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Arbeiten mit OneDrive für E-Mail-Anhänge

Nachdem die OneDrive-Integration eingerichtet wurde, ermöglicht sie eine effiziente Verwaltung großer E-Mail-Anhänge durch eingebettete Links und gewährleistet eine sichere und optimierte Dateifreigabe.

Um Dateien über OneDrive zu teilen, muss ein Link erstellt und in die E-Mail eingebettet werden.

  1. Starten Sie in einem Business‑Central‑Datensatz mit verfügbarer Document‑Dispatch‑FactBox.
  2. Verwenden Sie in der FactBox den Dialog Senden.
  3. Fügen Sie der E‑Mail die gewünschten Dokumente oder Anhänge hinzu.
  4. Klicken Sie im E‑Mail‑Dialog auf die drei Punkte und führen Sie die Aktion OneDrive‑Link erstellen aus.
  5. Kopieren Sie im sich öffnenden Dialog den erzeugten Link über die Option Link kopieren.
  6. Klicken Sie erneut auf die drei Punkte im E‑Mail‑Dialog und fügen Sie den Link mit der Aktion OneDrive‑Link hinzufügen in die E‑Mail ein.
  7. Eine Bestätigung zeigt die erfolgreiche Integration des Links an.

Nach der endgültigen Bestätigung des Sendevorgangs wird der OneDrive-Link in den E-Mail-Inhalt eingefügt.

Info

Diese Funktion ist nur in einer SaaS-Umgebung und für den E-Mail-Dialogversand verfügbar.

Um den Austausch von Dokumenten zu vereinfachen, kann direkt aus dem Dialogversand ein OneDrive‑Link erstellt werden. Dabei besteht die Möglichkeit, den Link mit Bearbeitungs‑ oder reinen Ansichtsberechtigungen zu versehen. Zusätzlich kann ein Ablaufdatum definiert und bei Bedarf ein Passwort hinterlegt werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um einem OneDrive‑Link Berechtigungen hinzuzufügen:

  1. Starten Sie in einem Business‑Central‑Datensatz mit verfügbarer Document‑Dispatch‑FactBox.
  2. Führen Sie über die Document‑Dispatch‑FactBox den Dialogversand aus.
  3. Fügen Sie im Bereich Document Dispatch – Anhänge die gewünschten Anhänge hinzu.
  4. Klicken Sie im E-Mail‑Dialogversandfenster auf die drei Punkte und führen Sie die Aktion OneDrive‑Link erstellen aus.
  5. Fügen Sie im Drop‑down‑Menü einen Benutzer, eine Gruppe oder eine E‑Mail‑Adresse hinzu, mit der die Dokumente geteilt werden sollen.
  6. Über das Stiftsymbol kann festgelegt werden, ob die Dokumente bearbeitet oder nur angezeigt werden dürfen.
  7. Optional kann eine Nachricht im dafür vorgesehenen Nachrichtenfeld hinzugefügt werden.
  8. Klicken Sie auf das Zahnrad neben Link kopieren.
  9. Wählen Sie aus, für wen der erstellte Link gültig sein soll:
    • Für jeden freigeben
    • Für Personen derselben Organisation freigeben
    • Für Personen, die bereits Zugriff haben, erneut freigeben
    • Für zuvor ausgewählte Personen (Benutzer, E‑Mail oder Gruppe) freigeben
  10. Durch Klicken auf Link kopieren kann der Link kopiert und anschließend über die Aktion OneDrive‑Link hinzufügen im E‑Mail‑Dialogversandfenster eingefügt werden.
  1. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.
  2. Im Bereich Mehr Einstellungen kann festgelegt werden, ob die Dokumente bearbeitet oder nur angesehen werden können.
  3. Optional kann ein Ablaufdatum gesetzt werden, indem Ablaufdatum festlegen ausgewählt wird.
  4. Wenn der Link für jeden freigegeben wird, kann zusätzlich ein Passwort zum Schutz der Dokumente vergeben werden.
  5. Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend auf Link kopieren.
  6. Durch Klicken auf Link kopieren kann der Link kopiert und anschließend über die Aktion OneDrive‑Link hinzufügen im E‑Mail‑Dialogversandfenster eingefügt werden.

Anzeige von Dateiinformationen in E-Mails

Zusätzlich zum eingebetteten Link werden unterhalb des E-Mail-Inhalts detaillierte Informationen zu den freigegebenen Dateien angezeigt. Dazu gehören der Dateiname und die Dateigröße, was die Transparenz für den Empfänger sicherstellt.

Beispielanzeige in E-Mail:

  • Logo mit eingebettetem OneDrive-Link
  • Datei A.pdf: 2,4 MB
  • Dokument B.txt: 1,7 MB

Info

  • Wenn die Gesamtgröße der E-Mail-Anhänge 20 MB übersteigt, müssen die Anhänge über OneDrive-Links freigegeben werden, anstatt direkt an die E-Mail angehängt zu werden.
  • Sobald der OneDrive-Link erstellt wurde, muss der Link neu generiert werden, wenn der E-Mail neue Dateien hinzugefügt werden, um die aktualisierten Anhänge aufzunehmen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können große E-Mail-Anhänge effektiv verwaltet und über die OneDrive-Integration sicher geteilt werden.

Siehe auch