios en la barra de navegación izquierda y luego haz clic en Buzones.
- Haz clic en + Agregar un buzón compartido para crear un nuevo buzón.
- Ingresa el Nombre para mostrar y la Dirección de correo electrónico y luego haz clic en Crear para crear el buzón.
- El buzón compartido ahora está creado y listo para ser asignado al grupo Document Inbound. Ten en cuenta que puede tardar unos minutos hasta que el buzón esté creado.
- La asignación del buzón compartido al grupo Document Inbound se puede realizar a través del Centro de Administración de Exchange o a través del Portal de Azure.
Asignar un Buzón Compartido al Grupo Document Inbound a través del Centro de Administración de Exchange
- Navega al Centro de Administración de Exchange e inicia sesión con tus credenciales de Microsoft 365.
- Busca un grupo con el nombre Document Inbound y haz clic en él. Si el grupo no existe, créalo a través de Document Inbound en Business Central. Esto se puede hacer simplemente abriendo la lista de correos electrónicos. Aparecerá un popup y te pedirá que crees el grupo.
- En los detalles del grupo Document Inbound, haz clic en Miembros.
- Haz clic en Ver todos y gestionar miembros para tener una visión general de los miembros del grupo.
- Haz clic en + Agregar miembros para agregar un nuevo miembro al grupo.
- Selecciona el buzón compartido que deseas agregar al grupo y haz clic en Agregar para añadir el buzón al grupo.
- El buzón compartido ahora se ha agregado al Grupo Document Inbound. Para usar el buzón en Document Inbound, por favor sincroniza la lista de correos electrónicos en Business Central.
Asignar un Buzón Compartido al Grupo Document Inbound a través del Portal de Azure
- Navega al Portal de Azure e inicia sesión con tus credenciales de Microsoft 365.
- Busca Grupos en la barra de búsqueda y haz clic en Grupos.
- Busca un grupo con el nombre Document Inbound y haz clic en él. Si el grupo no existe, créalo a través de Document Inbound en Business Central. Esto se puede hacer simplemente abriendo la lista de correos electrónicos. Aparecerá un popup y te pedirá que crees el grupo.
- En los detalles del grupo Document Inbound, haz clic en Miembros en la barra de navegación izquierda.
- Haz clic en + Agregar miembros para agregar un nuevo miembro al grupo.
- Selecciona el buzón compartido que deseas agregar al grupo y haz clic en Agregar para añadir el buzón al grupo.
- El buzón compartido ahora se ha agregado al Grupo Document Inbound. Para usar el buzón en Document Inbound, por favor sincroniza la lista de correos electrónicos en Business Central.
Buzones de Usuario
Un buzón de usuario es un buzón que está asignado a un usuario específico, se necesitan las credenciales del usuario para poder acceder al buzón. Este tipo de buzón es compatible y puede ser utilizado por Document Inbound. Cabe destacar que la asignación de una licencia es un requisito para el funcionamiento de un buzón de usuario.
Agregar Cuenta de Correo Electrónico al Grupo Document Inbound
Los siguientes pasos deben completarse para agregar una cuenta de correo electrónico al grupo.
- Haz clic en Correo en la barra de cinta y ejecuta la acción Lista de Correos Electrónicos.
- Ejecuta la acción Agregar Correo al Grupo en la barra de cinta para iniciar el asistente que te permite agregar usuarios de correo electrónico al Grupo Document Inbound.
- Ingresa tu dirección de correo electrónico en el campo Correo Electrónico del Usuario y haz clic en Agregar Correo para continuar.
- Se abrirá otra ventana donde podrás seleccionar la dirección de correo electrónico que se debe utilizar para el Grupo Document Inbound. Haz clic en la cuenta de Microsoft que deseas agregar para autenticar.
- La cuenta de correo electrónico ahora se ha agregado al Grupo Document Inbound.
Info
Si la cuenta de correo electrónico que se debe agregar no existe, se abrirá el asistente para crear una nueva dirección de correo electrónico. Si se abre este asistente, sigue las instrucciones para crear una nueva dirección de correo electrónico (Instrucciones a continuación).
Crear una Cuenta de Correo Electrónico sin Licencia
Los siguientes pasos deben completarse para crear una cuenta de correo electrónico.
- Haz clic en Correo en la barra de cinta y ejecuta la acción Lista de Correos Electrónicos.
- Haz clic en la flecha junto a la acción Agregar Correo al Grupo para abrir el menú desplegable y luego ejecuta la acción Crear Correo para iniciar el asistente para la creación de una nueva cuenta de correo electrónico.
- Configura la cuenta de correo electrónico y asegúrate de completar todos los campos requeridos.
- Haz clic en Crear Correo Sin Licencia para crear la cuenta de correo electrónico sin licencia.
- Se abrirá otra ventana donde podrás seleccionar la dirección de correo electrónico que se debe utilizar para el Grupo Document Inbound. Haz clic en la cuenta de Microsoft que deseas agregar para autenticar.
- Aparecerá una ventana de diálogo con una consulta sobre la asignación al grupo Document Inbound del usuario recién creado. Haz clic en Sí para agregar al usuario al grupo.
- La cuenta de correo electrónico ahora se ha agregado al Grupo Document Inbound pero sin una licencia.
Crear una Cuenta de Correo Electrónico con una Licencia de Microsoft 365
Los siguientes pasos deben completarse para crear una cuenta de correo electrónico.
- Haz clic en Correo en la barra de cinta y ejecuta la acción Lista de Correos Electrónicos.
- Haz clic en la flecha junto a la acción Agregar Correo al Grupo para abrir el menú desplegable y luego ejecuta la acción Crear Correo para iniciar el asistente para la creación de una nueva cuenta de correo electrónico.
- Configura la cuenta de correo electrónico y asegúrate de completar todos los campos requeridos.
- Haz clic en Siguiente para continuar.
- Se mostrará una lista de licencias de las cuales se debe seleccionar una.
- Selecciona la licencia que se debe utilizar para la cuenta de correo electrónico y haz clic en Crear Correo y Asignar Licencia para crear la cuenta de correo electrónico con una licencia.
- Se abrirá otra ventana donde podrás seleccionar la dirección de correo electrónico que se debe utilizar para el Grupo Document Inbound. Haz clic en la cuenta de Microsoft que deseas agregar para autenticar.
- Aparecerá una ventana de diálogo con una consulta sobre la asignación al grupo Document Inbound del usuario recién creado. Haz clic en Sí para agregar al usuario al grupo.
- El usuario ha sido creado junto con la licencia seleccionada.