Verwendung der Multimail-Funktion
Die Multimail-Funktion ermöglicht es, mehrere E-Mails gleichzeitig zu versenden. Diese Dokumentation erklärt die Verwendung der Multimail-Funktion.
Ausführen der Multimail-Funktion
Die folgenden Schritte erklären die Verwendung der Multimail-Funktion:
- Navigiere zu Gebuchte Verkaufsrechnungen.
- Wähle die gebuchten Verkaufsrechnungen aus, von denen du E-Mails versenden möchtest.
- Klicke in der Menüleiste auf Drucken/Senden und führe die Aktion Multimail aus.
Info
Die Multimail-Funktion ist auf folgenden Seiten implementiert:
- Gebuchte Verkaufsrechnungen
- Gebuchte Verkaufsgutschriften
- Ausgegebene Mahnungen
- Verkaufsangebote
- Verkaufsaufträge
Verwendung der Multimail-Vorschau
Der folgende Abschnitt erklärt die Verwendung der Multimail-Vorschau. Wenn die Vorschau aktiviert ist, können Benutzer die E-Mail-Anhänge einsehen, bestimmte Datensätze oder Anhänge ein- bzw. ausschließen und Empfängeradressen vor dem Versand anpassen.
Die Multimail-Vorschau zeigt folgende Informationen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Gibt die verschiedenen Ebenen innerhalb der Vorschau an. Die oberste Ebene steht für das verwendete Dispatch-Profil und markiert den Start einer neuen E-Mail. Die zweite Ebene listet die erkannten Datensätze auf. Die dritte Ebene zeigt die Anhänge der E-Mail. |
| An-Adressen | Zeigt die primären Empfänger der E-Mail an. |
| Cc-Adressen | Zeigt die Empfänger im Cc-Feld an. |
| Bcc-Adressen | Zeigt die Empfänger im Bcc-Feld an. |
| Einbeziehen | Gibt an, ob die jeweilige Ebene in die E-Mail einbezogen wird. |
Zusätzlich kann in der Multimail-Vorschau auch das E-Mail-Template ausgewählt werden, das für den Versand verwendet werden soll.
Info
Wenn im Dispatch-Profil die Option „Multimail-E-Mails zusammenfassen“ aktiviert ist, werden bei der Auswahl des Templates in der Vorschau nur Multimail-spezifische Templates angezeigt. Das bedeutet, es werden nur Vorlagen angezeigt, die explizit für Multimail freigegeben wurden. Ist die Option deaktiviert, werden alle verfügbaren Templates angezeigt. Dies hilft sicherzustellen, dass bei einem Sammelversand nur passende Vorlagen verwendet werden.
Ändern der E-Mail-Adressen
So änderst du die E-Mail-Adressen vor dem Versand:
- Wähle einen Eintrag auf oberster Ebene in der Multimail-Vorschau.
- Klicke auf die Aktion E-Mail-Adressen ändern.
- Trage die gewünschten Adressen manuell ein oder klicke auf den Text rechts neben den Feldern, um vordefinierte E-Mail-Adressen des Geschäftspartners auszuwählen.
- Klicke auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Info
Wenn die E-Mail-Adressen geändert wurden und der Versand über Multimail ausgeführt wird, werden die geänderten Adressen in den erzeugten Einträgen der Document Dispatch-Warteschlange gespeichert.
Ebenen ein- oder ausschließen
Die folgenden Schritte erklären, wie du bestimmte Ebenen in der Multimail-Vorschau ein- oder ausschließt:
- Wähle die Ebene (Datensatz oder Anhang), die nicht versendet werden soll.
- Klicke auf das Feld Einbeziehen, um die Auswahl umzuschalten.
Info
- Wenn ein Eintrag auf oberster Ebene ausgeschlossen wird, wird die gesamte E-Mail nicht gesendet.
- Wird eine Ebene auf zweiter Ebene ausgeschlossen, wird die E-Mail ohne den entsprechenden Datensatz und ohne die zugehörigen Anhänge versendet.
- Wenn ein Anhang ausgeschlossen wird, wird die E-Mail ohne diesen Anhang versendet.
- Einträge, die in der Vorschau ausgeschlossen wurden, werden in der Document Dispatch-Warteschlange mit dem Status Abgebrochen markiert, sobald der Versand abgeschlossen ist.