Inicio Rápido

Contract Management se puede implementar y activar muy rápidamente. Esto permite un retorno rápido. El Contract Management ofrece un alto grado de personalización a través de la configuración. Muchas áreas se pueden ajustar individualmente, y los procesos se pueden gestionar mediante una configuración. Sin embargo, el objetivo de los productos de Simova es que la puesta en marcha sea muy sencilla y rápida.

Los siguientes pasos deben seguirse para comenzar rápidamente con el Contract Management.

1. Instale la extensión de Contract Management desde el Marketplace.
2. Siga los pasos de la lista de verificación de la experiencia guiada.

Instalación desde el Marketplace de Extensiones

El Contract Management se puede instalar directamente en Business Central a través del Marketplace de extensiones. El Marketplace de extensiones integra el Marketplace de AppSource en Business Central.

Siga estos pasos para instalar el Contract Management a través del Marketplace de extensiones.

1. Haga clic en el ícono de búsqueda , escriba Marketplace de extensiones y luego seleccione el enlace correspondiente.
2. Escriba Contract Management en el campo de búsqueda en el lado derecho.
3. La extensión de Contract Management del proveedor Simova GmbH aparecerá en los resultados de búsqueda.
4. Haga clic en el botón Prueba gratuita.
5. Ingrese la información requerida y haga clic en Siguiente.
6. Seleccione el idioma deseado y haga clic en Instalar.
7. La extensión de Contract Management se instalará ahora.

Ejecutar la Lista de Verificación de la Experiencia Guiada

El Contract Management ofrece una experiencia guiada para una configuración rápida. La experiencia guiada proporciona una lista de verificación que se puede completar en solo unos minutos. Asigne el rol de administrador de Contract Management para ejecutar los pasos en la lista de verificación.

Siga estos pasos para asignar el rol de administrador de Contract Management.

1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Mis configuraciones.
2. Cambie el Rol a Contract Management - Administrador y haga clic en OK.
3. Business Central se recargará y el rol de administrador de Contract Management debería mostrarse.

La lista de verificación es visible en la parte superior del rol de administrador de Contract Management e incluye los siguientes elementos. Cada elemento se puede ejecutar paso a paso y marcarse como completado, lo que le permite realizar un seguimiento fácil de las tareas que se han completado con éxito.

Info

Si la lista de verificación no es visible en el rol de administrador de Contract Management, busque Mostrar lista de verificación en la barra de búsqueda y ejecute la acción. Esto recargará el rol actual y reactivará la lista de verificación.

Licencie su Contract Management

Para utilizar el Contract Management, se debe activar una licencia. Los siguientes pasos lo guiarán a través del proceso de licenciamiento. Siga estos pasos:

1. Haga clic en Inicio en la lista de verificación para iniciar el asistente de licenciamiento.
2. Haga clic en Inicio en la página de bienvenida para comenzar el asistente.
3. Para utilizar el Contract Management, lea la Política de privacidad y el Acuerdo de licencia de usuario final.
4. Acepte los términos marcando la casilla Acepto los términos.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Ingrese su información de licencia en los campos Número de cliente y Clave de activación o inicie una prueba gratuita haciendo clic en Iniciar prueba gratuita.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Agregue los usuarios que desea licenciar para el Contract Management. Seleccione a los usuarios por su ID de usuario y haga clic en Activar.
9. Haga clic en Siguiente.
10. Seleccione un contacto para el Contract Management por su ID de usuario y haga clic en Siguiente.
11. Complete el asistente haciendo clic en Finalizar.

Configurar la Cuenta de Correo Electrónico

Uno de los métodos de salida más importantes es el envío por correo electrónico. El Contract Management utiliza la funcionalidad estándar de cuentas de correo electrónico de Business Central. Para configurar una cuenta de correo electrónico, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en Inicio en la lista de verificación para comenzar a configurar una cuenta de correo electrónico.
2. Haga clic en Inicio en la página de bienvenida para iniciar el asistente.
3. Si ya hay una cuenta de correo electrónico, selecciónela. De lo contrario, haga clic en Crear nueva cuenta de correo electrónico.
4. Haga clic en Siguiente en la página de bienvenida de configuración de la cuenta de correo electrónico para iniciar el asistente.
5. Seleccione el tipo de cuenta de correo electrónico preferido y siga los pasos del asistente hasta que la cuenta esté creada.
6. Regrese a la página del asistente de cuenta de correo electrónico y haga clic en Siguiente.
7. Complete el asistente haciendo clic en Finalizar.

