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Arbeiten mit OneDrive für E-Mail-Anhänge

Nachdem die OneDrive-Integration eingerichtet wurde, ermöglicht sie eine effiziente Verwaltung großer E-Mail-Anhänge durch eingebettete Links und gewährleistet eine sichere und optimierte Dateifreigabe.

Um Dateien über OneDrive zu teilen, muss ein Link erstellt und in die E-Mail eingebettet werden.

  1. Wechsel zu einem Business Central Record mit der Factbox von Document Dispatch.
  2. Verwenden Sie in der Factbox den Dialog Sending Action
  3. Fügen Sie der E-Mail die gewünschten Dokumente oder Anhänge hinzu.
  4. Wählen Sie die Aktion OneDrive-Link erstellen.
  5. Kopieren Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld den erzeugten Link mit der Option Link kopieren.
  6. Fügen Sie den Link mit der Aktion OneDrive-Link hinzufügen in die E-Mail ein.
  7. Eine Bestätigung stellt die erfolgreiche Integration des Links sicher.

Nach der endgültigen Bestätigung des Sendevorgangs wird der OneDrive-Link in den E-Mail-Inhalt eingefügt.

Info

  • Diese Funktion ist nur in einer SaaS-Umgebung und für den E-Mail-Dialogversand verfügbar.

Anzeige von Dateiinformationen in E-Mails

Zusätzlich zum eingebetteten Link werden unterhalb des E-Mail-Inhalts detaillierte Informationen zu den freigegebenen Dateien angezeigt. Dazu gehören der Dateiname und die Dateigröße, was die Transparenz für den Empfänger sicherstellt.

Beispielanzeige in E-Mail:

  • Logo mit eingebettetem OneDrive-Link
  • Datei A.pdf: 2,4 MB
  • Dokument B.txt: 1,7 MB

Info

  • Wenn die Gesamtgröße der E-Mail-Anhänge 20 MB übersteigt, müssen die Anhänge über OneDrive-Links freigegeben werden, anstatt direkt an die E-Mail angehängt zu werden.
  • Sobald der OneDrive-Link erstellt wurde, muss der Link neu generiert werden, wenn der E-Mail neue Dateien hinzugefügt werden, um die aktualisierten Anhänge aufzunehmen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können große E-Mail-Anhänge effektiv verwaltet und über die OneDrive-Integration sicher geteilt werden.

Siehe auch