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Verwendung des Ausgabetypen „Print List“

Der Ausgabetyp Print List ermöglicht es Anwendern, Dokumente (z. B. Gebuchte Verkaufsrechnungen) zu einer zentralen Liste hinzuzufügen und sie als zusammengeführte PDF-Datei herunterzuladen – für einen vereinfachten Druckprozess mehrerer Dokumente auf einmal. Diese Dokumentation erklärt, wie man den Ausgabetyp Print List konfiguriert und verwendet.

Erstellen eines Dispatch-Profils mit dem Ausgabetyp „Print List“

Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um ein Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp Print List einzurichten:

  1. Öffnen Sie die Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie im Menü Setup das Fenster Dispatch Profiles.
  3. Klicken Sie auf Neu, um ein neues Dispatch-Profil zu erstellen.
  4. Geben Sie im Feld Code einen Namen ein, wählen Sie Print List als Output Type und die relevante Tabelle (z. B. 112 für „Sales Invoice Header“).
  5. Konfigurieren Sie bei Bedarf weitere Einstellungen über die entsprechenden Kontrollkästchen.

Hinzufügen eines Anhangs zum Print List Dispatch-Profil

  1. Bleiben Sie in der Rolle Document Dispatch - Administrator und öffnen Sie erneut die Dispatch Profiles.
  2. Wählen Sie das Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp Print List aus.
  3. Fügen Sie unter Dispatch Profile Attachment eine neue Zeile hinzu und wählen Sie Report als Typ.
  4. Geben Sie die gewünschte Report-ID ein (z. B. 1306 für „Sales - Invoice“).
  5. Klicken Sie in der Menüleiste auf Options, um zusätzliche Einstellungen vorzunehmen.
  6. Definieren Sie eine Dateibeschriftung (File Caption) und wählen Sie als Report Output Type PDF oder PDF/A3.

Info

Der Ausgabetyp „Print List“ unterstützt nur Berichte mit den Ausgabeformaten PDF oder PDF/A3.

Einträge zur Print List hinzufügen

Sobald ein Print List Dispatch-Profil einem Debitor/Kreditor zugewiesen wurde, können Dokumente zur Liste hinzugefügt werden.

  1. Navigieren Sie zu einem relevanten Beleg (z. B. Gebuchte Verkaufsrechnung).
  2. Öffnen Sie die Karten- oder Listenansicht des Dokuments.
  3. Führen Sie im Document Dispatch Factbox die Aktion Add to Print List aus.
  4. Der ausgewählte Eintrag wird mit dem entsprechenden Status in die Document Dispatch Queue aufgenommen.

Aufruf und Verwaltung der Print List

So verarbeiten Sie Einträge in der Print List:

  1. Öffnen Sie das Rollencenter.
  2. Suchen Sie nach Print List oder klicken Sie auf die Kachel Print List Entries, um alle Dokumente in der Warteschlange anzuzeigen.
  3. Eine Listenansicht wird geöffnet, in der alle Einträge mit dem Ausgabetyp „Print List“ und dem Status „offen“ angezeigt werden.
  4. Wählen Sie einen oder mehrere Einträge aus und führen Sie die Aktion Download/Merge aus.

Note

Alle ausgewählten Dokumente werden zu einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt, die manuell gedruckt werden kann.

Info

Die Kachel Print List Entries im Rollencenter dient gleichzeitig als Zähler (Cue) und zeigt die Anzahl der noch nicht heruntergeladenen/gedruckten Einträge an. So behalten Nutzer einen schnellen Überblick über offene Druckaufgaben.

Hinweise

  • Einträge werden nach dem erfolgreichen Herunterladen automatisch aktualisiert oder entfernt.
  • Fehler bei der PDF-Erstellung werden mit aussagekräftigen Statusmeldungen behandelt.
  • Die zusammengeführte PDF wird im Browser heruntergeladen und entspricht den Vorgaben des WebClients.

Siehe auch