Configurar Idiomas Soportados

El Contract Management admite el envío de correos electrónicos en varios idiomas. Dependiendo del idioma de los datos maestros, se utilizará la plantilla de correo electrónico específica del idioma correspondiente. Para garantizar esta funcionalidad, debe agregar los idiomas conocidos en el Contract Management. Siga estos pasos para agregar un idioma:

1. Haga clic en Inicio en la lista de verificación para comenzar el proceso de agregar un idioma.
2. Haga clic en Inicio en la página de bienvenida para iniciar el asistente.
3. Agregue un idioma seleccionando el código de idioma de tres letras en el campo Código.
4. Complete el asistente haciendo clic en Finalizar.

Plantilla de Correo Electrónico

Las plantillas de correo electrónico facilitan la comunicación en el Contract Management. Ahorran tiempo, reducen errores y aseguran una apariencia uniforme ante los clientes.

Para configurar plantillas de correo electrónico, siga estos pasos:

1. Haga clic en Inicio en la lista de verificación para agregar plantillas de correo electrónico.
2. Se abrirá la ventana Core – Email Templates.
3. Elija un código único para su plantilla de correo electrónico. Puede escribir en el campo Descripción para qué se utilizará la plantilla.
4. Haga clic en Editar.
5. Ahora seleccione un idioma que desea agregar en la columna Código de idioma.
6. En la columna Asunto, puede configurar un asunto para el idioma seleccionado.
7. En el Editor de texto, puede agregar cualquier texto de correo electrónico. También puede trabajar con Marcadores de posición en el asunto y en el texto.
8. Cierre la ventana cuando haya terminado de configurar la plantilla de correo electrónico. Siga el siguiente paso si desea definir marcadores de posición de correo electrónico.

Configurar Marcadores de Posición de Correo Electrónico

Los marcadores de posición permiten insertar contenido dinámico en las plantillas de correo electrónico. Se reemplazan automáticamente por los datos correspondientes del sistema, como el nombre del destinatario, la fecha del contrato o el nombre de la empresa. Esto permite que las plantillas se utilicen de manera flexible para diferentes destinatarios sin necesidad de ajustar manualmente el texto.

Si ya se encuentra en el área Core – Email Templates, siga estos pasos:

1. Defina en su texto de correo electrónico el contenido que debe cambiar dinámicamente con %1. Puede agregar más marcadores de posición continuando la secuencia.
2. Haga clic en Marcadores de posición de correo electrónico.
3. Haga clic en la columna Marcador de posición si la lista está vacía. Se llenará automáticamente con %1. Puede agregar más marcadores de posición haciendo clic en la siguiente columna.
4. Seleccione en el área Campo con qué contenido debe llenarse el marcador de posición.
5. Puede agregar tantos marcadores de posición como desee.
6. Cierre la ventana cuando haya terminado de configurar los marcadores de posición de correo electrónico y las plantillas de correo electrónico.

Configuración del Flujo de Trabajo de Aprobación

En el Contract Management, existe la posibilidad de configurar flujos de trabajo de aprobación que constan de los pasos Revisar y Confirmar. Estos flujos de trabajo aseguran que los contratos se revisen y aprueben cuidadosamente antes de la liberación final. En el siguiente paso, aprenderá cómo configurar estos flujos de trabajo de aprobación y adaptarlos a sus requisitos individuales.

Siga estos pasos para configurar flujos de trabajo de aprobación:

1. Haga clic en Inicio en la lista de verificación para agregar un flujo de trabajo de aprobación.
2. Para su flujo de trabajo de aprobación, elija un código único bajo Código para identificar de qué flujo de aprobación se trata.
3. Puede ingresar una descripción en la columna Descripción para identificar claramente el flujo de trabajo de aprobación.
4. En el área Tipo de Responsabilidad, seleccione Uno o Todos.
5. Al hacer clic en el número en la columna Número de personas autorizadas, se abrirá la ventana para las personas autorizadas del flujo de trabajo de aprobación correspondiente.
6. Utilice el menú desplegable para agregar a una persona de los usuarios de Core.
7. Puede decidir si la persona debe recibir un correo electrónico de notificación cuando se inicie un flujo de trabajo de aprobación.
8. Si agrega más de una persona, puede establecer un orden en la columna Secuencia.
9. Cierre las ventanas cuando haya terminado.

Últimos Pasos

En el último paso, realizará la configuración relevante para activar el Contract Management. Siga estos pasos:

1. Haga clic en Iniciar recorrido en la lista de verificación para iniciar la configuración de los últimos pasos.
2. Se le redirigirá a la configuración del módulo, donde podrá realizar un recorrido que lo guiará a través de todos los pasos relevantes para la configuración del Contract Management. Haga clic en Hacer recorrido para iniciar el recorrido de configuración del módulo.
3. Después de completar el recorrido, haga que la página sea editable y marque la casilla Activar módulo para activar el Contract Management.
4. ¡Felicidades! El Contract Management ahora está activado y listo para su uso.

Vea también:

• Descripción general de la configuración del Contract Management